Cómo configurar su tienda en el software de reparación de Hubtiger: guía paso a paso

• Su proceso de configuración simplificado: qué esperar
• Configuración básica: pasos 1 a 5: ponga en funcionamiento su tienda
  • Paso 1: Agregar usuarios y horas de trabajo
  • Paso 2: Configura tu perfil de tienda
  • Paso 3: Integración de POS o importación de productos y tipos de servicios de POS
  • Paso 4: Configurar pagos y depósitos dentro de la aplicación
  • Paso 5: Cómo usar el calendario para administrar su taller de servicio y reparación
• Configuración avanzada: personalice y optimice su flujo de trabajo
• • Paso 6: Configuración de mensajería
  • Paso 7: Configuración de listas de verificación
  • Paso 8: Importación de servicios históricos
  • Paso 9: Configuración de entregas y recogidas
  • Paso 10: Agregar preguntas de servicio personalizadas
  • Paso 11: Configuración de la exención digital
  • Paso 12: Agrega el widget de reserva de servicios gratuitos a tu sitio web
  • Paso 13: Gestión de proveedores de seguros externos
  • Paso 14: Uso de informes para realizar un seguimiento del rendimiento
• Solución de problemas: preguntas frecuentes
  • ¿Qué debo hacer si los pagos en línea no funcionan?
  • ¿Cómo vinculo mis reseñas de Google o mi cuenta Trustpilot?
  • ¿Por qué no se muestran los nuevos técnicos en mi cuenta?
  • ¿Cómo cambio mi configuración de idioma en Hubtiger?
  • ¿Cómo creo una etiqueta de combinación de texto libre y la uso en mensajes?
  • ¿Qué debo hacer si encuentro un error con WhatsApp?
  • Sincronicé mi WhatsApp pero no puedo enviar mensajes de texto directamente desde la cuenta. ¿Por qué?
  • Mis plantillas WhatsApp están en estado pendiente. ¿Qué significa esto?

Antes de comenzar, es importante tener en cuenta que esta guía de configuración está dividida en dos secciones clave:

• Pasos 1 a 5: Configuración esencial – Estos pasos cubren las principales tareas de configuración necesarias para poner su tienda en funcionamiento, incluida la gestión de usuarios, la configuración del perfil de la tienda, la integración del punto de venta, los pagos y una introducción al uso del calendario.
• Pasos 6-14: Configuración avanzada – Una vez que lo esencial esté en su lugar, puede ajustar su flujo de trabajo con funciones avanzadas como mensajería automatizada, exenciones digitales, entregas y recolecciones e informes.

Ahora, ¡comencemos!

El software de reparación de Hubtiger simplifica la gestión del taller. Empiece por configurar los elementos esenciales, como el acceso de los usuarios, los pagos y la integración del punto de venta, para garantizar un funcionamiento diario sin problemas. Una vez que tenga los elementos básicos, puede ajustar su configuración con funciones como mensajería automática, exenciones digitales y widgets de reserva de servicios para aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia del cliente.

Agregar usuarios en Hubtiger te permite administrar el acceso del personal, establecer horarios de trabajo y garantizar el funcionamiento sin inconvenientes en tu taller. También puedes administrar las licencias del personal, las fechas de cierre del taller y ordenar los recursos del calendario para mantener todo organizado.

En el lado izquierdo de la pantalla, utilice la barra de menú para desplazarse hacia abajo y navegar a:

Configuración > General > Usuarios

Haga clic en el botón “Agregar personal” en la parte superior derecha de su pantalla

Complete los campos obligatorios en la sección “Datos del usuario”:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre y apellido
• Número de teléfono (opcional)
• Contraseña y confirmar contraseña: cree una contraseña segura para el miembro del personal.

Haga clic en "Siguiente" para pasar a "Roles de usuario"

Elija el rol adecuado para el usuario en función de sus responsabilidades:

• Técnico: Puede ver el calendario, clientes y servicios; aparecerá en el calendario.
• Ajustador: similar a un técnico pero centrado en el ajuste de bicicletas en lugar de en tipos de servicio.
• Administrador: acceso completo a todas las funciones y configuraciones.
• Gerente del taller: administra a los técnicos y las configuraciones, pero no puede ver ni cambiar los registros financieros.

Active la función adecuada para el nuevo usuario y haga clic en “guardar”.

Después de agregar al usuario, este podrá iniciar sesión en el software de reparación de Hubtiger con su correo electrónico y la contraseña que haya configurado. Desde esta sección, puede administrar usuarios seleccionando sus nombres para actualizar detalles, restablecer contraseñas o eliminarlos según sea necesario.

Consejo principal: Mantener una hoja de cálculo con los nombres de usuario y las contraseñas del personal puede ahorrar tiempo y reducir las molestias. Revisar periódicamente la lista de usuarios ayuda a mantenerla actualizada. Eliminar los perfiles antiguos garantiza registros precisos y evita posibles problemas de acceso para el equipo.

Gestionar las horas de trabajo del personal en su taller con el software de reparación de Hubtiger garantiza que su taller funcione sin problemas al permitirle realizar un seguimiento de la disponibilidad, asignar tipos de servicios y administrar responsabilidades con facilidad.

