
Vergeet het papierwerk, vermijd eindeloze telefoontjes en win tijd terug met de reparatiesoftware van Hubtiger. Door uw werkplaatsactiviteiten te stroomlijnen, verbetert u de efficiëntie en houdt u klanten tevreden, terwijl uw winkel draait als een geoliede machine.
Het opzetten van uw winkel met Hubtiger is eenvoudig. De eerste stappen omvatten de essentiële zaken zoals gebruikersbeheer, betalingen en POS-integratie, zodat u zonder gedoe boekingen kunt aannemen. Vanaf daar kunt u functies aanpassen zoals geautomatiseerde berichten, digitale ontheffingen en serviceboekingswidgets om uw workflow te optimaliseren en de klantervaring te verbeteren.
Inhoudsopgave
- Uw installatie-reis eenvoudig gemaakt: wat u kunt verwachten
- Essentiële installatie: stappen 1-5 – Zorg dat uw winkel operationeel is
- Geavanceerde installatie: pas uw workflow aan en optimaliseer deze
-
- Stap 6: Berichten instellen
- Stap 7: Controlelijsten instellen
- Stap 8: Historische diensten importeren
- Stap 9: Leveringen en afhalingen instellen
- Stap 10: Aangepaste servicevragen toevoegen
- Stap 11: Digitale ontheffing instellen
- Stap 12: Voeg de gratis serviceboekingswidget toe aan uw website
- Stap 13: Beheer van externe verzekeringsaanbieders
- Stap 14: Rapporten gebruiken om prestaties bij te houden
- Problemen oplossen: veelgestelde vragen
- Wat moet ik doen als online betalingen niet werken?
- Hoe koppel ik mijn Google Reviews- of Trustpilot-account?
- Waarom worden nieuwe technici niet weergegeven in mijn account?
- Hoe wijzig ik mijn taalinstellingen in Hubtiger?
- Hoe maak ik een vrije tekstsamenvoegtag en gebruik ik deze in berichten?
- Wat moet ik doen als ik een fout tegenkom met WhatsApp?
- Ik heb mijn WhatsApp gesynchroniseerd, maar kan niet rechtstreeks sms'en vanaf het account. Waarom?
- Mijn WhatsApp-sjablonen hebben de status 'In behandeling'. Wat betekent dit?

Heeft u problemen met de inrichting van uw reparatiewerkplaats?
Ons deskundige team staat voor u klaar!
Boek een demo, dan begeleiden wij u door het installatieproces.
Uw installatie-reis eenvoudig gemaakt: wat u kunt verwachten
Voordat u aan de slag gaat, is het belangrijk om te weten dat deze installatiehandleiding is verdeeld in twee belangrijke secties:
- Stappen 1-5: Essentiële instellingen – Deze stappen omvatten de belangrijkste installatietaken die nodig zijn om uw winkel operationeel te maken, waaronder gebruikersbeheer, configuratie van winkelprofielen, POS-integratie, betalingen en een introductie tot het gebruik van de kalender.
- Stappen 6-14: Geavanceerde instellingen – Zodra de basis op orde is, kunt u uw workflow verfijnen met geavanceerde functies zoals geautomatiseerde berichten, digitale ontheffingen, leveringen en incasso's en rapportage.
Laten we beginnen!
Essentiële installatie: stappen 1-5 – Zorg dat uw winkel snel operationeel is
De reparatiesoftware van Hubtiger maakt werkplaatsbeheer moeiteloos. Begin met het instellen van essentiële zaken zoals gebruikerstoegang, betalingen en POS-integratie om soepele dagelijkse activiteiten te garanderen. Zodra de basis is ingesteld, kunt u uw instellingen verfijnen met functies zoals geautomatiseerde berichten, digitale ontheffingen en serviceboekingswidgets om de efficiëntie te verhogen en de klantervaring te verbeteren.
Stap 1: Gebruikers en werkuren toevoegen
Door gebruikers toe te voegen in Hubtiger kunt u de toegang van uw personeel beheren, werkuren instellen en zorgen voor soepele processen in uw werkplaats. U kunt ook het verlof van uw personeel, winkelsluitingsdata en kalenderbronnen beheren om alles georganiseerd te houden.
Gebruik de menubalk aan de linkerkant van uw scherm om naar beneden te scrollen en naar het volgende te navigeren:
Instellingen > Algemeen > Gebruikers
Hoe voeg ik een nieuw personeelslid toe?
Proces:
Klik op de knop 'Personeel toevoegen' rechtsboven in uw scherm
Vul de vereiste velden in het gedeelte 'Gebruikersgegevens' in:
- E-mailadres
- Voornaam en achternaam
- Telefoonnummer (optioneel)
- Wachtwoord & Wachtwoord bevestigen: Maak een veilig wachtwoord voor de medewerker.
Klik op 'Volgende' om door te gaan naar 'Gebruikersrollen'
Kies de juiste rol voor de gebruiker op basis van zijn/haar verantwoordelijkheden:
- Technicus: Kan de agenda, klanten en diensten bekijken; worden in de agenda weergegeven.
- Monteur: Vergelijkbaar met een technicus, maar gericht op het afstellen van fietsen in plaats van op service.
- Beheerder: Volledige toegang tot alle functies en instellingen.
- Werkplaatsmanager: Beheert technici en instellingen, maar kan geen financiële gegevens bekijken of wijzigen.
Schakel de juiste rol in voor de nieuwe gebruiker en klik op 'opslaan'.
