
Ditch the paperwork, avoid endless phone calls, and take back your time with Hubtiger’s repair software. By streamlining your workshop operations, you’ll enhance efficiency and keep customers happy as your shop runs like a well-oiled machine.
Setting up your shop with Hubtiger is simple. The first steps cover the essentials like user management, payments, and POS integration so you can start taking bookings without hassle. From there, you can customise features like automated messaging, digital waivers, and service booking widgets to optimise your workflow and elevate the customer experience.
Inhaltsverzeichnis
- Your Setup Journey Made Simple: What to Expect
- Essential Setup: Steps 1-5 – Get Your Shop Up and Running
- Advanced Setup: Customise and Optimise Your Workflow
-
- Step 6: Messaging Setup
- Step 7: Setting Up Checklists
- Step 8: Importing Historical Services
- Step 9: Setting Up Deliveries and Collections
- Step 10: Adding Custom Service Questions
- Step 11: Digital Waiver Setup
- Step 12: Add the Free Service Booking Widget to Your Website
- Step 13: Managing Third-Party Insurance Providers
- Step 14: Using Reports to Track Performance
- Fehlerbehebung: Häufig gestellte Fragen
- What Should I Do If Online Payments Aren’t Working?
- How Do I Link My Google Reviews or Trustpilot Account?
- Why Aren’t New Technicians Displaying in My Account?
- How Do I Change My Language Settings in Hubtiger?
- How Do I Create a Free Text Merge Tag and Use It in Messages?
- Was soll ich tun, wenn bei WhatsApp ein Fehler auftritt?
- Ich habe mein WhatsApp synchronisiert, kann aber keine Textnachrichten direkt vom Konto senden. Warum?
- Meine WhatsApp-Vorlagen haben den Status „Ausstehend“. Was bedeutet das?

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Your Setup Journey Made Simple: What to Expect
Before you dive in, it’s important to note that this setup guide is divided into two key sections:
- Steps 1-5: Essential Setup – These steps cover the core setup tasks needed to get your shop up and running, including user management, shop profile configuration, POS integration, payments, and an introduction to using the calendar.
- Steps 6-14: Advanced Setup – Once the essentials are in place, you can fine-tune your workflow with advanced features like automated messaging, digital waivers, deliveries and collections, and reporting.
Now, let’s get started!
Essential Setup: Steps 1-5 – Get Your Shop Up and Running Fast
Hubtiger’s repair software makes workshop management effortless. Start by setting up key essentials like user access, payments, and POS integration to ensure smooth daily operations. Once the basics are in place, you can fine-tune your setup with features like automated messaging, digital waivers, and service booking widgets to boost efficiency and enhance the customer experience.
Step 1: Add Users and Working Hours
Adding users in Hubtiger allows you to manage staff access, set working hours, and ensure smooth operations within your workshop. You can also manage staff leave, shop closing dates, and sort calendar resources to keep everything organised.
On the left-hand side of your screen, use the menu bar to scroll down to navigate to:
Settings > General > Users
How to Add a New Staff Member
Verfahren:
Click the “Add Staff” button on the top right of your screen
Fill in the required fields in the “’User Details” section:
- E-Mail-Adresse
- First Name & Last Name
- Phone Number (Optional)
- Password & Confirm Password: Create a secure password for the staff member.
Click ‘Next’ to proceed to “User Roles”
Choose the appropriate role for the user based on their responsibilities:
- Technician: Can view the calendar, customers, and services; will appear on the calendar.
- Fitter: Similar to a technician but focused on bike fittings rather than service types.
- Admin: Full access to all features and settings.
- Workshop Manager: Manages technicians and settings but cannot view or change financial records.
Toggle the appropriate role to ‘on’ for the new user and click “save”.
After adding the user, they can log into Hubtiger’s repair software using their email and the password you’ve set. From this section, you can manage users by selecting their names to update details, reset passwords, or remove them as needed.
Top Tipp: Maintaining a spreadsheet with staff usernames and passwords can save time and reduce hassle. Regularly reviewing your user list helps keep it up to date. Removing old profiles ensures accurate records and prevents potential access issues for your team.
Set Staff Working Hours
Managing staff working hours in your shop with Hubtiger’s repair software ensures that your shop operates smoothly by allowing you to track availability, assign service types, and manage responsibilities with ease.
Settings > General > Users > Working Hours
Verfahren:
- Make sure to click on ‘Working Hours’ at the top left of the screen.
- This will take you to an overview page where you can see all staff members and their assigned working hours at a glance.
- This page provides a quick snapshot of each staff member’s working hours for the selected month.
- Green circles with numbers represent assigned working hours, while grey circles indicate off days.
To add or make adjustments to working hours, click the pencil icon next to the staff member’s name.
A pop-up will appear where you can:
- Modify staff information.
- Assign or update staff roles.
- Set working hours and availability.
- Service Types and Fittings: These will auto-populate later in the setup process but can be modified here in the future.
Setting Default Working Hours
In the Availability tab, you can set working hours by:
- Entering a start and end time for each day.
- Adjusting the number of online hours using the slider.
- Working hours can be customised individually for each day, and non-working days can be set to zero hours.
Wichtig: Service types and fittings will be assigned later in the setup process and will automatically appear in this section once configured.
Step 2: Configure Your Shop Profile
Now, you’ll need to set up your shop profile, which includes essential details that customers will see when making a booking.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemein > Shop-Profil
Verfahren:
Fill in the following details:
- Shop Name: Enter your shop’s name.
- Storefront-Bild hinzufügen: Required for multi-store setups to display correctly on the multi-store widget.
- Beschreibung: Provide a brief overview of your shop.