Configuración > General > Usuarios > Horario laboral

• Asegúrese de hacer clic en “Horas de trabajo” en la parte superior izquierda de la pantalla.
• Esto lo llevará a una página de descripción general donde podrá ver todos los miembros del personal y sus horas de trabajo asignadas de un vistazo.
• Esta página proporciona una descripción rápida de las horas de trabajo de cada miembro del personal para el mes seleccionado.
• Los círculos verdes con números representan horas de trabajo asignadas, mientras que los círculos grises indican días libres.

Para agregar o realizar ajustes a las horas de trabajo, haga clic en el ícono de lápiz junto al nombre del miembro del personal.

Aparecerá una ventana emergente donde podrás: 

• Modificar la información del personal.
• Asignar o actualizar roles del personal.
• Establecer horario de trabajo y disponibilidad.
• Tipos de servicio y accesorios: se completarán automáticamente más adelante en el proceso de configuración, pero se pueden modificar aquí en el futuro.

En la pestaña Disponibilidad, puedes establecer el horario laboral mediante:

• Ingresar una hora de inicio y finalización para cada día.
• Ajuste del número de horas en línea mediante el control deslizante.
• Las horas de trabajo se pueden personalizar individualmente para cada día y los días no laborables se pueden establecer en cero horas.

Importante: Los tipos de servicio y accesorios se asignarán más adelante en el proceso de configuración y aparecerán automáticamente en esta sección una vez configurados.

Ahora, deberá configurar el perfil de su tienda, que incluye detalles esenciales que los clientes verán al hacer una reserva.

Vaya a Configuración > General > Perfil de la tienda

Complete los siguientes datos:

• Nombre de la tienda: Introduzca el nombre de su tienda.
• Agregar imagen de escaparate: Necesario para que las configuraciones de múltiples tiendas se muestren correctamente en el widget de múltiples tiendas.
• Descripción: Proporcione una breve descripción general de su tienda.
• Información del contacto: Agregue el correo electrónico, el número de teléfono y la URL del sitio web de su tienda.
• Dirección física: Ingrese la dirección de su tienda para que los clientes puedan encontrarla.
• Número mínimo de tarjeta de trabajo/orden de trabajo: Si utiliza tarjetas de trabajo/órdenes de trabajo numeradas y desea continuar desde un número específico, ingréselo aquí.
• Habilitar reservas en línea: Active esta opción para permitir que los clientes reserven en línea.

• Habilitar accesorios: Active esta opción si ofrece accesorios como parte de sus servicios (opcional).
• Información sobre país, moneda e impuestos: Configure su país, unidad de medida, símbolo de moneda, configuración de impuestos y tasa de impuestos.
• Permitir descuentos: Habilite esto si desea permitir descuentos (para integraciones como Shopify, Vend, Xero y Lightspeed).
• Habilitar la autenticación de dos factores (TFA): Active esta opción para mayor seguridad, requiriendo que los usuarios se registren con la aplicación Google Authenticator.
• Etiqueta de combinación de texto libre: Crea una etiqueta de combinación de texto libre para personalizar los mensajes automáticos. Si necesitas ayuda para crear una, haz clic en aquí.
• Consentimiento de marketing RGPD: Activa esta opción para recopilar el consentimiento de marketing de los clientes cuando realizan reservas en línea. También puedes agregar un texto de consentimiento GDPR personalizado.
• Trustpilot y reseñas de Google: Introduzca las URL de su Trustpilot y Perfil de empresa de Google páginas para permitir revisiones inteligentes y facilitar que los clientes dejen comentarios.

Una vez ingresados todos los detalles, haga clic en “Actualizar perfil” para guardar los cambios.

Consejo principal: Asegúrate de que tu país y dirección estén correctamente ingresados en el perfil de tu tienda. Los detalles de ubicación precisos son esenciales para habilitar funciones clave en el software de reparación de Hubtiger, incluido el uso compartido de la ubicación a través de WhatsApp, integraciones y pagos dentro de la aplicación.

Para configuraciones operativas y de personalización más avanzadas, navegue a:

Configuración > General > Otras configuraciones

Aquí puedes configurar funciones adicionales para adaptar el software de reparación de Hubtiger a tus necesidades, como preferencias de flujo de trabajo, notificaciones y configuraciones de automatización. Asegúrate de explorar esta sección para optimizar tu configuración y asegurarte de que todo funcione sin problemas.

En esta etapa, el siguiente paso depende de si tienes un sistema POS. Si lo tienes, lo vincularás a Hubtiger para la sincronización automática. Si no, puedes agregar productos y servicios manualmente o importarlos usando una hoja de Excel. Ambas opciones están diseñadas para que el proceso sea sencillo y eficiente. Exploremos ambas opciones.

Una de las características más valiosas del software de reparación de Hubtiger es su capacidad de integrarse con su sistema POS existente, lo que permite una gestión de inventario perfecta y un procesamiento de transacciones sin esfuerzo.

