Escondido en Appleby-in-Westmorland, en el norte de Inglaterra, La posada de bicicletas Es una tienda de bicicletas concurrida y de confianza, dedicada a ayudar a los ciclistas a rodar con más inteligencia y a recorrer más distancias mediante la venta de bicicletas eléctricas y un servicio técnico de primera calidad. Con más de tres décadas de experiencia, el equipo se encarga de todo, desde reparaciones diarias hasta trabajos especializados de suspensión y mantenimiento de bicicletas eléctricas de alta gama, atendiendo tanto a ciclistas locales como a visitantes que se dirigen al Distrito de los Lagos.
The Bike Inn es más que una simple tienda de bicicletas; también son educadores apasionados. El equipo se apasiona igualmente por transmitir sus conocimientos mediante formación acreditada en mecánica para profesionales del ciclismo, veteranos y aspirantes en el Reino Unido y en el extranjero. Tanto si alguien quiere emprender su propio negocio como si quiere aprender los fundamentos, el equipo está ahí para ayudarle a empezar.
“Bike Inn es básicamente una tienda única para todo lo relacionado con las bicicletas”. dice Gavin Kipling. “Formamos a personas que quieren ser mecánicos de bicicletas profesionales, exmilitares, personas que buscan cambiar de carrera y personas que ya trabajan en el sector ciclista y quieren obtener el título de mecánico maestro”.
A medida que The Bike Inn seguía creciendo, también lo hacía la complejidad de gestionar las diferentes áreas del negocio, desde las reparaciones hasta la capacitación y las finanzas. Vieron la oportunidad de optimizar sus operaciones conectando sus sistemas para que todo funcionara a la perfección. Necesitaban un sistema que pudiera respaldar sus objetivos uniendo los sistemas de taller y contabilidad, ayudando al equipo a concentrarse en lo que más importa: brindar un excelente servicio y capacitar a nuevos mecánicos.
Objetivos
El Bike Inn se propuso encontrar un sistema que pudiera respaldar mejor sus operaciones diarias. Sus prioridades eran claras:
- Recuperar el tiempo a través de sistemas conectados: Integración con su software de contabilidad existente para eliminar la doble entrada y reducir el tiempo dedicado a la administración.
- Agilizar las reparaciones con una mejor supervisión: Obtener una visibilidad más clara de la actividad del taller y la planificación de recursos.
- Comunicación más clara, clientes más felices: Mantener los detalles del trabajo, notas y actualizaciones de los clientes en un solo lugar para mejorar la comunicación y establecer mejores expectativas.
Con estos objetivos en mente, el equipo de Bike Inn comenzó a buscar un sistema de gestión de talleres que pudiera reunir todo y agilizar las operaciones en todos los ámbitos.
Recuperar tiempo mediante una integración perfecta de sistemas
En aquel entonces, The Bike Inn utilizaba otro sistema de servicio y reparación para gestionar sus trabajos. Pero a medida que aumentaba la carga de trabajo, se hizo más difícil mantener todo sincronizado, sobre todo en lo que respecta a las cuentas. Necesitaban una plataforma que pudiera integrarse con su software de contabilidad para facilitar la correspondencia entre los trabajos completados, las facturas emitidas y los pagos recibidos.
Todo se reducía a las cuentas. Cuando intentábamos conciliar los trabajos realizados y las facturas emitidas con lo que constaba en las cuentas... no era así. Así que teníamos que volver atrás y volver a comprobarlo. El proceso manual era demasiado lento.
La integración se convirtió rápidamente en una de las mayores prioridades en su búsqueda de un mejor sistema. Una plataforma destacó en particular: Tigre HubNo solo ofrecía la posibilidad de sincronizar con su software de contabilidad, sino también una configuración que parecía intuitiva y fácil de usar.
Fue la facilidad de uso y la integración con las cuentas. Lo principal fueron las cuentas, porque eran un verdadero fastidio con nuestro anterior software de reparación.
Una vez abordados los problemas centrales y con el sistema demostrado ser fácil de adoptar, el equipo estaba seguro de haber encontrado una solución. software de servicio y reparación que podría ayudarles a gestionar el taller y recuperar un tiempo valioso.
Agilizar las reparaciones con una mejor supervisión
Desde que adoptó Hubtiger, The Bike Inn ha experimentado una mejora notable en sus operaciones diarias. El calendario centralizado se ha convertido en una herramienta invaluable, que proporciona una visión general completa de todo el trabajo en curso, lo que ha ayudado al equipo a gestionar su carga de trabajo de forma más eficaz y a asignar recursos donde sea necesario.
Con el calendario centralizado, podemos ver de un vistazo qué hay en el taller, qué hay pendiente, qué se ha reparado, dónde estamos esperando que lleguen las piezas y si necesitamos más recursos para reparar más motos.