- Kontaktinformationen: Add your shop’s email, phone number, and website URL.
- Adresse: Enter your shop’s address so customers can find you.
- Minimum Job Card/Work Order Number: If you use numbered job cards/work orders and want to continue from a specific number, enter it here.
- Online-Buchungen aktivieren: Toggle this on to allow customers to book online.
- Beschläge aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zu Ihren Dienstleistungen auch die Anprobe anbieten (optional).
- Länder-, Währungs- und Steuerinformationen: Set your country, unit of measure, currency symbol, tax settings, and tax rate.
- Rabatte zulassen: Enable this if you want to allow discounts (for integrations like Shopify, Vend, Xero, and Lightspeed).
- Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TFA): Turn this on for extra security, requiring users to register with the Google Authenticator app.
- Free Text Merge Tag: Create a free text merge tag to personalise automated messages. If you need assistance creating one, click Hier.
- DSGVO-Einwilligung für Marketing: Activate this to collect marketing consent from customers when they book online. You can also add custom GDPR consent text.
- Trustpilot- und Google-Bewertungen: Enter the URLs for your Trustpilot Und Google Business-Profil pages to enable smart reviews and make it easier for customers to leave feedback.
Once all details are entered, click “Update Profile” to save your changes.
Top Tipp: Ensure your country and address are correctly entered in your shop profile. Accurate location details are essential for enabling key features in Hubtiger’s repair software, including location sharing through WhatsApp, integrations, and in-app payments.
Further Customisation: Other Settings
For more advanced customisation and operational settings, navigate to:
Settings > General > Other Settings
Here, you can configure additional features to tailor Hubtiger’s repair software to your needs, such as workflow preferences, notifications, and automation settings. Be sure to explore this section to optimise your setup and ensure everything runs smoothly.
Step 3: POS Integration or Importing POS Products and Service Types
At this stage, your next step depends on whether you have a POS system. If you do, you’ll link it to Hubtiger for automatic syncing. If not, you can manually add products and services or import them using an Excel sheet. Both options are designed to make the process smooth and efficient. Let’s explore both options.
Option 1: Integrieren Sie Ihren Point of Sale (POS)
One of Hubtiger’s repair software’s most valuable features is its ability to integrate with your existing POS system, enabling seamless inventory management and effortless transaction processing.
Navigate to Settings > General > POS Integration
Verfahren:
- Select your POS platform from the list to integrate with Hubtiger.
- Follow the prompts in the setup wizard and enter the required credentials for your POS system. The video demonstrates the process for Lightspeed X, but steps may vary depending on your POS.
- Allow Hubtiger to sync data with your POS. This may take a few moments, so please be patient while the sync completes.
Top Tipp: Ensure your POS is fully synced to prevent discrepancies between your inventory and the parts or services needed for repairs.
Option 2: Create or Import Service Types and POS Products
If you do not have a POS system, you will need to manually set up your service types and POS products in Hubtiger. This ensures that all your services and products are available when creating job cards and managing transactions.
Importing Service Types
If you already have service-type information in a spreadsheet, importing it is the quickest way to set up your services. This saves time and eliminates the need to manually enter each service type.
Navigate to settings > Services > Service Types
Verfahren:
- Click ‘Import Data’ in the top right-hand corner.
- In the top right-hand corner, click the icon on the far right to download the CSV Template.
- You will now be able to open this file in Excel/Numbers/Google Sheets and add your service types.
- Save the completed document as a CSV file once you are done to ensure the upload process goes smoothly.
- Return to the Hubtiger portal and click the download icon in the top right-hand corner of your screen.
- You will now see all your services listed, with the final column under ‘Import Status’ left empty.
- A button labelled Click ‘Import Data into Hubtiger’ will appear in the top right-hand corner of your screen, click it to import your service types.
- Once the process is complete, the Import Status for each service will change to ‘Imported’.
- Use the arrow in the top left of your screen to navigate back to the Service Types page.
- All your imported services should now appear here.
Wichtig: All POS products must have an SKU assigned to them. Ensure that all the service types you offer are included in the template and match the required fields. If any required information is missing or formatted incorrectly, the upload may not work as expected.
How to Customise a Service Type
Hubtiger’s repair software allows you to click on each service type and configure it based on your needs. You can edit the following:
- Category: Assign a Category to organise your services.
- Online-Buchungen aktivieren: Toggle ‘Allow bookings via Widget’ to allow customers to book this service online through your booking widget.
- Add a Service Description: Provide details to explain what the service includes.
- Assign Staff: Toggle the button on or off next to each staff member’s name to select who can perform this service.
- Save and Repeat: Click ‘save’ and categorise all your service types.
Note: You can ignore the Checklists and Message Templates tabs for now. These will be set up later in the process, but you can always return to this section for an overview and adjustments in the future.
Adding a New Service
When adding a new service, make sure each one is clearly defined so customers and staff can easily understand what is being offered. Assign each service to the appropriate category to keep your list organised and ensure smooth booking management.
Navigate to Settings > Services > Service Types
Verfahren:
- Click the ‘Add New’ button on the top right of your screen.
- Choose to create a new category or a new service.
- Select ‘new service’
- Select the appropriate category.
- Geben Sie die SKU oder den Produktnamen ein, um sie automatisch zu Auftragskarten hinzuzufügen.
- Geben Sie einen eindeutigen Dienstnamen ein.
- Geben Sie den Servicepreis ein.
- Wählen Sie die geschätzte erforderliche Zeit aus.
- Schalten Sie „Buchungen über Widget/App zulassen“ ein oder aus.
- Fügen Sie Beschreibungen hinzu, um den Service für Kunden zu erläutern, die online buchen.
Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
POS-Produkte importieren
Wenn Sie kein POS-System zur Integration haben, müssen Sie im nächsten Schritt POS-Produkte manuell hinzufügen. Sie können entweder mehrere Produkte auf einmal importieren oder sie einzeln hinzufügen.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Produkte > POS-Produkte
Verfahren:
- Klicken Sie oben rechts auf das Wolkensymbol.
- Wählen Sie „Vorlage herunterladen“ (anders als die Vorlage für die Servicetypen).
- Geben Sie für jedes Produkt alle erforderlichen Informationen ein und stellen Sie sicher, dass die Pflichtfelder ausgefüllt sind.
- Speichern Sie die Datei als Excel-Datei
- Kehren Sie zu Hubtiger zurück und klicken Sie auf „Zu importierende Datei auswählen“.
- Klicken Sie zum Abschließen auf „Import beginnen“.
- Kehren Sie zum Bildschirm „POS-Produkte“ zurück. Sie können bei Bedarf jederzeit auf ein beliebiges Produkt klicken, um dessen Details zu bearbeiten, sowohl jetzt als auch in Zukunft.
Top Tipp: Stellen Sie sicher, dass die Pflichtfelder jedes Produkts ausgefüllt sind, um einen reibungslosen und erfolgreichen Upload-Vorgang zu gewährleisten.
Neues POS-Produkt einzeln hinzufügen
Next, add your POS products by either importing them in bulk or adding them individually. This allows you to manage inventory, pricing, and availability directly within Hubtiger. Taking the time to set up these details now will streamline future operations and ensure a smoother workflow.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Produkte > POS-Produkte
Verfahren:
Klicken Sie auf das Pluszeichen oben rechts auf dem Bildschirm neben der kleinen Wolke, um ein neues Produkt hinzuzufügen.
- Produktdetails eingeben: Fügen Sie einen Namen, eine SKU (oder lassen Sie das Feld leer, damit es automatisch generiert wird), eine Marke und einen Produkttyp hinzu.
- Optionale Felder: Geben Sie bei Bedarf die SKU, EAN und UPC des Herstellers an.
- Setpreise: Geben Sie den Selbstkostenpreis und den Standardpreis ein, beide inklusive Mehrwertsteuer.
- Steuern aktivieren (sofern zutreffend): Schalten Sie „Steuerpflichtig“ ein oder aus.
Klicken Sie auf „Speichern“, um das Produkt hinzuzufügen.
Sie können Produktdetails jederzeit bearbeiten, indem Sie im POS-Produktbildschirm auf ein Produkt klicken.

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Schritt 4: Einrichten von In-App-Zahlungen und Einzahlungen
Verbinden Sie Ihr Stripe- oder Paystack-Konto mit der Reparatursoftware von Hubtiger, um problemlos Online-Zahlungen und Einzahlungen für Ihre Dienstleistungen, sodass die Transaktionen sowohl für Ihren Shop als auch für Ihre Kunden reibungsloser ablaufen.
Navigate to Settings > Payment > Online Payments
Verfahren:
- Klicken Sie auf „Mit Stripe verbinden“ und folgen Sie den Anweisungen, um sich anzumelden und Ihr Konto zu verknüpfen.
- Für Geschäfte in Südafrika unterstützt Hubtiger Paystack, das angezeigt wird, wenn Südafrika als Ihr Shop-Standort festgelegt ist.
- Wenn Paystack nicht sichtbar ist, gehen Sie zu Ihrem Shop-Profil und legen Sie Ihren Standort auf Südafrika fest.
- Sobald dies abgeschlossen ist, können Kunden direkt über Hubtiger bezahlen.
Serviceeinzahlungen konfigurieren (optional)
Sobald Sie Ihr Stripe-Konto verbunden haben, können Sie Service-Anzahlungen einrichten, um Buchungen im Voraus zu sichern. Mit der Reparatursoftware von Hubtiger können Sie Anzahlungen nach Ihren Wünschen konfigurieren und zwischen der vollständigen Zahlung, einer prozentualen Anzahlung oder einem festen Mindestbetrag wählen.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Zahlungen > Serviceeinzahlungen
Verfahren:
- Einzahlungen aktivieren: Schalten Sie den Schalter um, um Anzahlungen für Online-Buchungen zu aktivieren.
- Zahlungsart auswählen: Wählen Sie aus, ob Sie eine vollständige Zahlung oder eine Anzahlung wünschen.
- Einzahlungsbetrag festlegen: Wählen Sie zwischen einem Prozentsatz der Gesamtkosten oder einem festen Mindestbetrag und geben Sie den gewünschten Prozentsatz oder Betrag ein.
- Für alle Servicetypen gelten: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Einzahlungseinstellung für alle Dienste gelten soll.
- Zahlungsbedingungen hinzufügen: Verwenden Sie das Textfeld, um Bedingungen bezüglich der Rückerstattung von Anzahlungen oder Stornierungen anzugeben.
- Speichern Sie Ihre Einstellungen: Klicken Sie auf „Konfiguration aktualisieren“, um die Einrichtung Ihrer Einzahlung abzuschließen.
Top Tipp: Eine Anzahlung kann dazu beitragen, Nichterscheinen zu reduzieren und Buchungen im Voraus zu sichern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anzahlungsbedingungen für Kunden klar sind, um Verwirrung zu vermeiden.
Step 5: Using the Calendar to Manage Your Service and Repair Shop
Now that your shop is set up, the calendar becomes your go-to tool for managing jobs, assigning technicians, and keeping operations running smoothly. Mastering it will help you streamline bookings, reduce admin work, and ensure every job is scheduled and completed efficiently. Here’s how to use the calendar to it’s full potential:
Klicken Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite Ihres Bildschirms auf „Kalender“.