Vaya a Configuración > General > Integración de POS

Proceso:

• Seleccione su plataforma POS de la lista para integrarla con Hubtiger.
• Siga las instrucciones del asistente de configuración e ingrese las credenciales necesarias para su sistema POS. El video muestra el proceso para Lightspeed X, pero los pasos pueden variar según su POS.
• Permita que Hubtiger sincronice los datos con su POS. Esto puede tardar unos minutos, así que tenga paciencia mientras se completa la sincronización.

Consejo principal: Asegúrese de que su POS esté completamente sincronizado para evitar discrepancias entre su inventario y las piezas o servicios necesarios para las reparaciones.

Si no tiene un sistema POS, deberá configurar manualmente los tipos de servicios y los productos POS en Hubtiger. Esto garantiza que todos sus servicios y productos estén disponibles al crear tarjetas de trabajo y administrar transacciones.

El software de reparación de Hubtiger te permite hacer clic en cada tipo de servicio y configurarlo según tus necesidades. Puedes editar lo siguiente:

• Categoría: Asigna una categoría para organizar tus servicios.
• Habilitar reservas en línea: Active 'Permitir reservas mediante widget' para permitir que los clientes reserven este servicio en línea a través de su widget de reservas.
• Agregar una descripción del servicio: Proporcionar detalles para explicar qué incluye el servicio.
• Asignar personal: Active o desactive el botón junto al nombre de cada miembro del personal para seleccionar quién puede realizar este servicio.
• Guardar y repetir: Haga clic en «guardar» y clasifique todos sus tipos de servicios.

Nota:Puede ignorar las pestañas Listas de verificación y Plantillas de mensajes por ahora. Estas se configurarán más adelante en el proceso, pero siempre puede volver a esta sección para obtener una descripción general y realizar ajustes en el futuro.

Al agregar un nuevo servicio, asegúrese de que cada uno esté claramente definido para que los clientes y el personal puedan comprender fácilmente lo que se ofrece. Asigne cada servicio a la categoría adecuada para mantener su lista organizada y garantizar una gestión fluida de las reservas.

Vaya a Configuración > Servicios > Tipos de servicio

Proceso: 

• Haga clic en el botón «Agregar nuevo» en la parte superior derecha de su pantalla.
• Elija crear una nueva categoría o un nuevo servicio.
• Seleccione 'nuevo servicio'
• Seleccione la categoría apropiada.
• Ingrese el SKU o el nombre del producto para agregarlo automáticamente a las tarjetas de trabajo.
• Introduzca un nombre de servicio claro.
• Introduzca el precio del servicio.
• Seleccione el tiempo estimado requerido.
• Activa o desactiva la opción 'Permitir reservas mediante widget/aplicación'.
• Agregue descripciones para explicar el servicio a los clientes que reservan en línea.

Por último, haga clic en “Guardar”.

Si no tiene un sistema POS con el que integrarse, el siguiente paso es agregar manualmente los productos POS. Puede importar varios productos a la vez o agregarlos individualmente.

Vaya a Configuración > Productos > Productos POS

Proceso:

• Haga clic en el icono de la nube en la esquina superior derecha.
• Seleccione ‘Descargar plantilla’ (diferente de la plantilla de tipos de servicio).
• Ingrese toda la información requerida para cada producto y asegúrese de que los campos obligatorios estén completos.
• Guarde el archivo como un Archivo de Excel
• Regrese a Hubtiger y haga clic en "Seleccionar archivo para importar".
• Haga clic en “Iniciar importación” para finalizar.
• Regrese a la pantalla Productos del POS. Puede hacer clic en cualquier producto para editar sus detalles cuando lo necesite, tanto ahora como en el futuro.

Consejo principal: Asegúrese de que se completen los campos obligatorios de cada producto para garantizar un proceso de carga fluido y exitoso.

A continuación, agregue sus productos de punto de venta importándolos en bloque o agregándolos individualmente. Esto le permite administrar el inventario, los precios y la disponibilidad directamente en Hubtiger. Si se toma el tiempo para configurar estos detalles ahora, optimizará las operaciones futuras y garantizará un flujo de trabajo más fluido.

Vaya a Configuración > Productos > Productos POS

Proceso:

Haga clic en el signo más en la parte superior derecha de la pantalla junto a la pequeña nube para agregar un nuevo producto.

• Introduzca los detalles del producto: Agregue un nombre, SKU (o déjelo en blanco para generar automáticamente), marca y tipo de producto.
• Campos opcionales: Incluya el SKU, EAN y UPC del fabricante si es necesario.
• Establecer precios: Introduzca el precio de coste y el precio por defecto, ambos incluidos el IVA.
• Habilitar impuestos (si corresponde): Activa o desactiva la opción 'Sujeto a impuestos'.

Haga clic en “Guardar” para agregar el producto.

Puede editar los detalles del producto en cualquier momento haciendo clic en un producto en la pantalla Productos POS.

Conecte su cuenta Stripe o Paystack con el software de reparación de Hubtiger para aceptar sin problemas Pagos y depósitos en línea para sus servicios, haciendo que las transacciones sean más fluidas tanto para su tienda como para sus clientes.