Nadat u de gebruiker hebt toegevoegd, kunnen ze inloggen op de reparatiesoftware van Hubtiger met hun e-mailadres en het wachtwoord dat u hebt ingesteld. Vanuit deze sectie kunt u gebruikers beheren door hun namen te selecteren om details bij te werken, wachtwoorden te resetten of ze te verwijderen indien nodig.
Toptip: Het bijhouden van een spreadsheet met gebruikersnamen en wachtwoorden van medewerkers kan tijd besparen en gedoe verminderen. Regelmatig uw gebruikerslijst controleren helpt om deze up-to-date te houden. Het verwijderen van oude profielen zorgt voor nauwkeurige records en voorkomt potentiële toegangsproblemen voor uw team.
Werkuren van personeel instellen
Door de werkuren van uw personeel in uw winkel te beheren met de reparatiesoftware van Hubtiger, zorgt u ervoor dat uw winkel soepel blijft draaien. U kunt de beschikbaarheid bijhouden, servicetypen toewijzen en verantwoordelijkheden eenvoudig beheren.
Instellingen > Algemeen > Gebruikers > Werkuren
Proces:
- Zorg ervoor dat u linksboven in het scherm op 'Werkuren' klikt.
- U komt op een overzichtspagina terecht waar u in één oogopslag alle medewerkers en hun toegewezen werkuren kunt zien.
- Op deze pagina krijgt u een snel overzicht van de werkuren van elk personeelslid in de geselecteerde maand.
- Groene cirkels met cijfers geven toegewezen werkuren aan, terwijl grijze cirkels vrije dagen aangeven.
Om werkuren toe te voegen of aan te passen, klikt u op het potloodpictogram naast de naam van de medewerker.
Er verschijnt een pop-up waarin u het volgende kunt doen:
- Wijzig personeelsgegevens.
- Personeelsrollen toewijzen of bijwerken.
- Stel werktijden en beschikbaarheid in.
- Servicetypen en fittingen: Deze worden later in het installatieproces automatisch ingevuld, maar kunnen hier in de toekomst worden gewijzigd.
Standaardwerkuren instellen
Op het tabblad Beschikbaarheid kunt u de werkuren instellen door:
- Voor elke dag een begin- en eindtijd invoeren.
- Pas het aantal online-uren aan met de schuifregelaar.
- De werkuren kunnen voor elke dag afzonderlijk worden aangepast en niet-werkdagen kunnen op nul uren worden ingesteld.
Belangrijk: Servicetypen en fittingen worden later in het installatieproces toegewezen en verschijnen automatisch in deze sectie zodra ze zijn geconfigureerd.
Stap 2: Configureer uw winkelprofiel
Nu moet u uw winkelprofiel instellen. Hierin staan de essentiële gegevens die klanten zien wanneer ze een boeking maken.
Ga naar Instellingen > Algemeen > Winkelprofiel
Proces:
Vul de volgende gegevens in:
- Winkelnaam: Voer de naam van uw winkel in.
- Voeg een etalage-afbeelding toe: Vereist voor multi-store-opstellingen om correct te worden weergegeven in de multi-store-widget.
- Beschrijving: Geef een kort overzicht van uw winkel.
- Contactgegevens: Voeg het e-mailadres, telefoonnummer en de URL van uw website toe.
- Fysiek adres: Voer het adres van uw winkel in, zodat klanten u kunnen vinden.
- Minimaal taakkaart-/werkordernummer: Als u genummerde taakkaarten/werkorders gebruikt en wilt doorgaan vanaf een specifiek nummer, voert u dat hier in.
- Online boekingen inschakelen: Schakel dit in om klanten online te laten boeken.
- Fittingen inschakelen: Schakel dit in als u montage als onderdeel van uw diensten aanbiedt (optioneel).
- Land-, valuta- en belastinginformatie: Stel uw land, maateenheid, valutasymbool, belastinginstellingen en belastingtarief in.
- Korting toestaan: Schakel dit in als u kortingen wilt toestaan (voor integraties zoals Shopify, Vend, Xero en Lightspeed).
- Twee-factor-authenticatie (TFA) inschakelen: Schakel dit in voor extra beveiliging, waarbij gebruikers zich moeten registreren met de Google Authenticator-app.
- Vrije tekst samenvoegingstag: Maak een gratis tekstmergetag om geautomatiseerde berichten te personaliseren. Als u hulp nodig hebt bij het maken ervan, klikt u op hier.
- AVG-marketingtoestemming: Activeer dit om marketingtoestemming van klanten te verzamelen wanneer ze online boeken. U kunt ook aangepaste GDPR-toestemmingstekst toevoegen.
- Trustpilot & Google-recensies: Voer de URL's in voor uw Trustpilot En Google Bedrijfsprofiel pagina's om slimme beoordelingen mogelijk te maken en het voor klanten gemakkelijker te maken om feedback achter te laten.
Zodra alle gegevens zijn ingevoerd, klikt u op 'Profiel bijwerken' om uw wijzigingen op te slaan.
Toptip: Zorg ervoor dat uw land en adres correct zijn ingevoerd in uw winkelprofiel. Nauwkeurige locatiegegevens zijn essentieel voor het inschakelen van belangrijke functies in de reparatiesoftware van Hubtiger, waaronder locatiedeling via WhatsApp, integraties en in-app-betalingen.