Einen neuen Job erstellen
Die effiziente Verwaltung Ihres Werkstattplans beginnt mit der genauen Erstellung von Aufträgen. So erstellen Sie einen neuen Auftrag:
- Um einen neuen Auftrag anzulegen, wählen Sie das gewünschte Datum und die Technikerzeile durch einen Klick auf das Leerraum im Kalender.
Dieses intuitive System stellt sicher, dass jede Aufgabe richtig zugewiesen wird, und optimiert so Ihren Arbeitsablauf.
Kalenderansichten ändern
Die Reparatursoftware von Hubtiger bietet einen vielseitigen Kalender mit mehreren Anzeigeoptionen, der Ihnen dabei hilft, Ihre Werkstattaktivitäten effizient zu planen und zu verwalten.
- Wochenansicht (Standard): Bietet einen klaren Überblick über alle geplanten Jobs für die aktuelle Woche und erleichtert so die Nachverfolgung laufender Aufgaben und anstehender Termine.
- Tagesansicht: Bietet eine fokussierte Ansicht der jedem Techniker für einen bestimmten Tag zugewiesenen Aufgaben und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.
- 2-Wochen-Ansicht: Diese Ansicht ist ideal für die Vorausplanung und zeigt alle für die nächsten zwei Wochen gebuchten Jobs.
- Monatsansicht: Eine umfassende Übersicht aller Buchungen des aktuellen Monats, ideal für die langfristige Planung und Ressourcenzuweisung.
Navigation
Verwenden Sie die Pfeiltasten, um durch die verschiedenen Daten zu navigieren und so vergangene Aktivitäten zu überprüfen oder bevorstehende Buchungen zu planen.
Technikerzeilen (Wochenansicht)
Verwalten Sie Ihr Team effizient mit den folgenden Tools:
- iCal-Link teilen: Geben Sie individuelle Technikerkalender an bestimmte Kunden oder VIPs weiter, um die Transparenz und Koordination zu verbessern.
- Konfigurieren: Passen Sie Technikerprofile an Ihre Geschäftsanforderungen an. Sie können:
- Aktualisieren Benutzerdetails wie Namen und Kontaktdaten.
- Definieren Rollen und setzen Verfügbarkeit.
- Geben Sie den Servicetypen jeder Techniker ist für die Durchführung qualifiziert.
- Anpassen Standardarbeitszeiten oder Feinabstimmung individuelle Arbeitszeiten um die Produktivität zu maximieren.
- Schaltfläche „Verlassen“: Vereinfachen Sie die Urlaubsverwaltung, indem Sie geplante oder ungeplante Abwesenheiten schnell hinzufügen und Schließtage für Techniker festlegen.
Filter rechts
Finden Sie schnell bestimmte Jobs oder konzentrieren Sie sich auf bestimmte Arbeitsabläufe mithilfe der Filteroptionen auf der rechten Seite:
- Farbcodierte Tasten: Hebt Aufträge je nach Status mit bestimmten Farben hervor, z. B. „Gebucht“, „Warten auf Arbeit“ oder „Artikel bereit“.
- Tech-Filter: Schränken Sie Ihre Ansicht auf Aufträge ein, die bestimmten Technikern zugewiesen sind, und sorgen Sie so für eine effiziente Ressourcenzuweisung.
Jobstatusschlüssel
Visuelle Hinweise helfen Ihnen, den Status jedes Auftrags auf einen Blick zu verstehen:
- Jobkarten mit Rand: Markieren Sie Stellen, die mit anderen Aufgaben verknüpft sind.
- Dicker oberer Rand: Signalisiert, dass der Auftrag bezahlt wurde.
- Jobkarte mit Linien: Zeigt an, dass der zu wartende Artikel noch nicht im Geschäft eingetroffen ist.
Anzeige der Verfügbarkeit und der täglichen technischen Ziele
Behalten Sie die Leistung Ihrer Werkstatt mit der Verfügbarkeits- und Tageszielanzeige am unteren Bildschirmrand im Blick:
- Workshop-Umsatz: Sehen Sie Echtzeit-Updates zu Ihrem Gesamtumsatz.
- Arbeitseinkommen: Verfolgen Sie Einkünfte, die speziell aus Arbeitsdienstleistungen generiert werden.
- Arbeitsziel: Überwachen Sie den Fortschritt beim Erreichen der wöchentlichen Arbeitsumsatzziele.
- Verfügbare Stunden für die Woche: Zeigen Sie die Gesamtstundenzahl Ihres Teams an, um eine optimale Planung und Arbeitslastverteilung sicherzustellen.
Stellenkartensuche
Mit der leistungsstarken Suchfunktion von Hubtiger ist es ganz einfach, eine bestimmte Jobkarte zu finden. Verwenden Sie eines der folgenden Kriterien, um eine Jobkarte zu finden:
- Auftragskartennummer
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Vorname oder Nachname
- Bike Model
- Serial Number
Once the job card appears, you can navigate directly to it for detailed information, ensuring seamless communication and service delivery.
By leveraging the full capabilities of Hubtiger’s repair software, including the Service Calendar, you can optimise your workshop’s efficiency, enhance customer satisfaction, and streamline your operations.
Advanced Setup: Steps 6-14 – Customise and Optimise Your Workflow
Once your essential setup is complete, you can customise Hubtiger’s repair software to fit your shop’s needs. These optional features help you automate tasks, improve customer communication, and enhance efficiency.