Vaya a Configuración > Pago > Pagos en línea

Proceso:

• Haga clic en “Conectarse con Stripe” y siga las instrucciones para iniciar sesión y vincular su cuenta.
• Para las tiendas en Sudáfrica, Hubtiger admite Paystack, que aparece cuando Sudáfrica está configurada como la ubicación de tu tienda.
• Si Paystack no está visible, vaya a su Perfil de tienda y configure su ubicación en Sudáfrica.
• Una vez completado esto, los clientes pueden pagar directamente a través de Hubtiger.

Una vez que hayas conectado tu cuenta Stripe, puedes configurar depósitos de servicio para asegurar reservas por adelantado. El software de reparación de Hubtiger te permite configurar depósitos según tus preferencias, eligiendo entre pago total, un depósito basado en porcentaje o un monto mínimo fijo.

Vaya a Configuración > Pagos > Depósitos de servicio

Proceso:

• Habilitar depósitos: Mueva el interruptor para habilitar depósitos para reservas en línea.
• Elija el tipo de pago: Seleccione si desea cobrar un pago completo o un depósito.
• Establecer monto de depósito:Elige entre un porcentaje del coste total o un importe mínimo fijo e introduce el porcentaje o importe requerido.
• Aplicar a todos los tipos de servicios: Habilite esta opción si desea que la configuración de depósito se aplique en todos los servicios.
• Agregar términos y condiciones de pago: Utilice el cuadro de texto para incluir cualquier término relacionado con reembolsos o cancelaciones de depósitos.
• Guardar su configuración:Haga clic en Actualizar configuración para finalizar la configuración de su depósito.

Consejo principal: Exigir un depósito puede ayudar a reducir las inasistencias y a garantizar reservas anticipadas. Asegúrese de que las condiciones del depósito sean claras para los clientes para evitar confusiones.

Ahora que tu tienda está configurada, el calendario se convierte en tu herramienta de referencia para gestionar trabajos, asignar técnicos y mantener el funcionamiento sin problemas. Dominarlo te ayudará a agilizar las reservas, reducir el trabajo administrativo y garantizar que cada trabajo se programe y complete de manera eficiente. A continuación, te indicamos cómo aprovechar al máximo el calendario:

Haga clic en “Calendario” en la barra lateral del lado izquierdo de su pantalla.

La gestión eficiente del cronograma de su taller comienza con la creación precisa de trabajos. Para crear un nuevo trabajo:

• Para crear un nuevo trabajo, seleccione la fecha deseada y la fila del técnico haciendo clic en el botón espacio en blanco en el calendario.

Este sistema intuitivo garantiza que cada tarea se asigne correctamente, agilizando su flujo de trabajo.

El software de reparación de Hubtiger ofrece un calendario versátil con múltiples opciones de visualización para ayudarle a planificar y administrar las actividades de su taller de manera eficiente.

• Vista semanal (predeterminada): Proporciona una imagen clara de todos los trabajos programados para la semana actual, lo que facilita el seguimiento de las tareas en curso y los plazos próximos.
• Vista del día: Ofrece una vista enfocada de los trabajos asignados a cada técnico para un día específico, garantizando que nada pase desapercibido.
• Vista de 2 semanas: Perfecta para planificar con anticipación, esta vista muestra todos los trabajos reservados para las próximas dos semanas.
• Vista mensual: Una descripción general completa de todas las reservas para el mes actual, ideal para la planificación a largo plazo y la asignación de recursos.

Utilice los botones de flecha para desplazarse por las diferentes fechas, lo que le permitirá revisar actividades pasadas o planificar próximas reservas.

Gestiona eficientemente tu equipo con las siguientes herramientas:

• Compartir enlace de iCal: Comparta calendarios de técnicos individuales con clientes específicos o VIP para mejorar la transparencia y la coordinación.
• Configurar: Personalice los perfiles de los técnicos para que se ajusten a las necesidades de su negocio. Puede:
  • Actualizar detalles del usuario como nombres e información de contacto.
  • Definir roles y establecer availability.
  • Specify the service types each technician is qualified to perform.
  • Customise default work hours or fine-tune individual work hours to maximise productivity.
• Leave Button: Simplify leave management by quickly adding planned or unplanned absences and setting closed days for technicians.

Quickly locate specific jobs or focus on particular workflows using the right-side filter options:

• Color-Coded Keys: Highlights jobs with specific colours based on their status, such as “booked in,” “waiting for work,” or “item ready.”
• Tech Filter: Narrow your view to jobs assigned to specific technicians, ensuring efficient resource allocation.

Visual cues help you understand the status of each job at a glance:

• Bordered Job Cards: Indicate jobs that are linked to other tasks.
• Thick Top Border: Signals that the job has been paid.
• Job Card with Lines: Indicates that the item for service has not yet arrived at the shop.

Stay on top of your workshop’s performance with the availability and daily goals gauge, located at the bottom of the screen:

• Workshop Revenue: See real-time updates on your total revenue.
• Labour Revenue: Track income specifically generated from labour services.
• Labour Goal: Monitor progress toward achieving weekly labour revenue targets.
• Available Hours for the Week: View the total hours your team has available, ensuring optimal scheduling and workload distribution.