Verdere aanpassingen: Overige instellingen
Voor meer geavanceerde aanpassingen en operationele instellingen, navigeer naar:
Instellingen > Algemeen > Overige instellingen
Hier kunt u extra functies configureren om de reparatiesoftware van Hubtiger aan te passen aan uw behoeften, zoals workflowvoorkeuren, meldingen en automatiseringsinstellingen. Bekijk deze sectie om uw installatie te optimaliseren en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Stap 3: POS-integratie of POS-producten en servicetypen importeren
In deze fase hangt uw volgende stap af van of u een POS-systeem hebt. Als dat zo is, koppelt u het aan Hubtiger voor automatische synchronisatie. Als dat niet zo is, kunt u handmatig producten en services toevoegen of ze importeren met behulp van een Excel-sheet. Beide opties zijn ontworpen om het proces soepel en efficiënt te maken. Laten we beide opties verkennen.
Optie 1: Integreer uw Point of Sale (POS)
Een van de meest waardevolle functies van Hubtiger's reparatiesoftware is de mogelijkheid om deze te integreren met uw bestaande POS-systeem, waardoor naadloos voorraadbeheer en moeiteloze transactieverwerking mogelijk worden.
Navigeer naar Instellingen > Algemeen > POS-integratie
Proces:
- Selecteer het POS-platform uit de lijst dat u wilt integreren met Hubtiger.
- Volg de aanwijzingen in de installatiewizard en voer de vereiste inloggegevens voor uw POS-systeem in. De video demonstreert het proces voor Lightspeed X, maar de stappen kunnen variëren afhankelijk van uw POS.
- Laat Hubtiger gegevens synchroniseren met uw POS. Dit kan even duren, dus wees geduldig terwijl de synchronisatie wordt voltooid.
Toptip: Zorg ervoor dat uw POS volledig is gesynchroniseerd om verschillen tussen uw inventaris en de onderdelen of services die nodig zijn voor reparaties te voorkomen.
Optie 2: Servicetypen en POS-producten maken of importeren
Als u geen POS-systeem hebt, moet u uw servicetypen en POS-producten handmatig instellen in Hubtiger. Dit zorgt ervoor dat al uw services en producten beschikbaar zijn bij het maken van jobkaarten en het beheren van transacties.
Servicetypen importeren
Als u al servicetype-informatie in een spreadsheet hebt, is importeren de snelste manier om uw services in te stellen. Dit bespaart tijd en elimineert de noodzaak om elk servicetype handmatig in te voeren.
Navigeer naar instellingen > Services > Servicetypen
Proces:
- Klik in de rechterbovenhoek op 'Gegevens importeren'.
- Klik in de rechterbovenhoek op het pictogram helemaal rechts om de CSV-sjabloon te downloaden.
- U kunt dit bestand nu openen in Excel/Numbers/Google Sheets en uw servicetypen toevoegen.
- Sla het voltooide document op als een CSV-bestand Zodra u klaar bent, controleert u of het uploadproces soepel verloopt.
- Ga terug naar het Hubtiger-portaal en klik op het downloadpictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm.
- U ziet nu al uw services vermeld, waarbij de laatste kolom onder 'Importstatus' leeg blijft.
- Er verschijnt rechtsboven in uw scherm een knop met de tekst 'Gegevens importeren in Hubtiger'. Klik hierop om uw servicetypen te importeren.
- Zodra het proces is voltooid, verandert de importstatus voor elke service in 'Geïmporteerd'.
- Gebruik de pijl linksboven in uw scherm om terug te navigeren naar de pagina Servicetypen.
- Al uw geïmporteerde services zouden hier nu moeten verschijnen.
Belangrijk: Aan alle POS-producten moet een SKU zijn toegewezen. Zorg ervoor dat alle servicetypen die u aanbiedt, in de template zijn opgenomen en overeenkomen met de vereiste velden. Als vereiste informatie ontbreekt of onjuist is geformatteerd, werkt de upload mogelijk niet zoals verwacht.
Hoe u een servicetype kunt aanpassen
Met de reparatiesoftware van Hubtiger kunt u op elk servicetype klikken en het configureren op basis van uw behoeften. U kunt het volgende bewerken:
- Categorie: Wijs een categorie toe om uw diensten te organiseren.
- Online boekingen inschakelen: Schakel 'Boekingen via widget toestaan' in om klanten toe te staan deze service online te boeken via uw boekingswidget.
- Voeg een servicebeschrijving toe: Geef gedetailleerde informatie over wat de service inhoudt.
- Personeel toewijzen: Schakel de knop naast de naam van elk personeelslid in of uit om te selecteren wie deze service kan uitvoeren.
- Opslaan en herhalen: Klik op 'opslaan' en categoriseer al uw servicetypen.
Opmerking: U kunt de tabbladen Checklists en Berichtsjablonen voor nu negeren. Deze worden later in het proces ingesteld, maar u kunt altijd terugkeren naar deze sectie voor een overzicht en aanpassingen in de toekomst.
Een nieuwe service toevoegen
Wanneer u een nieuwe service toevoegt, zorg er dan voor dat elke service duidelijk is gedefinieerd, zodat klanten en personeel gemakkelijk kunnen begrijpen wat er wordt aangeboden. Wijs elke service toe aan de juiste categorie om uw lijst georganiseerd te houden en soepel boekingsbeheer te garanderen.
Navigeer naar Instellingen > Services > Servicetypen
Proces:
- Klik op de knop 'Nieuwe toevoegen' rechtsboven in uw scherm.
- Kies of u een nieuwe categorie of een nieuwe service wilt maken.