Step 6: Messaging Setup
Clear and effective communication with your customers is essential, and Hubtiger provides multiple messaging options, including email, SMS, and WhatsApp. Setting up message templates allows you to send automated notifications and updates, ensuring customers stay informed about the progress of the service.
Navigate to Settings > Messaging > Message Templates
Verfahren:
You will find three messaging options: Email, SMS, and WhatsApp. You can customise templates for each type of communication.
Email Setup:
- Toggle email notifications on or off.
- Customise email templates by adding text, buttons, headings, dividers, and images.
- Adjust the layout, colours, and fonts to align with your brand’s style.
- Include links or menus to help customers navigate directly to bookings or reviews.
SMS Setup:
- Toggle SMS notifications on or off. Note that SMS messaging requires purchasing SMS bundles.
- To purchase bundles, navigate to settings > messaging>message bundles and purchase the amount of SMSes you think you’ll need. You can add more at any time.
- The template is limited to 160 characters, so keep messages concise. Use merge tags to personalise messages (e.g., adding customer names or booking details).
WhatsApp Setup:
WhatsApp integration costs an additional $10 per month per workshop, with separate charges from WhatsApp.
To activate, update your Hubtiger plan by adding WhatsApp. Navigate to Settings > General > Manage Subscription and enable WhatsApp.
Go to Settings > WhatsApp Integration, log in via Facebook, and follow the steps to connect your WhatsApp Business account.
Customise WhatsApp messages with no character limit, including merge tags, optional headers, and CTAs (Call-To-Actions).
Top Tipp: Automated messaging enhances customer communication and minimises manual admin work, ensuring customers stay updated throughout the service. For detailed WhatsApp setup instructions, refer to our Step-by-Step Guide to WhatsApp Integration.
Step 7: Setting Up Checklists
Checklists help standardise workshop processes by ensuring technicians complete necessary checks during each service. They improve efficiency, reduce errors, and provide a clear record of work done, enhancing both customer experience and internal workflow management.
Navigate to Settings > Workflow > Checklist Configuration
Verfahren:
- Click ‘Add New’ to create a new checklist item.
- Enter a Checklist Name to clearly define what the checklist item is for.
- Select the Control Type, choosing either a checkbox for simple yes/no checks or a text box for entering specific values like seat height.
- Enable Additional Options if Needed:
- Pre-Service Check displays the checklist when booking a bike in.
- Checklist for All Services applies the checklist across all service jobs.
- Front & Rear Check ensures the checklist covers both front and rear components.
- Assign a Label Colour to make specific checklist items stand out on job cards.
Click ‘Save’ to finalise the checklist item.
Wichtig: Now that your checklist items are saved, you can easily link them to specific service types in the Service Types section for services that don’t apply to all jobs.
Step 8: Importing Historical Services
Hubtiger’s repair software allows you to import past, current, and upcoming service records, making service imports especially useful when transitioning from another repair software. This ensures that your shop has a complete service history for every item, helping you track work done and upcoming jobs with ease.
Navigate to Settings > Services > Service Imports
- Click ‘Download Template’ to get the Excel file for service imports.
- Enter all required details, such as customer details, service type, item information, and service notes, into the Excel template.
- Save the file as an Excel document.
- Click ‘Select File to Import’ and upload your saved Excel file.
- Choose whether to send customer communication for in-progress or upcoming services included in the list.
- Click ‘Begin Import’ to complete the process.
Once imported, you can track open jobs, pick-ups/deliveries, and items ready for collection by navigating to ‘Services’ from the left-hand menu.
Step 9: Setting Up Deliveries and Collections
Hubtiger streamlines logistics by enabling you to manage delivery and collection options for your workshops. You can set delivery zones, apply fees, allocate vehicles, and customise time slots to optimise scheduling.
Navigate to Settings > Workflow > Pick-ups/Deliveries Setup
Verfahren:
- Lieferungen und Abholungen aktivieren: Switch on these options for all your workshops that provide delivery or collection services.
- Define Delivery/Collection Areas: Click the plus sign to add new zones under the Collection/Delivery Area and use the map tool to customise the size and shape of each area.
- Set Names and Fees: Assign a name and SKU to each area, linking it to a specific delivery or collection fee.
- Manage Delivery Vehicles: Add delivery vehicles by clicking the plus sign. Name each vehicle (e.g., “Van 1”), specify its maximum workshop item capacity, and link it to the corresponding delivery areas.
- Configure Delivery/Collection Slots: Set available delivery and collection slots by choosing specific days and start/end times. Assign vehicles and areas to each slot for seamless scheduling.
- Apply Buffer Days: Establish a booking cut-off period (e.g., deliveries must be booked at least one day before 17:00).
- Benutzerdefinierte Slots: Modify the schedule for specific dates by creating custom slots that override default settings.
- Block Unavailable Dates: Prevent deliveries and collections on specific days, such as holidays or maintenance periods.
Step 10: Custom Service Questions
Hubtiger’s repair software allows you to add custom questions to collect specific details from customers, enhancing the booking process and ensuring they receive the most suitable service. These questions are especially useful when additional information, such as height, weight, or experience level, is required to prepare workshop items correctly.
Navigate to Settings > Workflow > Custom Service Questions
Verfahren:
- Drag and Drop Controls: Create custom questions by dragging controls (e.g., text inputs, text areas, or checkboxes) from the “Control Templates” section on the left.
- Configure Your Questions: After selecting a control, customise the question by entering the text you want to ask the customer (e.g., “What is your weight?” for adjusting bike suspension).
- Add a Hint: Provide guidance to customers, such as “We need this information to set the bike suspension correctly.”
- Mandatory Question: Toggle this option into the on position if the question must be answered before completing the booking.