Finding a specific job card is simple with Hubtiger’s robust search functionality. Use any of the following criteria to locate a job card:

• Job Card Number
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• Nombre de pila o Apellido
• Bike Model
• Serial Number

Once the job card appears, you can navigate directly to it for detailed information, ensuring seamless communication and service delivery.

By leveraging the full capabilities of Hubtiger’s repair software, including the Service Calendar, you can optimise your workshop’s efficiency, enhance customer satisfaction, and streamline your operations.

Once your essential setup is complete, you can customise Hubtiger’s repair software to fit your shop’s needs. These optional features help you automate tasks, improve customer communication, and enhance efficiency.

Clear and effective communication with your customers is essential, and Hubtiger provides multiple messaging options, including email, SMS, and WhatsApp. Setting up message templates allows you to send automated notifications and updates, ensuring customers stay informed about the progress of the service.

Vaya a Configuración > Mensajería > Plantillas de mensajes

You will find three messaging options: Email, SMS, and WhatsApp. You can customise templates for each type of communication.

• Activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico.
• Personalice las plantillas de correo electrónico agregando texto, botones, encabezados, divisores e imágenes.
• Adjust the layout, colours, and fonts to align with your brand’s style.
• Include links or menus to help customers navigate directly to bookings or reviews.

• Activa o desactiva las notificaciones por SMS. Ten en cuenta que para recibir mensajes SMS es necesario comprar paquetes de SMS.
• To purchase bundles, navigate to settings > messaging>message bundles and purchase the amount of SMSes you think you’ll need. You can add more at any time.
• The template is limited to 160 characters, so keep messages concise. Use merge tags to personalise messages (e.g., adding customer names or booking details).

WhatsApp integration costs an additional $10 per month per workshop, with separate charges from WhatsApp.

To activate, update your Hubtiger plan by adding WhatsApp. Navigate to Settings > General > Manage Subscription and enable WhatsApp.

Go to Settings > WhatsApp Integration, log in via Facebook, and follow the steps to connect your WhatsApp Business account.

Customise WhatsApp messages with no character limit, including merge tags, optional headers, and CTAs (Call-To-Actions).

Consejo principal: Automated messaging enhances customer communication and minimises manual admin work, ensuring customers stay updated throughout the service. For detailed WhatsApp setup instructions, refer to our Step-by-Step Guide to WhatsApp Integration.

Checklists help standardise workshop processes by ensuring technicians complete necessary checks during each service. They improve efficiency, reduce errors, and provide a clear record of work done, enhancing both customer experience and internal workflow management.

Navigate to Settings > Workflow > Checklist Configuration

• Click ‘Add New’ to create a new checklist item.
• Enter a Checklist Name to clearly define what the checklist item is for.
• Select the Control Type, choosing either a checkbox for simple yes/no checks or a text box for entering specific values like seat height.
• Enable Additional Options if Needed:
  • Pre-Service Check displays the checklist when booking a bike in.
  • Checklist for All Services applies the checklist across all service jobs.
  • Front & Rear Check ensures the checklist covers both front and rear components.
• Assign a Label Colour to make specific checklist items stand out on job cards.

Click ‘Save’ to finalise the checklist item.

Importante: Now that your checklist items are saved, you can easily link them to specific service types in the Service Types section for services that don’t apply to all jobs.

Hubtiger’s repair software allows you to import past, current, and upcoming service records, making service imports especially useful when transitioning from another repair software. This ensures that your shop has a complete service history for every item, helping you track work done and upcoming jobs with ease.

Navigate to Settings > Services > Service Imports

• Click ‘Download Template’ to get the Excel file for service imports.
• Enter all required details, such as customer details, service type, item information, and service notes, into the Excel template.
• Save the file as an Excel document.
• Click ‘Select File to Import’ and upload your saved Excel file.
• Choose whether to send customer communication for in-progress or upcoming services included in the list.
• Click ‘Begin Import’ to complete the process.

Once imported, you can track open jobs, pick-ups/deliveries, and items ready for collection by navigating to ‘Services’ from the left-hand menu.

Hubtiger streamlines logistics by enabling you to manage delivery and collection options for your workshops. You can set delivery zones, apply fees, allocate vehicles, and customise time slots to optimise scheduling.

Navigate to Settings > Workflow > Pick-ups/Deliveries Setup

• Habilitar entregas y recogidas: Switch on these options for all your workshops that provide delivery or collection services.
• Define Delivery/Collection Areas: Click the plus sign to add new zones under the Collection/Delivery Area and use the map tool to customise the size and shape of each area.
• Set Names and Fees: Assign a name and SKU to each area, linking it to a specific delivery or collection fee.
• Manage Delivery Vehicles: Add delivery vehicles by clicking the plus sign. Name each vehicle (e.g., “Van 1”), specify its maximum workshop item capacity, and link it to the corresponding delivery areas.
• Configure Delivery/Collection Slots: Set available delivery and collection slots by choosing specific days and start/end times. Assign vehicles and areas to each slot for seamless scheduling.
• Apply Buffer Days: Establish a booking cut-off period (e.g., deliveries must be booked at least one day before 17:00).
• Ranuras personalizadas: Modify the schedule for specific dates by creating custom slots that override default settings.
• Block Unavailable Dates: Prevent deliveries and collections on specific days, such as holidays or maintenance periods.

