Versteckt in Appleby-in-Westmorland im Norden Englands, Das Bike Inn ist ein geschäftiger und vertrauenswürdiger Fahrradladen, der Radfahrern durch E-Bike-Verkauf und erstklassigen Service zu mehr Fahrspaß und mehr Reichweite verhilft. Mit über 30 Jahren Erfahrung kümmert sich das Team um alles – von alltäglichen Reparaturen über spezielle Fahrwerksarbeiten bis hin zur hochwertigen E-Bike-Wartung. Wir bedienen sowohl Radfahrer aus der Region als auch Besucher des Lake District.
Das Bike Inn ist mehr als nur ein Fahrradladen; hier werden auch leidenschaftliche Ausbilder ausgebildet. Das Team gibt sein Wissen mit Leidenschaft in akkreditierten Mechanikerschulungen an Berufstätige, Veteranen und angehende Profis in Großbritannien und im Ausland weiter. Egal, ob Sie ein eigenes Unternehmen gründen oder die Grundlagen erlernen möchten, das Team unterstützt Sie beim Einstieg.
„Bike Inn ist im Grunde ein One-Stop-Shop für alles rund ums Fahrrad“, sagt Gavin Kipling. „Wir bilden Menschen aus, die professionelle Fahrradmechaniker werden möchten, ehemalige Militärangehörige, Quereinsteiger und bereits in der Fahrradbranche tätige Menschen, die sich zum Meister der Fahrradmechanik weiterbilden möchten.“
Mit dem Wachstum von The Bike Inn stieg auch die Komplexität der Verwaltung verschiedener Geschäftsbereiche – von Reparaturen über Schulungen bis hin zu Finanzen. Das Unternehmen erkannte die Möglichkeit, seine Abläufe durch die Vernetzung seiner Systeme zu optimieren und so einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Sie brauchten ein System, das ihre Ziele unterstützen konnte, indem es die Werkstatt- und Buchhaltungssysteme zusammenführte und dem Team half, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: hervorragenden Service zu bieten und neue Mechaniker zu befähigen.
Ziele
Das Bike Inn machte sich auf die Suche nach einem System, das den täglichen Betrieb besser unterstützen könnte. Die Prioritäten waren klar:
- Zeitgewinn durch vernetzte Systeme: Durch die Integration in die vorhandene Buchhaltungssoftware werden doppelte Eingaben vermieden und der Verwaltungsaufwand reduziert.
- Rationalisierung von Reparaturen durch bessere Übersicht: Erhalten Sie einen klareren Einblick in die Werkstattaktivitäten und Ressourcenplanung.
- Klarere Kommunikation, zufriedenere Kunden: Bewahren Sie Auftragsdetails, Notizen und Kundenaktualisierungen an einem Ort auf, um die Kommunikation zu verbessern und bessere Erwartungen zu setzen.
Mit diesen Zielen vor Augen begann das Team von Bike Inn mit der Suche nach einem Werkstattmanagementsystem, das alles zusammenführen und die Abläufe auf ganzer Linie rationalisieren konnte.
Zeitgewinn durch nahtlose Systemintegration
Damals nutzte The Bike Inn ein anderes Service- und Reparatursystem zur Auftragsverwaltung. Doch mit zunehmendem Arbeitsaufwand wurde es schwieriger, alles synchron zu halten, insbesondere bei der Buchhaltung. Sie benötigten eine Plattform, die sich in ihre Buchhaltungssoftware integrieren ließ, um abgeschlossene Aufträge einfacher mit ausgestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen abzugleichen.
Es ging um die Buchhaltung. Als wir versuchten, alle erledigten Aufträge und Rechnungen mit den Buchhaltungsdaten abzugleichen, funktionierte das nicht. Wir mussten also noch einmal nachprüfen. Der manuelle Prozess war einfach zu zeitaufwändig.
Die Integration wurde schnell zu einer der größten Prioritäten bei der Suche nach einem besseren System. Eine Plattform stach dabei besonders hervor, und zwar Hubtiger. Es bot nicht nur die Möglichkeit zur Synchronisierung mit ihrer Buchhaltungssoftware, sondern auch eine Einrichtung, die intuitiv und benutzerfreundlich war.
„Es war die Benutzerfreundlichkeit und die Kontenintegration. Das Wichtigste waren die Konten, denn das war mit unserer vorherigen Reparatursoftware ein absolutes Problem.“
Nachdem die Kernprobleme gelöst waren und sich das System als leicht zu übernehmen erwies, war das Team zuversichtlich, eine Service- und Reparatursoftware Dies könnte ihnen bei der Verwaltung des Workshops helfen und ihnen helfen, wertvolle Zeit zurückzugewinnen.
Rationalisierung von Reparaturen durch bessere Übersicht
Seit der Einführung von Hubtiger hat The Bike Inn eine deutliche Verbesserung seiner täglichen Abläufe erlebt. Der zentrale Kalender ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden und bietet einen umfassenden Überblick über alle laufenden Arbeiten. Dies hat dem Team geholfen, seine Arbeitslast effektiver zu verwalten und Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen.