- Link to Categories: Associate each question with specific product categories (e.g., linking weight-related questions to mountain bikes or road bikes).
Top Tipp: Custom workshop questions enhance the customer experience and ensure services are tailored to their needs. For example, knowing a customer’s weight for a bike service helps fine-tune the suspension to the customer’s preference.
Step 11: Digital Waiver Setup
Digital waivers are essential for workshop and repair businesses, helping to set clear expectations, reduce liability, and streamline customer interactions. Hubtiger allows you to create and manage different types of waivers, ensuring transparency and efficiency throughout the service process.
Navigate to Settings > Workflow > Workshop & Fitting Waivers
You can set up and customise different digital waiver forms based on your workshop’s requirements using Hubtiger’s repair software. The three most commonly used waivers include:
Pre-Service Digital Waiver:
- This waiver ensures customers acknowledge existing damage, consent to the service, and specify any special instructions before work begins.
- Customers can document pre-existing conditions with images and store them within the workshop management system.
- It helps reduce misunderstandings and ensures a personalised service experience.
Post-Service Digital Waiver:
- Used when handing over the completed repair or service, ensuring both the technician and the customer confirm the work meets expectations.
- It can be configured to require signatures from the technician, workshop manager, or customer.
- QR codes can be used to allow customers to sign digitally on their own devices, minimising wait times and improving efficiency.
Fittings Waiver:
- Ideal for businesses offering custom fittings, ensuring all measurements and adjustments are correctly recorded.
- It can capture details such as height, weight, and specific component adjustments to ensure a perfect fit.
- It helps protect the business from disputes while improving customer satisfaction.
Top Tipp: A well-structured digital waiver protects your business and streamlines operations. Learn what to include, why waivers are essential, and how to integrate them effectively in our blog: The Digital Waiver Form: Types, Benefits, Examples, Framework, and More.
Step 12: Creating and Adding the Free Service Booking Widget to Your Website
Hubtiger enables you to offer seamless online service bookings with a range of free, customisable widgets that can be embedded directly on your website. Choose from a booking widget, fittings widget, collections widget, multistore widget, or multistore fittings widget, all designed to streamline customer bookings, reduce admin work, and enhance efficiency.
Navigate to Settings > Plugins > Service Booking Widget
Verfahren:
- Adjust the primary and secondary colours to match your branding.
- Set the card background to maintain a cohesive design.
- Modify the border-radius to control how rounded the booking cards appear.
- Select custom fonts to align with your website’s typography.
- Enter your GTM ID to track customer interactions with the widget and monitor booking trends.
- Copy the URL Link to create a standalone booking page.
- Copy the iFrame Code to embed the widget directly on your website.
- If your shop offers pick-up and delivery, the widget includes this feature by default.
- Toggle this setting off if you want to exclude delivery from online bookings.
Top Tipp: Adding a booking widget to your website makes it easier for customers to schedule repairs, increasing online bookings and improving customer experience. If you’d like to learn more about how a booking widget can benefit your business, check out our blog: “Driving Growth: How A Booking Widget Can Benefit Your Business.”
Step 13: Adding Third Parties
Adding third-party insurance providers allows your shop to communicate directly with insurers when customers claim repairs through insurance. This simplifies the process, letting you send quotes and updates easily while also choosing whether the customer receives the same information.
Navigate to Settings > Workflow > Third Parties
Verfahren:
- Click ‘New Third-Party’ to open the form.
- Enter the insurance provider’s name and contact person details.
- Add a phone number and physical address for reference.
- Klicken Sie auf „Bild hochladen“, wenn Sie ein Logo oder ein relevantes Bild hinzufügen möchten.
- Geben Sie unter „Benachrichtigen“ die E-Mail-Adressen der Versicherungskontakte ein. Trennen Sie mehrere E-Mails durch Kommas.
- Wählen Sie aus, welche Statusaktualisierungen der Versicherer/Kunde erhalten soll (z. B. Abholungen, Gebucht, Warten auf Teile, Lieferungen).
- Wählen Sie, ob der Kunde auch Updates erhalten soll, indem Sie das Kontrollkästchen Kunde für relevante Status aktiviert lassen.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um den Haftpflichtversicherer hinzuzufügen.
Nach dem Speichern können Sie mithilfe der Reparatursoftware von Hubtiger Angebote und Aktualisierungen direkt an den Versicherungsanbieter senden und dabei optional den Kunden während des gesamten Vorgangs auf dem Laufenden halten.
Top Tipp: Sie können Auftragskarten mit Zahlungen von Drittanbietern verknüpfen, indem Sie aus dem Dropdown-Menü auf einer Auftragskarte einen Drittanbieter auswählen. Dies gewährleistet eine reibungslose Kommunikation mit Versicherern und vereinfacht den Zahlungsprozess.
Schritt 14: Berichte verwenden
Die Reparatursoftware von Hubtiger bietet eine umfassende Reihe von Berichten, die Werkstattbesitzern dabei helfen, die Leistung zu verfolgen, Trends zu erkennen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse können Sie Abläufe optimieren, die Effizienz verbessern und letztendlich die Rentabilität steigern.
Auf Berichte zugreifen
Um Ihre Berichte anzuzeigen, navigieren Sie zum Menü auf der linken Seite Ihres Bildschirms und klicken Sie auf „Berichte“. Von hier aus können Sie den gewünschten Berichtstyp auswählen und einen Datumsbereich festlegen, um vergangene Daten zu analysieren, aktuelle Trends zu überwachen und vorauszuplanen.
Hier sind einige Beispiele, wie Sie diese Berichte optimal nutzen können:
- Verbessern Sie die Leistung Ihres Technikers: Überwachen Sie die Bewertungen der Techniker, die detaillierte Leistung und den erzielten Umsatz pro Techniker.