- Selecteer 'nieuwe service'
- Selecteer de juiste categorie.
- Voer de SKU of productnaam in om deze automatisch aan taakkaarten toe te voegen.
- Voer een duidelijke servicenaam in.
- Voer de serviceprijs in.
- Selecteer de geschatte benodigde tijd.
- Schakel 'Boekingen via widget/app toestaan' in of uit.
- Voeg beschrijvingen toe om de service uit te leggen aan klanten die online boeken.
Klik ten slotte op 'Opslaan'.
POS-producten importeren
Als u geen POS-systeem hebt om mee te integreren, is de volgende stap het handmatig toevoegen van POS-producten. U kunt meerdere producten tegelijk importeren of ze afzonderlijk toevoegen.
Navigeer naar Instellingen > Producten > POS-producten
Proces:
- Klik op het wolkpictogram in de rechterbovenhoek.
- Selecteer 'Download sjabloon' (niet hetzelfde als het sjabloon voor servicetypen).
- Vul voor elk product alle vereiste informatie in en zorg ervoor dat de verplichte velden zijn ingevuld.
- Sla het bestand op als een Excel-bestand
- Ga terug naar Hubtiger en klik op 'Selecteer bestand om te importeren'.
- Klik op 'Begin met importeren' om het importeren af te ronden.
- Ga terug naar het POS-productenscherm. U kunt op elk product klikken om de details te bewerken wanneer dat nodig is, zowel nu als in de toekomst.
Toptip: Zorg ervoor dat alle verplichte velden van elk product zijn ingevuld om een soepel en succesvol uploadproces te garanderen.
Een nieuw POS-product individueel toevoegen
Voeg vervolgens uw POS-producten toe door ze in bulk te importeren of ze individueel toe te voegen. Hiermee kunt u voorraad, prijzen en beschikbaarheid rechtstreeks in Hubtiger beheren. Door nu de tijd te nemen om deze details in te stellen, stroomlijnt u toekomstige activiteiten en zorgt u voor een soepelere workflow.
Navigeer naar Instellingen > Producten > POS-producten
Proces:
Klik op het plusteken rechtsboven in het scherm, naast het kleine wolkje, om een nieuw product toe te voegen.
- Voer productgegevens in: Voeg een naam, SKU (of laat leeg om automatisch te genereren), merk en producttype toe.
- Optionele velden: Vermeld indien nodig de SKU, EAN en UPC van de fabrikant.
- Vaste prijs: Vul de kostprijs en de standaardprijs in, beide inclusief BTW.
- Belasting inschakelen (indien van toepassing): Schakel 'Belastbaar' in of uit.
Klik op 'Opslaan' om het product toe te voegen.
U kunt productdetails op elk gewenst moment bewerken door op een product te klikken in het POS-productenscherm.

Heeft u problemen met de inrichting van uw reparatiewerkplaats?
Ons deskundige team staat voor u klaar!
Boek een demo, dan begeleiden wij u door het installatieproces.
Stap 4: In-app betalingen en stortingen instellen
Verbind uw Stripe- of Paystack-account met de reparatiesoftware van Hubtiger om naadloos te accepteren online betalingen en stortingen voor uw diensten, waardoor transacties soepeler verlopen voor zowel uw winkel als uw klanten.
Ga naar Instellingen > Betaling > Online betalingen
Proces:
- Klik op “Verbinden met Stripe” en volg de instructies om in te loggen en uw account te koppelen.
- Voor winkels in Zuid-Afrika ondersteunt Hubtiger Paystack, dat verschijnt wanneer Zuid-Afrika is ingesteld als uw winkellocatie.
- Als Paystack niet zichtbaar is, ga dan naar uw winkelprofiel en stel uw locatie in op Zuid-Afrika.
- Zodra dit is voltooid, kunnen klanten rechtstreeks via Hubtiger betalen.
Servicestortingen configureren (optioneel)
Zodra u uw Stripe-account hebt gekoppeld, kunt u servicestortingen instellen om boekingen vooraf veilig te stellen. Met de reparatiesoftware van Hubtiger kunt u stortingen configureren op basis van uw voorkeuren, waarbij u kunt kiezen tussen volledige betaling, een storting op basis van een percentage of een vast minimumbedrag.
Navigeer naar Instellingen > Betalingen > Servicestortingen
Proces:
- Stortingen inschakelen: Zet de schakelaar aan om aanbetalingen voor online boekingen in te schakelen.
- Kies betaalmethode: Selecteer of u het volledige bedrag of een aanbetaling wilt ontvangen.
- Stel stortingsbedrag in: Kies tussen een percentage van de totale kosten of een vast minimumbedrag en voer het gewenste percentage of bedrag in.
- Van toepassing op alle servicetypen: Schakel deze optie in als u wilt dat de stortingsinstelling op alle services wordt toegepast.
- Betalingsvoorwaarden toevoegen: Gebruik het tekstvak om eventuele voorwaarden met betrekking tot terugbetalingen van aanbetalingen of annuleringen op te geven.
- Sla uw instellingen op: Klik op Configuratie bijwerken om uw stortingsinstellingen te voltooien.
Toptip: Door een aanbetaling te vragen, kunt u het aantal no-shows verminderen en boekingen van tevoren vastleggen. Zorg ervoor dat uw aanbetalingsvoorwaarden duidelijk zijn voor klanten om verwarring te voorkomen.