„Mit dem zentralen Kalender können wir auf einen Blick sehen, was sich in der Werkstatt befindet, was wartet, was repariert wurde, wo wir auf Ersatzteile warten und ob wir mehr Ressourcen benötigen, um mehr Fahrräder zu reparieren.“
Das Team erklärt weiter, wie dieser Überblick auch dabei hilft, die Kundenerwartungen zu steuern:
Wenn jemand mit einem Fahrrad hereinkommt, gibt uns der Kalender einen viel besseren Überblick über unsere aktuelle Arbeitsbelastung. Wir können den Kunden im Voraus informieren, dass es möglicherweise zwei Wochen dauern wird, anstatt zu sagen: „Ja, es ist nächste Woche fertig“, nur um später festzustellen, dass wir bereits 30 Fahrräder abarbeiten müssen. Dieser umfassende Überblick hilft uns wirklich, die Erwartungen zu steuern und richtig zu planen.“
Durch die Verbesserung der Transparenz aller aktiven Jobs kann das Team das Personal effektiver zuweisen, Engpässe reduzieren und die Arbeitsbelastung besser verwalten. Dies hilft ihm, mit der Nachfrage Schritt zu halten, ohne zu viel zu versprechen.
Klarere Kommunikation, zufriedenere Kunden
Die Kundenkommunikation hatte von Anfang an oberste Priorität, und seit der Implementierung von Hubtiger hat The Bike Inn eine deutliche Verbesserung verzeichnet. Dank SMS-Updates und verbesserter Transparenz der Arbeitsbelastung kann das Team die Kunden nun während des gesamten Reparaturprozesses auf dem Laufenden halten. Dies hat dazu beigetragen, Missverständnisse zu reduzieren und stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen.
Das Team erklärte, dass die Verwaltung der Kundenkommunikation mit Hubtiger jetzt viel einfacher sei:
Sie erhalten eine SMS, wenn sie das Fahrzeug abgeben, eine weitere, nachdem wir es geprüft und das Angebot zur Genehmigung gesendet haben, und eine letzte, wenn es zur Abholung bereit ist. So erspart sich der Kunde einen bösen Schock, wenn sich die Reparatur als umfangreicher herausstellt als gedacht. Das hilft wirklich, die Erwartungen zu klären, und das ist sehr gut.“
Eine klare und konsistente Kommunikation ist zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal geworden und hilft The Bike Inn, die Erwartungen der Kunden nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen.
Implementierung und Erste Schritte
Der Einstieg in eine neue Software kann entmutigend sein, aber für The Bike Inn war die Umstellung auf Hubtiger erfrischend unkompliziert. Das System war von Anfang an intuitiv, sodass das Team sich problemlos in das System einarbeiten konnte, ohne dass es zu Arbeitsunterbrechungen kam.
„Alles lief reibungslos. Die Kommunikation war gut, die Erwartungen wurden klar definiert, wir wussten, was wir bekommen würden, und das System ist sofort einsatzbereit.“
Die Anleitung und Unterstützung durch das Hubtiger-Team machte den Prozess noch einfacher. Mit minimalem Schulungsaufwand konnte sich die Werkstatt schnell einarbeiten und sich wieder auf das konzentrieren, was sie am besten kann.
Ergebnisse
Die betrieblichen Verbesserungen seit der Implementierung von Hubtiger waren praktisch und weitreichend:
- Zeitersparnis bei wiederkehrender Verwaltung und manueller Eingabe
- Verbesserte Ressourcenplanung mit besserer Transparenz hinsichtlich Arbeitsbelastung und Teilen
- Präzisere Kommunikation und Festlegung der Erwartungen mit Kunden
- Reibungsloserer Tagesbetrieb durch integrierte Systeme
Diese Verbesserungen haben es dem Bike Inn ermöglicht, effizienter zu arbeiten, und dem Team mehr Zeit gegeben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Fahrräder zu reparieren und seine Kunden zu unterstützen.
Auf die Frage, was sie anderen Unternehmen sagen würden, die immer noch auf manuelle Prozesse angewiesen sind, gab das Team diesen einfachen, aber wirkungsvollen Rat:
„So gewinnen Sie täglich mehr Zeit für die eigentliche Arbeit in der Werkstatt. Das zahlt sich also aus, denn die Zeit, die Sie mit der manuellen Dateneingabe verschwenden, können Sie besser für die Arbeit an den Fahrrädern Ihrer Kunden und die Rechnungsstellung nutzen.“
Ausblick: Was kommt als Nächstes für The Bike Inn?
Das Bike Inn war schon immer mehr als nur ein Fahrradladen. Neben der professionellen Reparatur und Wartung der Räder vor Ort liegt dem Unternehmen die Ausbildung und Weiterbildung der nächsten Generation von Mechanikern ebenso am Herzen.
Mit den richtigen Tools kann The Bike Inn im Zuge der kontinuierlichen Geschäftsentwicklung weiterhin hervorragenden Service bieten und gleichzeitig seine Schulungsprogramme erweitern, um noch mehr angehende Mechaniker zu erreichen. Neben der praxisorientierten Schulung im eigenen Unternehmen plant das Team nun, seine Kurse online anzubieten. So sollen die Module auch für angehende Mechaniker in Indien und Sri Lanka leichter zugänglich gemacht werden.
„Wir möchten jemanden aus Sri Lanka für sechs Wochen herholen, der uns bei den Hindi-Übersetzungen hilft, während wir die nächste Phase unserer Schulung entwickeln, die wir online durchführen“, teilt das Team mit.
Das Bike Inn hat es sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen weltweit professionelle Bildung zugänglich zu machen. Mit den richtigen digitalen Tools ist das Unternehmen nun besser gerüstet, beide Seiten des Geschäfts zu managen und ein breiteres Netzwerk von Lernenden und Fahrern zu unterstützen. Hubtiger ist stolz, The Bike Inn auf seinem Weg zu unterstützen, und wir freuen uns darauf, ihre weitere Wirkung sowohl in ihrer lokalen Gemeinschaft als auch darüber hinaus zu sehen.
Mehr Menschen dabei helfen, intelligenter zu fahren und weiter zu kommen
Sehen Sie, wie The Bike Inn Reparaturen, Verleih und Training kombiniert, um seine Community zu unterstützen.