Hubtiger’s repair software allows you to add custom questions to collect specific details from customers, enhancing the booking process and ensuring they receive the most suitable service. These questions are especially useful when additional information, such as height, weight, or experience level, is required to prepare workshop items correctly.

Navigate to Settings > Workflow > Custom Service Questions

• Drag and Drop Controls: Create custom questions by dragging controls (e.g., text inputs, text areas, or checkboxes) from the “Control Templates” section on the left.
• Configure Your Questions: After selecting a control, customise the question by entering the text you want to ask the customer (e.g., “What is your weight?” for adjusting bike suspension).
• Add a Hint: Provide guidance to customers, such as “We need this information to set the bike suspension correctly.”
• Mandatory Question: Toggle this option into the on position if the question must be answered before completing the booking.
• Link to Categories: Associate each question with specific product categories (e.g., linking weight-related questions to mountain bikes or road bikes).

Consejo principal: Custom workshop questions enhance the customer experience and ensure services are tailored to their needs. For example, knowing a customer’s weight for a bike service helps fine-tune the suspension to the customer’s preference.

Digital waivers are essential for workshop and repair businesses, helping to set clear expectations, reduce liability, and streamline customer interactions. Hubtiger allows you to create and manage different types of waivers, ensuring transparency and efficiency throughout the service process.

Navigate to Settings > Workflow > Workshop & Fitting Waivers

You can set up and customise different digital waiver forms based on your workshop’s requirements using Hubtiger’s repair software. The three most commonly used waivers include:

• This waiver ensures customers acknowledge existing damage, consent to the service, and specify any special instructions before work begins.
• Customers can document pre-existing conditions with images and store them within the workshop management system.
• It helps reduce misunderstandings and ensures a personalised service experience.

• Used when handing over the completed repair or service, ensuring both the technician and the customer confirm the work meets expectations.
• It can be configured to require signatures from the technician, workshop manager, or customer.
• QR codes can be used to allow customers to sign digitally on their own devices, minimising wait times and improving efficiency.

• Ideal for businesses offering custom fittings, ensuring all measurements and adjustments are correctly recorded.
• It can capture details such as height, weight, and specific component adjustments to ensure a perfect fit.
• It helps protect the business from disputes while improving customer satisfaction.

Consejo principal: A well-structured digital waiver protects your business and streamlines operations. Learn what to include, why waivers are essential, and how to integrate them effectively in our blog: The Digital Waiver Form: Types, Benefits, Examples, Framework, and More.

Hubtiger enables you to offer seamless online service bookings with a range of free, customisable widgets that can be embedded directly on your website. Choose from a booking widget, fittings widget, collections widget, multistore widget, or multistore fittings widget, all designed to streamline customer bookings, reduce admin work, and enhance efficiency.

Navigate to Settings > Plugins > Service Booking Widget

• Adjust the primary and secondary colours to match your branding.
• Configure el fondo de la tarjeta para mantener un diseño cohesivo.
• Modifique el radio del borde para controlar qué tan redondeadas aparecen las tarjetas de reserva.
• Seleccione fuentes personalizadas para alinearlas con la tipografía de su sitio web.
• Ingrese su ID de GTM para realizar un seguimiento de las interacciones de los clientes con el widget y monitorear las tendencias de reserva.
• Copie el enlace URL para crear una página de reserva independiente.
• Copie el código iFrame para incrustar el widget directamente en su sitio web.
• Si su tienda ofrece recogida y entrega, el widget incluye esta función de forma predeterminada.
• Desactive esta configuración si desea excluir la entrega de las reservas en línea.

Consejo principal: Agregar un widget de reservas a su sitio web facilita que los clientes programen reparaciones, lo que aumenta las reservas en línea y mejora la experiencia del cliente. Si desea obtener más información sobre cómo un widget de reservas puede beneficiar a su negocio, consulte nuestro blog: “Impulsar el crecimiento: cómo un widget de reservas puede beneficiar a su negocio”.

Agregar proveedores de seguros externos le permite a su tienda comunicarse directamente con las aseguradoras cuando los clientes solicitan reparaciones a través del seguro. Esto simplifica el proceso, lo que le permite enviar cotizaciones y actualizaciones fácilmente y, al mismo tiempo, elegir si el cliente recibe la misma información.