Stap 5: De kalender gebruiken om uw service- en reparatiewerkplaats te beheren
Nu uw winkel is opgezet, wordt de kalender uw go-to tool voor het beheren van taken, het toewijzen van technici en het soepel laten verlopen van de werkzaamheden. Als u het onder de knie krijgt, kunt u boekingen stroomlijnen, administratief werk verminderen en ervoor zorgen dat elke taak efficiënt wordt gepland en voltooid. Zo benut u de kalender optimaal:
Klik op 'Agenda' in de zijbalk aan de linkerkant van uw scherm.
Een nieuwe baan creëren
Het efficiënt beheren van uw werkplaatsschema begint met het nauwkeurig aanmaken van jobs. Om een nieuwe job aan te maken:
- Om een nieuwe taak aan te maken, selecteert u de gewenste datum en de rij van de technicus door op de knop te klikken. witte ruimte in de kalender.
Dit intuïtieve systeem zorgt ervoor dat elke taak correct wordt toegewezen, waardoor uw workflow wordt gestroomlijnd.
Kalenderweergaven wijzigen
De reparatiesoftware van Hubtiger biedt een veelzijdige kalender met meerdere weergaveopties, zodat u uw werkplaatsactiviteiten efficiënt kunt plannen en beheren.
- Weekweergave (standaard): Geeft een duidelijk overzicht van alle geplande taken voor de huidige week, waardoor u eenvoudig lopende taken en naderende deadlines kunt bijhouden.
- Dagweergave: Biedt een duidelijk overzicht van de taken die aan elke technicus op een specifieke dag zijn toegewezen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
- 2-wekenoverzicht: Ideaal voor het plannen van de toekomst. In dit overzicht ziet u alle opdrachten die voor de komende twee weken zijn geboekt.
- Maandweergave: Een uitgebreid overzicht van alle boekingen voor de huidige maand, ideaal voor langetermijnplanning en toewijzing van middelen.
Navigatie
Met de pijltjesknoppen kunt u door de verschillende data bladeren, zodat u eerdere activiteiten kunt bekijken of toekomstige boekingen kunt plannen.
Technicusrijen (weekweergave)
Beheer uw team efficiënt met de volgende hulpmiddelen:
- Deel iCal-link: Deel de agenda's van individuele technici met specifieke klanten of VIP's voor meer transparantie en coördinatie.
- Configureren: Pas techniciprofielen aan op uw zakelijke behoeften. U kunt:
- Update gebruikersgegevens zoals namen en contactgegevens.
- Definiëren rollen en ingesteld beschikbaarheid.
- Geef de service types each technician is qualified to perform.
- Customise default work hours or fine-tune individual work hours to maximise productivity.
- Leave Button: Simplify leave management by quickly adding planned or unplanned absences and setting closed days for technicians.
Right-Side Filter
Quickly locate specific jobs or focus on particular workflows using the right-side filter options:
- Color-Coded Keys: Highlights jobs with specific colours based on their status, such as “booked in,” “waiting for work,” or “item ready.”
- Tech Filter: Narrow your view to jobs assigned to specific technicians, ensuring efficient resource allocation.
Job State Keys
Visual cues help you understand the status of each job at a glance:
- Bordered Job Cards: Indicate jobs that are linked to other tasks.
- Thick Top Border: Signals that the job has been paid.
- Job Card with Lines: Indicates that the item for service has not yet arrived at the shop.
Availability and Daily Tech Goals Gauge
Stay on top of your workshop’s performance with the availability and daily goals gauge, located at the bottom of the screen:
- Workshop Revenue: See real-time updates on your total revenue.
- Labour Revenue: Track income specifically generated from labour services.
- Labour Goal: Monitor progress toward achieving weekly labour revenue targets.
- Available Hours for the Week: View the total hours your team has available, ensuring optimal scheduling and workload distribution.
Job Card Search
Finding a specific job card is simple with Hubtiger’s robust search functionality. Use any of the following criteria to locate a job card:
- Job Card Number
- E-mailadres
- Phone Number
- First Name of Last Name
- Bike Model
- Serial Number
Once the job card appears, you can navigate directly to it for detailed information, ensuring seamless communication and service delivery.
By leveraging the full capabilities of Hubtiger’s repair software, including the Service Calendar, you can optimise your workshop’s efficiency, enhance customer satisfaction, and streamline your operations.
Advanced Setup: Steps 6-14 – Customise and Optimise Your Workflow
Once your essential setup is complete, you can customise Hubtiger’s repair software to fit your shop’s needs. These optional features help you automate tasks, improve customer communication, and enhance efficiency.
Stap 6: Berichten instellen
Clear and effective communication with your customers is essential, and Hubtiger provides multiple messaging options, including email, SMS, and WhatsApp. Setting up message templates allows you to send automated notifications and updates, ensuring customers stay informed about the progress of the service.
Navigate to Settings > Messaging > Message Templates
Proces:
You will find three messaging options: Email, SMS, and WhatsApp. You can customise templates for each type of communication.
Email Setup:
- Toggle email notifications on or off.
- Customise email templates by adding text, buttons, headings, dividers, and images.
- Adjust the layout, colours, and fonts to align with your brand’s style.
- Include links or menus to help customers navigate directly to bookings or reviews.
SMS Setup:
- Toggle SMS notifications on or off. Note that SMS messaging requires purchasing SMS bundles.
- To purchase bundles, navigate to settings > messaging>message bundles and purchase the amount of SMSes you think you’ll need. You can add more at any time.
- The template is limited to 160 characters, so keep messages concise. Use merge tags to personalise messages (e.g., adding customer names or booking details).