El equipo continúa explicando cómo esta descripción general de alto nivel también ayuda a gestionar las expectativas de los clientes:
Si alguien trae una bicicleta, el calendario nos da una idea mucho mejor de nuestra carga de trabajo actual. Podemos avisarles con antelación de que podría tardar dos semanas, en lugar de decir "sí, estará lista la semana que viene" y luego darnos cuenta de que ya tenemos 30 bicicletas por procesar. Esa visión general nos ayuda a gestionar las expectativas y a planificar adecuadamente.
Al mejorar la visibilidad en todos los trabajos activos, el equipo puede asignar personal de manera más efectiva, reducir los cuellos de botella y administrar mejor su carga de trabajo, lo que los ayuda a mantenerse al día con la demanda sin prometer demasiado.
Comunicación más clara, clientes más satisfechos
La comunicación con el cliente fue una prioridad clave desde el principio, y desde la implementación de Hubtiger, The Bike Inn ha experimentado una mejora notable. Gracias a las actualizaciones por SMS y a una mayor visibilidad de su carga de trabajo, el equipo ahora puede mantener a los clientes informados durante todo el proceso de reparación. Esto ha ayudado a reducir los malentendidos y a fortalecer las relaciones con los clientes.
El equipo explicó que gestionar la comunicación con los clientes ahora es mucho más fácil con Hubtiger:
Reciben un SMS al entregarlo, otro después de inspeccionarlo y enviar el presupuesto para su aprobación, y un último cuando está listo para recogerlo. Esto evita que el cliente se lleve una sorpresa desagradable si la reparación resulta ser más extensa de lo previsto. Realmente ayuda a establecer expectativas, y eso es muy positivo.
Una comunicación clara y consistente se ha convertido en un diferenciador importante, que ayuda a The Bike Inn no solo a cumplir sino a superar las expectativas del cliente.
Implementación y puesta en marcha
Empezar a usar un nuevo software puede resultar abrumador, pero para The Bike Inn, la transición a Hubtiger fue sorprendentemente sencilla. El sistema fue intuitivo desde el principio, lo que permitió al equipo familiarizarse con él sin interrumpir su flujo de trabajo.
Todo se hizo bien. Hubo buena comunicación, las expectativas estaban claras, sabíamos lo que íbamos a obtener y el sistema es bastante fácil de usar desde el primer momento.
La orientación y el apoyo del equipo de Hubtiger facilitaron aún más el proceso. Con una capacitación mínima, el taller pudo integrarse rápidamente y retomar su trabajo principal.
Resultados
Las mejoras operativas desde la implementación de Hubtiger han sido prácticas y de gran alcance:
- Ahorro de tiempo en administración repetitiva e ingreso manual
- Planificación de recursos mejorada con mayor visibilidad de la carga de trabajo y las piezas
- Comunicación y establecimiento de expectativas más precisas con los clientes
- Operaciones diarias más fluidas gracias a sistemas integrados
Estas mejoras han permitido que The Bike Inn funcione de manera más eficiente, lo que le da al equipo más tiempo para concentrarse en lo que más importa: reparar bicicletas y apoyar a sus clientes.
Cuando se les preguntó qué les dirían a otras empresas que aún dependen de procesos manuales, el equipo ofreció este consejo simple pero poderoso:
Te dará más tiempo cada día para trabajar en el taller. Así que se amortiza, porque el tiempo que pierdes introduciendo datos manualmente podrías dedicarlo a las bicicletas de los clientes y a facturarles.
Mirando hacia el futuro: ¿Qué sigue para The Bike Inn?
The Bike Inn siempre ha sido más que una simple tienda de bicicletas. Si bien siguen atendiendo a los ciclistas locales con reparaciones y servicios profesionales, también les apasiona capacitar y mejorar las habilidades de la próxima generación de mecánicos.
A medida que su negocio continúa evolucionando, contar con las herramientas adecuadas permite a The Bike Inn seguir brindando un servicio excepcional y, al mismo tiempo, ampliar sus programas de capacitación para llegar a aún más aspirantes a mecánicos. Además de la capacitación práctica impartida internamente, el equipo está impulsando sus planes de ofrecer sus cursos en línea. Esto incluye hacer que los módulos sean más accesibles para los aspirantes a mecánicos en India y Sri Lanka.
“Estamos buscando traer a alguien de Sri Lanka durante seis semanas para ayudar con las traducciones al hindi mientras desarrollamos la siguiente fase de nuestra capacitación, que realizaremos en línea”, comparte el equipo.
El Bike Inn se compromete a ofrecer formación profesional a más personas en todo el mundo. Con las herramientas digitales adecuadas, ahora están mejor preparados para gestionar ambos aspectos del negocio y apoyar a una red más amplia de estudiantes y ciclistas. Hubtiger se enorgullece de apoyar a The Bike Inn en su viaje y esperamos ver su impacto continuo, tanto en su comunidad local como más allá.
Ayudando a más personas a viajar de forma más inteligente y llegar más lejos
Vea cómo The Bike Inn combina reparaciones, alquileres y capacitación para apoyar a su comunidad.