Vaya a Configuración > Flujo de trabajo > Terceros

• Haga clic en “Nuevo tercero” para abrir el formulario.
• Ingrese el nombre del proveedor de seguros y los datos de la persona de contacto.
• Agregue un número de teléfono y una dirección física como referencia.
• Haga clic en “Cargar imagen” si desea agregar un logotipo o una imagen relevante.
• En Notificar, ingrese las direcciones de correo electrónico de los contactos de seguros. Separe los correos electrónicos con comas.
• Seleccione qué actualizaciones de estado debe recibir el proveedor de seguros/cliente (por ejemplo, Recolecciones, Reservado, Esperando repuestos, Entregas).
• Elija si el cliente también debe recibir actualizaciones manteniendo la casilla de verificación Cliente seleccionada para los estados relevantes.
• Haga clic en “Guardar” para agregar la aseguradora de terceros.

Una vez guardado, puede enviar cotizaciones y actualizaciones directamente al proveedor de seguros utilizando el software de reparación de Hubtiger, con la opción de mantener al cliente informado durante todo el proceso.

Consejo principal: Puede vincular las tarjetas de trabajo a pagos de terceros seleccionando un proveedor externo en el menú desplegable de una tarjeta de trabajo. Esto garantiza una comunicación fluida con las aseguradoras y simplifica el proceso de pago.

El software de reparación de Hubtiger ofrece un conjunto completo de informes diseñados para ayudar a los propietarios de talleres y talleres de reparación a realizar un seguimiento del rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones comerciales informadas. Al utilizar estos conocimientos, puede optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.

Para ver sus informes, navegue hasta el menú a la izquierda de su pantalla y haga clic en “Informes”. Desde aquí, puede seleccionar el tipo de informe que necesita y establecer un rango de fechas para analizar datos pasados, monitorear tendencias actuales y planificar el futuro.

A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo puede aprovechar al máximo estos informes:

• Mejorar el rendimiento de los técnicos: Supervise las calificaciones de los técnicos, el rendimiento detallado y los ingresos generados por cada técnico.
• Optimizar el flujo de trabajo:Realice un seguimiento de los tiempos de entrega de trabajos, reparaciones de taller y estados de servicio para identificar cuellos de botella.
• Mejorar la gestión financiera: Revise los desgloses de las tarjetas de trabajo, los ingresos por piezas, los ingresos por mano de obra y la facturación general.
• Seguimiento de inventario y artículos: Manténgase al tanto del inventario para detectar trabajos incompletos y analice las divisiones entre fabricantes.
• Aproveche los conocimientos de los clientes: Utilice informes de referencias, reservas reprogramadas y datos de tarjetas de regalo para mejorar la participación del cliente.

En esta sección se incluyen ocho preguntas frecuentes que te ayudarán a resolver problemas de configuración rápidamente y a aprovechar al máximo el software de reparación de Hubtiger. Desde la gestión de técnicos hasta la configuración de pagos y mensajería, encontrarás soluciones para garantizar un proceso de configuración sin problemas.

Para aceptar pagos en línea a través del software de reparación de Hubtiger, debe conectarse a Stripe o Paystack, según su ubicación.

Para usuarios de Stripe

• Asegúrate de tener una cuenta de Stripe. Si no, puedes Regístrate aquí.
• Vaya a Configuración > General > Pagos dentro de la aplicación.
• Haga clic en “Conectar Stripe”, inicie sesión con sus credenciales y vincule su cuenta Stripe a Hubtiger.

Para usuarios sudafricanos (Paystack)

• Si no tienes una cuenta Paystack, puedes Regístrate aquí.
• Vaya a Configuración > General > Pagos dentro de la aplicación.
• Haga clic en “Conectar Paystack” para completar la configuración.

Si no aparece Paystack

• Comprueba que la ubicación de tu tienda esté configurada en Sudáfrica:
• Vaya a Configuración > General > Perfil de la tienda.
• Establezca su país en Sudáfrica y haga clic en Guardar.
• Regrese a Pagos dentro de la aplicación, actualice su navegador y ahora debería aparecer Paystack.

Consejo principal: Si aún tiene problemas para conectarse con su proveedor de pagos, intente actualizar su navegador o comuníquese con el soporte para obtener ayuda.

Agregar la URL de Google Reviews a su perfil de software de reparación de Hubtiger ayuda a generar confianza y muestra experiencias reales de clientes. Mostrar reseñas puede mejorar su credibilidad y alentar a los clientes potenciales a reservar servicios con confianza.

Dónde agregar la URL de reseñas de Google

• Vaya a Configuración > General > Perfil de la tienda.
• Desplácese hasta la parte inferior y agregue la URL de Google Reviews y la URL de Trustpilot.

Cómo obtener una URL de reseñas de Google

Para generar un enlace de Reseñas de Google, primero necesitas un Perfil de Google Business. Si no tienes uno, sigue estos pasos:

1. Visita el Perfil de empresa de Google página.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Google y haz clic en “Administrar ahora”.
3. Siga las instrucciones para ingresar los detalles de su negocio, verificar su ubicación y reclamar su perfil.
4. Encuentra el enlace de reseñas de Google
5. Una vez verificado, ve al Panel de control de tu perfil comercial de Google.
6. Haga clic en Inicio o Información, según el diseño.
7. Desplácese hacia abajo hasta la sección Obtener más reseñas y haga clic en “Compartir formulario de reseña”.
8. Copie la URL y péguela en el campo URL de Reseñas de Google en la configuración del perfil de la tienda de Hubtiger.