WhatsApp Setup:
WhatsApp integration costs an additional $10 per month per workshop, with separate charges from WhatsApp.
To activate, update your Hubtiger plan by adding WhatsApp. Navigate to Settings > General > Manage Subscription and enable WhatsApp.
Go to Settings > WhatsApp Integration, log in via Facebook, and follow the steps to connect your WhatsApp Business account.
Customise WhatsApp messages with no character limit, including merge tags, optional headers, and CTAs (Call-To-Actions).
Toptip: Automated messaging enhances customer communication and minimises manual admin work, ensuring customers stay updated throughout the service. For detailed WhatsApp setup instructions, refer to our Step-by-Step Guide to WhatsApp Integration.
Stap 7: Controlelijsten instellen
Checklists help standardise workshop processes by ensuring technicians complete necessary checks during each service. They improve efficiency, reduce errors, and provide a clear record of work done, enhancing both customer experience and internal workflow management.
Navigate to Settings > Workflow > Checklist Configuration
Proces:
- Click ‘Add New’ to create a new checklist item.
- Enter a Checklist Name to clearly define what the checklist item is for.
- Select the Control Type, choosing either a checkbox for simple yes/no checks or a text box for entering specific values like seat height.
- Enable Additional Options if Needed:
- Pre-Service Check displays the checklist when booking a bike in.
- Checklist for All Services applies the checklist across all service jobs.
- Front & Rear Check ensures the checklist covers both front and rear components.
- Assign a Label Colour to make specific checklist items stand out on job cards.
Click ‘Save’ to finalise the checklist item.
Belangrijk: Now that your checklist items are saved, you can easily link them to specific service types in the Service Types section for services that don’t apply to all jobs.
Stap 8: Historische diensten importeren
Hubtiger’s repair software allows you to import past, current, and upcoming service records, making service imports especially useful when transitioning from another repair software. This ensures that your shop has a complete service history for every item, helping you track work done and upcoming jobs with ease.
Navigate to Settings > Services > Service Imports
- Click ‘Download Template’ to get the Excel file for service imports.
- Enter all required details, such as customer details, service type, item information, and service notes, into the Excel template.
- Save the file as an Excel document.
- Click ‘Select File to Import’ and upload your saved Excel file.
- Choose whether to send customer communication for in-progress or upcoming services included in the list.
- Click ‘Begin Import’ to complete the process.
Once imported, you can track open jobs, pick-ups/deliveries, and items ready for collection by navigating to ‘Services’ from the left-hand menu.
Stap 9: Leveringen en afhalingen instellen
Hubtiger streamlines logistics by enabling you to manage delivery and collection options for your workshops. You can set delivery zones, apply fees, allocate vehicles, and customise time slots to optimise scheduling.
Navigate to Settings > Workflow > Pick-ups/Deliveries Setup
Proces:
- Leveringen en afhalingen inschakelen: Switch on these options for all your workshops that provide delivery or collection services.
- Define Delivery/Collection Areas: Click the plus sign to add new zones under the Collection/Delivery Area and use the map tool to customise the size and shape of each area.
- Set Names and Fees: Assign a name and SKU to each area, linking it to a specific delivery or collection fee.
- Manage Delivery Vehicles: Add delivery vehicles by clicking the plus sign. Name each vehicle (e.g., “Van 1”), specify its maximum workshop item capacity, and link it to the corresponding delivery areas.
- Configure Delivery/Collection Slots: Set available delivery and collection slots by choosing specific days and start/end times. Assign vehicles and areas to each slot for seamless scheduling.
- Apply Buffer Days: Establish a booking cut-off period (e.g., deliveries must be booked at least one day before 17:00).
- Aangepaste slots: Modify the schedule for specific dates by creating custom slots that override default settings.
- Block Unavailable Dates: Prevent deliveries and collections on specific days, such as holidays or maintenance periods.
Step 10: Custom Service Questions
Hubtiger’s repair software allows you to add custom questions to collect specific details from customers, enhancing the booking process and ensuring they receive the most suitable service. These questions are especially useful when additional information, such as height, weight, or experience level, is required to prepare workshop items correctly.
Navigate to Settings > Workflow > Custom Service Questions
Proces:
- Drag and Drop Controls: Create custom questions by dragging controls (e.g., text inputs, text areas, or checkboxes) from the “Control Templates” section on the left.
- Configure Your Questions: After selecting a control, customise the question by entering the text you want to ask the customer (e.g., “What is your weight?” for adjusting bike suspension).
- Add a Hint: Provide guidance to customers, such as “We need this information to set the bike suspension correctly.”
- Mandatory Question: Toggle this option into the on position if the question must be answered before completing the booking.
- Link to Categories: Associate each question with specific product categories (e.g., linking weight-related questions to mountain bikes or road bikes).
Toptip: Custom workshop questions enhance the customer experience and ensure services are tailored to their needs. For example, knowing a customer’s weight for a bike service helps fine-tune the suspension to the customer’s preference.
Stap 11: Digitale ontheffing instellen
Digital waivers are essential for workshop and repair businesses, helping to set clear expectations, reduce liability, and streamline customer interactions. Hubtiger allows you to create and manage different types of waivers, ensuring transparency and efficiency throughout the service process.
Navigate to Settings > Workflow > Workshop & Fitting Waivers
You can set up and customise different digital waiver forms based on your workshop’s requirements using Hubtiger’s repair software. The three most commonly used waivers include:
Pre-Service Digital Waiver:
- This waiver ensures customers acknowledge existing damage, consent to the service, and specify any special instructions before work begins.