- Workflow optimieren: Verfolgen Sie Auftragsdurchlaufzeiten, Werkstattreparaturen und Servicestatus, um Engpässe zu identifizieren.
- Verbesserung des Finanzmanagements: Überprüfen Sie die Aufschlüsselung der Arbeitskarten, den Umsatz mit Teilen, den Arbeitsertrag und den Gesamtumsatz.
- Inventar und Artikel verfolgen: Behalten Sie den Überblick über den Lagerbestand unvollständiger Aufträge und analysieren Sie Herstelleraufteilungen.
- Nutzen Sie Kundeneinblicke: Nutzen Sie Empfehlungsberichte, umgebuchte Buchungen und Geschenkkartendaten, um die Kundenbindung zu steigern.
Fehlerbehebung: Häufig gestellte Fragen
In diesem Abschnitt werden acht häufig gestellte Fragen behandelt, die Ihnen dabei helfen, Einrichtungsprobleme schnell zu lösen und das Beste aus der Reparatursoftware von Hubtiger herauszuholen. Von der Verwaltung von Technikern bis zur Konfiguration von Zahlungen und Nachrichten finden Sie Lösungen, die einen reibungslosen Einrichtungsprozess gewährleisten.
1. Wie aktiviere ich Online-Zahlungen in Hubtiger?
Um Online-Zahlungen über die Reparatursoftware von Hubtiger zu akzeptieren, müssen Sie je nach Standort entweder eine Verbindung zu Stripe oder Paystack herstellen.
Für Stripe-Benutzer
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein Stripe-Konto haben. Wenn nicht, können Sie Hier anmelden.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > In-App-Zahlungen.
- Klicken Sie auf „Stripe verbinden“, melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an und verknüpfen Sie Ihr Stripe-Konto mit Hubtiger.
Für südafrikanische Benutzer (Paystack)
- Wenn Sie kein Paystack-Konto haben, können Sie Hier anmelden.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > In-App-Zahlungen.
- Klicken Sie auf „Paystack verbinden“, um die Einrichtung abzuschließen.
Wenn Paystack nicht angezeigt wird
- Überprüfen Sie, ob der Standort Ihres Shops auf Südafrika eingestellt ist:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemein > Shop-Profil.
- Stellen Sie Südafrika als Ihr Land ein und klicken Sie auf „Speichern“.
- Kehren Sie zu In-App-Zahlungen zurück, aktualisieren Sie Ihren Browser und Paystack sollte jetzt angezeigt werden.
Top Tipp: Wenn Sie weiterhin Probleme mit der Verbindung zu Ihrem Zahlungsanbieter haben, aktualisieren Sie Ihren Browser oder wenden Sie sich an den Support, um Hilfe zu erhalten.
2. Wie verknüpfe ich mein Google Reviews- oder Trustpilot-Konto?
Das Hinzufügen der URL Ihrer Google-Bewertungen zu Ihrem Hubtiger-Reparatursoftwareprofil trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und echte Kundenerfahrungen zu präsentieren. Die Anzeige von Bewertungen kann Ihre Glaubwürdigkeit verbessern und potenzielle Kunden ermutigen, vertrauensvoll Dienstleistungen zu buchen.
Wo Sie die URL Ihrer Google-Bewertungen hinzufügen können
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemein > Shop-Profil.
- Scrollen Sie nach unten und fügen Sie Ihre Google Reviews-URL und Trustpilot-URL hinzu.
So erhalten Sie eine Google-Bewertungs-URL
Um einen Google Reviews-Link zu generieren, benötigen Sie zunächst ein Google Business-Profil. Wenn Sie noch keins haben, folgen Sie diesen Schritten:
- Besuchen Sie die Google Business-Profil Seite.
- Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an und klicken Sie auf „Jetzt verwalten“.
- Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Geschäftsdaten einzugeben, Ihren Standort zu bestätigen und Ihr Profil anzufordern.
- Finden Sie Ihren Google-Bewertungslink
- Gehen Sie nach der Überprüfung zum Dashboard Ihres Google Business-Profils.
- Klicken Sie je nach Layout auf „Home“ oder „Info“.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Weitere Bewertungen erhalten“ und klicken Sie auf „Bewertungsformular teilen“.
- Kopieren Sie die URL und fügen Sie sie in das URL-Feld „Google Reviews“ in den Shop-Profileinstellungen von Hubtiger ein.
Top Tipp: Durch die Freigabe dieses Links können Kunden einfacher Bewertungen hinterlassen und so Ihren Ruf verbessern.
So erstellen Sie ein Trustpilot-Konto
Wenn Sie Trustpilot für Kundenfeedback verwenden (oder beide Plattformen möchten), ist die Einrichtung eines Kontos schnell und einfach.
- Besuchen Trustpilot.
- Klicken Sie auf „Kostenloses Konto erstellen“ oder „Erste Schritte“.
- Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Website und Ihre Kontaktdaten ein.
- Befolgen Sie die Einrichtungsanweisungen, um Ihr Profil zu vervollständigen.
- Finden Sie Ihren Trustpilot-Testlink
- Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, navigieren Sie zu Ihrem Trustpilot Business Dashboard.
- Kopieren Sie den Bewertungslink und fügen Sie ihn in das URL-Feld Trustpilot in den Shop-Profileinstellungen von Hubtiger ein.
Top Tipp: Durch die Verknüpfung von Google Reviews und Trustpilot haben Kunden mehrere Möglichkeiten, Feedback zu hinterlassen, wodurch Ihre Onlinepräsenz und Glaubwürdigkeit erhöht wird.