Consejo principal: Al compartir este enlace, a los clientes les resulta más fácil dejar reseñas, lo que ayuda a mejorar su reputación.

Cómo crear una cuenta en Trustpilot

Si utiliza Trustpilot para recibir comentarios de clientes (o desea ambas plataformas), configurar una cuenta es rápido y fácil.

1. Visita Trustpilot.
2. Haga clic en “Crear cuenta gratuita” o “Comenzar”.
3. Ingrese el nombre de su empresa, sitio web y datos de contacto.
4. Siga las instrucciones de configuración para completar su perfil.
5. Encuentre el enlace de revisión de su Trustpilot
6. Una vez que su cuenta esté configurada, navegue hasta su Panel de Control Comercial de Trustpilot.
7. Copie el enlace de la reseña y péguelo en el campo URL de Trustpilot en la configuración del perfil de la tienda de Hubtiger.

Consejo principal: Vincular Google Reviews y Trustpilot ofrece a los clientes múltiples formas de dejar comentarios, lo que aumenta su presencia y credibilidad en línea.

Si no aparecen nuevos técnicos en su cuenta, es probable que se deba a que alcanzó el límite de técnicos establecido en su paquete de suscripción.

Vaya a Configuración > General > Administrar suscripción

• Busque el límite tecnológico en su paquete actual.
• Si ha alcanzado la cantidad máxima de técnicos permitidos, deberá actualizar su suscripción para agregar más.
• Comuníquese con el soporte si necesita ayuda para ajustar su paquete.

El software de reparación de Hubtiger admite varios idiomas, lo que hace que navegar por la plataforma sea más fácil para usted y su equipo.

• Haz clic en tu nombre de perfil en la esquina superior derecha.
• Seleccione Mi perfil.
• Elija su idioma preferido en el menú desplegable.
• Haga clic en Actualizar perfil y la plataforma se ajustará automáticamente.

Idiomas admitidos: Holandés, inglés (Reino Unido y EE. UU.), finlandés, francés, alemán, italiano, noruego, portugués, polaco, esloveno, español, sueco y turco.

Las etiquetas de combinación de texto libre le permiten personalizar las comunicaciones con los clientes automáticamente.

Vaya a Configuración > General > Perfil de la tienda

• Ingrese un mensaje personalizado (hasta 50 caracteres) en la sección Etiqueta de combinación de texto libre.
• Ejemplo: agregue una despedida como “Gracias, Hubtiger Cycles”.
• Personaliza el texto ajustando el tamaño, añadiendo enlaces o insertando imágenes.

Uso de etiquetas de combinación de texto libre en mensajes:

Vaya a Configuración > Mensajería > Plantillas de mensajes

• Al editar una plantilla de mensaje (SMS, correo electrónico o WhatsApp), inserte $Porner.FreeText$.
• El sistema reemplazará la etiqueta con su texto personalizado al enviar mensajes.

Consejo principal: Fusiona etiquetas para hacer que la comunicación con el cliente sea más personal y profesional sin necesidad de ediciones manuales.

Si ve un error, asegúrese de que su cuenta Meta tenga un método de pago válido vinculado. Sin esto, no se enviarán los mensajes de WhatsApp y el sistema utilizará SMS de manera predeterminada.

Cómo agregar un método de pago:

• Abre la sección Facturación y Pagos de tu Cuenta Comercial de Facebook (Meta).
• Añade o verifica tu método de pago.
• Si ya hay una tarjeta vinculada, verifique que los datos estén actualizados.
• Complete su país/región, moneda y zona horaria, luego haga clic en Siguiente.
• Seleccione su opción de pago, ingrese los detalles de su tarjeta y haga clic en Guardar.

Mantener los detalles de pago actualizados garantiza una integración fluida de WhatsApp y una comunicación confiable con el cliente.

Para enviar mensajes de WhatsApp directamente desde Hubtiger, debes configurar una cuenta comercial de WhatsApp independiente. Esto se debe a que la integración de WhatsApp requiere un número exclusivo para gestionar mensajes automatizados e interacciones con clientes, sin que esto afecte a tu cuenta comercial principal o personal.

Si ya has sincronizado tu WhatsApp pero no puedes enviar mensajes, comprueba que:

• Su cuenta comercial WhatsApp está vinculada correctamente a Hubtiger.
• El número que ha conectado no está en uso en otra integración de software.
• Su cuenta Meta Business tiene un método de pago activo (necesario para la mensajería WhatsApp).

Si los problemas persisten, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.

Las plantillas WhatsApp requieren la aprobación de Facebook Meta antes de su uso.

• Las plantillas pendientes aparecen con un ícono rojo y generalmente demoran unos minutos para su aprobación.
• Una vez aprobado, el ícono se vuelve verde, lo que significa que la plantilla está lista para usar.

Para comprobar el estado de la plantilla:

Vaya a Configuración > Mensajería > Integración WhatsApp

• Revisar plantillas aprobadas y pendientes.
• Actualice la página después de unos minutos para ver las actualizaciones.