- Customers can document pre-existing conditions with images and store them within the workshop management system.
- It helps reduce misunderstandings and ensures a personalised service experience.
Post-Service Digital Waiver:
- Used when handing over the completed repair or service, ensuring both the technician and the customer confirm the work meets expectations.
- It can be configured to require signatures from the technician, workshop manager, or customer.
- QR codes can be used to allow customers to sign digitally on their own devices, minimising wait times and improving efficiency.
Fittings Waiver:
- Ideal for businesses offering custom fittings, ensuring all measurements and adjustments are correctly recorded.
- It can capture details such as height, weight, and specific component adjustments to ensure a perfect fit.
- It helps protect the business from disputes while improving customer satisfaction.
Toptip: A well-structured digital waiver protects your business and streamlines operations. Learn what to include, why waivers are essential, and how to integrate them effectively in our blog: The Digital Waiver Form: Types, Benefits, Examples, Framework, and More.
Step 12: Creating and Adding the Free Service Booking Widget to Your Website
Hubtiger enables you to offer seamless online service bookings with a range of free, customisable widgets that can be embedded directly on your website. Choose from a booking widget, fittings widget, collections widget, multistore widget, or multistore fittings widget, all designed to streamline customer bookings, reduce admin work, and enhance efficiency.
Navigate to Settings > Plugins > Service Booking Widget
Proces:
- Adjust the primary and secondary colours to match your branding.
- Set the card background to maintain a cohesive design.
- Modify the border-radius to control how rounded the booking cards appear.
- Select custom fonts to align with your website’s typography.
- Enter your GTM ID to track customer interactions with the widget and monitor booking trends.
- Copy the URL Link to create a standalone booking page.
- Copy the iFrame Code to embed the widget directly on your website.
- If your shop offers pick-up and delivery, the widget includes this feature by default.
- Toggle this setting off if you want to exclude delivery from online bookings.
Toptip: Adding a booking widget to your website makes it easier for customers to schedule repairs, increasing online bookings and improving customer experience. If you’d like to learn more about how a booking widget can benefit your business, check out our blog: “Driving Growth: How A Booking Widget Can Benefit Your Business.”
Step 13: Adding Third Parties
Adding third-party insurance providers allows your shop to communicate directly with insurers when customers claim repairs through insurance. This simplifies the process, letting you send quotes and updates easily while also choosing whether the customer receives the same information.
Navigate to Settings > Workflow > Third Parties
Proces:
- Click ‘New Third-Party’ to open the form.
- Enter the insurance provider’s name and contact person details.
- Add a phone number and physical address for reference.
- Click ‘Upload Image’ if you want to add a logo or relevant image.
- Under Notify, enter the email addresses of insurance contacts. Separate multiple emails with commas.
- Select which status updates the insurance provider/customer should receive (e.g., Pick-ups, Booked In, Waiting for Parts, Deliveries).
- Choose whether the customer should also receive updates by keeping the Customer checkbox selected for relevant statuses.
- Click ‘Save’ to add the third-party insurer.
Once saved, you can send quotes and updates directly to the insurance provider using Hubtiger’s repair software, with the option to keep the customer informed throughout the process.
Toptip: You can link job cards to third-party payments by selecting a third-party provider from the dropdown menu on a job card. This ensures seamless communication with insurers and simplifies the payment process.
Step 14: Using Reports
Hubtiger’s repair software provides a comprehensive suite of reports designed to help workshop and repair shop owners track performance, identify trends, and make informed business decisions. By utilising these insights, you can streamline operations, improve efficiency, and ultimately increase profitability.
Accessing Reports
To view your reports, navigate to the menu on the left of your screen and click “Reports.” From here, you can select the type of report you need and set a date range to analyse past data, monitor current trends, and plan ahead.
Here are a few examples of how you can make the most of these reports:
- Enhance Technician Performance: Monitor technician ratings, detailed performance, and revenue generated per technician.
- Optimise Workflow: Track job turnaround times, workshop repairs, and service statuses to identify bottlenecks.
- Improve Financial Management: Review job card breakdowns, parts revenue, labour revenue, and overall turnover.
- Track Inventory & Items: Stay on top of inventory for incomplete jobs and analyse manufacturer splits.
- Leverage Customer Insights: Use referral reports, rescheduled bookings, and gift card data to enhance customer engagement.
Problemen oplossen: veelgestelde vragen
This section covers eight frequently asked questions to help you resolve setup issues quickly and get the most out of Hubtiger’s repair software. From managing technicians to configuring payments and messaging, you’ll find solutions to ensure a smooth setup process.
1. How do I enable online payments in Hubtiger?
To accept online payments through Hubtiger’s repair software, you need to connect to either Stripe or Paystack, depending on your location.
For Stripe Users
- Zorg ervoor dat je een Stripe-account hebt. Zo niet, dan kun je Meld je hier aan.
- Go to Settings > General > In-App Payments.
- Click “Connect Stripe”, log in with your credentials, and link your Stripe account to Hubtiger.
For South African Users (Paystack)
- Als u geen Paystack-account hebt, kunt u: Meld je hier aan.
- Go to Settings > General > In-App Payments.
- Click “Connect Paystack” to complete the setup.
If Paystack Doesn’t Appear
- Check that your shop’s location is set to South Africa:
- Navigate to Settings > General > Shop Profile.