3. Warum werden neue Techniker nicht auf Hubtiger angezeigt?
Wenn in Ihrem Konto keine neuen Techniker angezeigt werden, liegt dies wahrscheinlich daran, dass das in Ihrem Abonnementpaket festgelegte Technikerlimit erreicht ist.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemein > Abonnement verwalten
- Suchen Sie nach dem Tech Limit in Ihrem aktuellen Paket.
- Wenn Sie die maximal zulässige Anzahl an Technikern erreicht haben, müssen Sie Ihr Abonnement aktualisieren, um weitere hinzuzufügen.
- Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie Hilfe beim Anpassen Ihres Pakets benötigen.
4. Wie ändere ich meine Spracheinstellungen in Hubtiger?
Die Reparatursoftware von Hubtiger unterstützt mehrere Sprachen, was Ihnen und Ihrem Team die Navigation auf der Plattform erleichtert.
- Klicken Sie oben rechts auf Ihren Profilnamen.
- Wählen Sie „Mein Profil“ aus.
- Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus dem Dropdown-Menü.
- Klicken Sie auf „Profil aktualisieren“ und die Plattform passt sich automatisch an.
Unterstützte Sprachen: Niederländisch, Englisch (Großbritannien und USA), Finnisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Norwegisch, Portugiesisch, Polnisch, Slowenisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch.
5. Wie erstelle ich ein kostenloses Text-Merge-Tag und verwende es in Nachrichten?
Mit kostenlosen Textzusammenführungsfeldern können Sie die Kundenkommunikation automatisch personalisieren.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemein > Shop-Profil
- Geben Sie im Abschnitt „Freitext-Merge-Tag“ eine benutzerdefinierte Nachricht (bis zu 50 Zeichen) ein.
- Beispiel: Fügen Sie eine Verabschiedung wie „Danke, Hubtiger Cycles“ hinzu.
- Passen Sie den Text an, indem Sie die Größe anpassen, Links hinzufügen oder Bilder einfügen.
Verwenden von freien Textzusammenführungs-Tags in Nachrichten:
Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Nachrichten“ > „Nachrichtenvorlagen“
- Wenn Sie eine Nachrichtenvorlage (SMS, E-Mail oder WhatsApp) bearbeiten, fügen Sie $Partner.FreeText$ ein.
- Das System ersetzt das Tag beim Senden von Nachrichten durch Ihren benutzerdefinierten Text.
Top Tipp: Verwenden Sie Merge-Tags, um die Kundenkommunikation persönlicher und professioneller zu gestalten, ohne dass manuelle Änderungen erforderlich sind.
6. Was soll ich tun, wenn bei WhatsApp ein Fehler auftritt?
Wenn ein Fehler angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Ihr Meta-Konto mit einer gültigen Zahlungsmethode verknüpft ist. Andernfalls werden keine WhatsApp-Nachrichten gesendet und das System verwendet standardmäßig SMS.
So fügen Sie eine Zahlungsmethode hinzu:
- Öffnen Sie den Abschnitt „Abrechnung und Zahlungen“ Ihres Facebook-Geschäftskontos (Meta).
- Fügen Sie Ihre Zahlungsmethode hinzu oder bestätigen Sie sie.
- Wenn bereits eine Karte verknüpft ist, überprüfen Sie, ob die Angaben aktuell sind.
- Geben Sie Ihr Land/Ihre Region, Ihre Währung und Ihre Zeitzone ein und klicken Sie dann auf „Weiter“.
- Wählen Sie Ihre Zahlungsoption, geben Sie Ihre Kartendetails ein und klicken Sie auf Speichern.
Durch die Aktualisierung der Zahlungsdetails wird eine reibungslose WhatsApp-Integration und zuverlässige Kundenkommunikation gewährleistet.
7. Ich habe mein WhatsApp synchronisiert, kann aber keine SMS direkt vom Konto aus verschicken. Warum?
Um WhatsApp-Nachrichten direkt von Hubtiger aus zu senden, müssen Sie ein separates WhatsApp-Geschäftskonto einrichten. Dies liegt daran, dass die Integration von WhatsApp eine dedizierte Nummer erfordert, um automatisierte Nachrichten und Kundeninteraktionen abzuwickeln, sodass Ihr persönliches oder primäres Geschäftskonto davon unberührt bleibt.
Wenn Sie Ihr WhatsApp bereits synchronisiert haben, aber keine Nachrichten senden können, überprüfen Sie Folgendes:
- Ihr WhatsApp-Geschäftskonto ist korrekt mit Hubtiger verknüpft.
- Die von Ihnen verbundene Nummer wird bei keiner anderen Softwareintegration verwendet.
- Ihr Meta Business-Konto verfügt über eine aktive Zahlungsmethode (erforderlich für WhatsApp-Nachrichten).
Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an unser Supportteam.
8. Meine WhatsApp-Vorlagen haben den Status „Ausstehend“. Was bedeutet das?
WhatsApp-Vorlagen erfordern vor der Verwendung eine Facebook-Meta-Genehmigung.
- Ausstehende Vorlagen werden mit einem roten Symbol angezeigt und die Genehmigung dauert normalerweise einige Minuten.
- Nach der Genehmigung wird das Symbol grün, was bedeutet, dass die Vorlage einsatzbereit ist.
So prüfen Sie den Vorlagenstatus:
Navigieren Sie zu Einstellungen > Nachrichten > WhatsApp-Integration
- Überprüfen Sie genehmigte und ausstehende Vorlagen.
- Aktualisieren Sie die Seite nach einigen Minuten, um die Aktualisierungen anzuzeigen.

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