- Set your country to South Africa and click Save.
- Return to In-App Payments, refresh your browser, and Paystack should now appear.
Toptip: If you’re still having trouble connecting with your payment provider, try refreshing your browser or reach out to support for assistance.
2. How do I link my Google Reviews or Trustpilot account?
Adding your Google Reviews URL to your Hubtiger’s repair software profile helps build trust and showcases real customer experiences. Displaying reviews can improve your credibility and encourage potential customers to book services with confidence.
Where to Add Your Google Reviews URL
- Navigate to Settings > General > Shop Profile.
- Scroll to the bottom and add your Google Reviews URL and Trustpilot URL.
Hoe krijg je een Google Reviews URL?
To generate a Google Reviews link, you first need a Google Business Profile. If you don’t have one, follow these steps:
- Visit the Google Bedrijfsprofiel page.
- Sign in with your Google account and click “Manage now”.
- Follow the prompts to enter your business details, verify your location, and claim your profile.
- Find Your Google Reviews Link
- Once verified, go to your Google Business Profile Dashboard.
- Click Home or Info, depending on the layout.
- Scroll down to the Get More Reviews section and click “Share review form”.
- Copy the URL and paste it into the Google Reviews URL field in Hubtiger’s shop profile settings.
Toptip: Sharing this link makes it easier for customers to leave reviews, helping boost your reputation.
Hoe maak ik een Trustpilot-account aan?
If you use Trustpilot for customer feedback (or want both platforms), setting up an account is quick and easy.
- Visit Trustpilot.
- Click “Create Free Account” or “Get Started”.
- Enter your business name, website, and contact details.
- Follow the setup instructions to complete your profile.
- Find Your Trustpilot Review Link
- Once your account is set up, navigate to your Trustpilot Business Dashboard.
- Copy the review link and paste it into the Trustpilot URL field in Hubtiger’s shop profile settings.
Toptip: Linking both Google Reviews and Trustpilot gives customers multiple ways to leave feedback, increasing your online presence and credibility.
3. Why aren’t new technicians displaying on Hubtiger?
If new technicians aren’t showing in your account, it’s likely due to reaching the technician limit set by your subscription package.
Navigate to Settings > General > Manage Subscription
- Look for the Tech Limit in your current package.
- If you’ve hit the maximum number of technicians allowed, you’ll need to upgrade your subscription to add more.
- Contact support if you need assistance adjusting your package.
4. How Do I Change My Language Settings in Hubtiger?
Hubtiger’s repair software supports multiple languages, making navigating the platform easier for you and your team.
- Click your profile name in the top right corner.
- Selecteer Mijn profiel.
- Choose your preferred language from the dropdown menu.
- Click Update Profile, and the platform will adjust automatically.
Supported Languages: Dutch, English (UK & US), Finnish, French, German, Italian, Norwegian, Portuguese, Polish, Slovenian, Spanish, Swedish, Turkish.
5. How Do I Create a Free Text Merge Tag and Use It in Messages?
Free text merge tags let you personalise customer communications automatically.
Ga naar Instellingen > Algemeen > Winkelprofiel
- Enter a custom message (up to 50 characters) in the Free Text Merge Tag section.
- Example: Add a sign-off like “Thank you, Hubtiger Cycles.”
- Customise the text by adjusting size, adding links, or inserting images.
Using Free Text Merge Tags in Messages:
Go to Settings > Messaging > Message Templates
- When editing a message template (SMS, email, or WhatsApp), insert $Partner.FreeText$.
- The system will replace the tag with your custom text when sending messages.
Toptip: Merge tags to make customer communication more personal and professional without requiring manual edits.
6. What Should I Do If I Encounter an Error with WhatsApp?
If you see an error, ensure your Meta account has a valid payment method linked. Without this, WhatsApp messages won’t be sent, and the system will default to SMS.
Hoe u een betaalmethode toevoegt:
- Open the Billing and Payments section of your Facebook Business Account (Meta).
- Add or verify your payment method.
- If a card is already linked, check that the details are current.
- Fill in your country/region, currency, and time zone, then click Next.
- Select your payment option, enter your card details, and click Save.
Keeping payment details updated ensures smooth WhatsApp integration and reliable customer communication.
7. I Synced My WhatsApp but Can’t Text Directly From the Account. Why?
To send WhatsApp messages directly from Hubtiger, you need to set up a separate WhatsApp Business account. This is because WhatsApp’s integration requires a dedicated number to handle automated messages and customer interactions, keeping your personal or primary business account unaffected.
If you have already synced your WhatsApp but cannot send messages, check that:
- Your WhatsApp Business account is correctly linked to Hubtiger.
- The number you’ve connected is not in use on another software integration.
- Your Meta Business account has an active payment method (required for WhatsApp messaging).
If issues persist, please contact our support team for assistance.
8. My WhatsApp Templates Are in Pending Status. What Does This Mean?
WhatsApp templates require Facebook Meta approval before use.
- Pending templates appear with a red icon and typically take a few minutes for approval.
- Once approved, the icon turns green, meaning the template is ready to use.
To Check Template Status:
Navigate to Settings > Messaging > WhatsApp Integration
- Controleer goedgekeurde en in behandeling zijnde sjablonen.
- Vernieuw de pagina na een paar minuten om de updates te zien.

Heeft u problemen met de inrichting van uw reparatiewerkplaats?
Ons deskundige team staat voor u klaar!
Boek een demo, dan begeleiden wij u door het installatieproces.