Uw winkel instellen op de reparatiesoftware van Hubtiger: een stapsgewijze handleiding

• Uw installatie-reis eenvoudig gemaakt: wat u kunt verwachten
• Essentiële installatie: stappen 1-5 – Zorg dat uw winkel operationeel is
  • Stap 1: Gebruikers en werkuren toevoegen
  • Stap 2: Configureer uw winkelprofiel
  • Stap 3: POS-integratie of POS-producten en servicetypen importeren
  • Stap 4: In-app betalingen en stortingen instellen
  • Stap 5: De kalender gebruiken om uw service- en reparatiewerkplaats te beheren
• Geavanceerde installatie: pas uw workflow aan en optimaliseer deze
• • Stap 6: Berichten instellen
  • Stap 7: Controlelijsten instellen
  • Stap 8: Historische diensten importeren
  • Stap 9: Leveringen en afhalingen instellen
  • Stap 10: Aangepaste servicevragen toevoegen
  • Stap 11: Digitale ontheffing instellen
  • Stap 12: Voeg de gratis serviceboekingswidget toe aan uw website
  • Stap 13: Beheer van externe verzekeringsaanbieders
  • Stap 14: Rapporten gebruiken om prestaties bij te houden
• Problemen oplossen: veelgestelde vragen
  • Wat moet ik doen als online betalingen niet werken?
  • Hoe koppel ik mijn Google Reviews- of Trustpilot-account?
  • Waarom worden nieuwe technici niet weergegeven in mijn account?
  • Hoe wijzig ik mijn taalinstellingen in Hubtiger?
  • Hoe maak ik een vrije tekstsamenvoegtag en gebruik ik deze in berichten?
  • Wat moet ik doen als ik een fout tegenkom met WhatsApp?
  • Ik heb mijn WhatsApp gesynchroniseerd, maar kan niet rechtstreeks sms'en vanaf het account. Waarom?
  • Mijn WhatsApp-sjablonen hebben de status 'In behandeling'. Wat betekent dit?

Voordat u aan de slag gaat, is het belangrijk om te weten dat deze installatiehandleiding is verdeeld in twee belangrijke secties:

• Stappen 1-5: Essentiële instellingen – Deze stappen omvatten de belangrijkste installatietaken die nodig zijn om uw winkel operationeel te maken, waaronder gebruikersbeheer, configuratie van winkelprofielen, POS-integratie, betalingen en een introductie tot het gebruik van de kalender.
• Stappen 6-14: Geavanceerde instellingen – Zodra de basis op orde is, kunt u uw workflow verfijnen met geavanceerde functies zoals geautomatiseerde berichten, digitale ontheffingen, leveringen en incasso's en rapportage.

Laten we beginnen!

De reparatiesoftware van Hubtiger maakt werkplaatsbeheer moeiteloos. Begin met het instellen van essentiële zaken zoals gebruikerstoegang, betalingen en POS-integratie om soepele dagelijkse activiteiten te garanderen. Zodra de basis is ingesteld, kunt u uw instellingen verfijnen met functies zoals geautomatiseerde berichten, digitale ontheffingen en serviceboekingswidgets om de efficiëntie te verhogen en de klantervaring te verbeteren.

Door gebruikers toe te voegen in Hubtiger kunt u de toegang van uw personeel beheren, werkuren instellen en zorgen voor soepele processen in uw werkplaats. U kunt ook het verlof van uw personeel, winkelsluitingsdata en kalenderbronnen beheren om alles georganiseerd te houden.

Gebruik de menubalk aan de linkerkant van uw scherm om naar beneden te scrollen en naar het volgende te navigeren:

Instellingen > Algemeen > Gebruikers

Klik op de knop 'Personeel toevoegen' rechtsboven in uw scherm

Vul de vereiste velden in het gedeelte 'Gebruikersgegevens' in:

• E-mailadres
• Voornaam en achternaam
• Telefoonnummer (optioneel)
• Wachtwoord & Wachtwoord bevestigen: Maak een veilig wachtwoord voor de medewerker.

Klik op 'Volgende' om door te gaan naar 'Gebruikersrollen'

Kies de juiste rol voor de gebruiker op basis van zijn/haar verantwoordelijkheden:

• Technicus: Kan de agenda, klanten en diensten bekijken; worden in de agenda weergegeven.
• Monteur: Vergelijkbaar met een technicus, maar gericht op het afstellen van fietsen in plaats van op service.
• Beheerder: Volledige toegang tot alle functies en instellingen.
• Werkplaatsmanager: Beheert technici en instellingen, maar kan geen financiële gegevens bekijken of wijzigen.

Schakel de juiste rol in voor de nieuwe gebruiker en klik op 'opslaan'.

Nadat u de gebruiker hebt toegevoegd, kunnen ze inloggen op de reparatiesoftware van Hubtiger met hun e-mailadres en het wachtwoord dat u hebt ingesteld. Vanuit deze sectie kunt u gebruikers beheren door hun namen te selecteren om details bij te werken, wachtwoorden te resetten of ze te verwijderen indien nodig.

Toptip: Het bijhouden van een spreadsheet met gebruikersnamen en wachtwoorden van medewerkers kan tijd besparen en gedoe verminderen. Regelmatig uw gebruikerslijst controleren helpt om deze up-to-date te houden. Het verwijderen van oude profielen zorgt voor nauwkeurige records en voorkomt potentiële toegangsproblemen voor uw team.

Door de werkuren van uw personeel in uw winkel te beheren met de reparatiesoftware van Hubtiger, zorgt u ervoor dat uw winkel soepel blijft draaien. U kunt de beschikbaarheid bijhouden, servicetypen toewijzen en verantwoordelijkheden eenvoudig beheren.

Instellingen > Algemeen > Gebruikers > Werkuren

• Zorg ervoor dat u linksboven in het scherm op 'Werkuren' klikt.
• U komt op een overzichtspagina terecht waar u in één oogopslag alle medewerkers en hun toegewezen werkuren kunt zien.
• Op deze pagina krijgt u een snel overzicht van de werkuren van elk personeelslid in de geselecteerde maand.
• Groene cirkels met cijfers geven toegewezen werkuren aan, terwijl grijze cirkels vrije dagen aangeven.

Om werkuren toe te voegen of aan te passen, klikt u op het potloodpictogram naast de naam van de medewerker.

Er verschijnt een pop-up waarin u het volgende kunt doen: 

• Wijzig personeelsgegevens.
• Personeelsrollen toewijzen of bijwerken.
• Stel werktijden en beschikbaarheid in.
• Servicetypen en fittingen: Deze worden later in het installatieproces automatisch ingevuld, maar kunnen hier in de toekomst worden gewijzigd.

Op het tabblad Beschikbaarheid kunt u de werkuren instellen door:

• Voor elke dag een begin- en eindtijd invoeren.
• Pas het aantal online-uren aan met de schuifregelaar.
• De werkuren kunnen voor elke dag afzonderlijk worden aangepast en niet-werkdagen kunnen op nul uren worden ingesteld.

Belangrijk: Servicetypen en fittingen worden later in het installatieproces toegewezen en verschijnen automatisch in deze sectie zodra ze zijn geconfigureerd.

Nu moet u uw winkelprofiel instellen. Hierin staan de essentiële gegevens die klanten zien wanneer ze een boeking maken.

Ga naar Instellingen > Algemeen > Winkelprofiel

Vul de volgende gegevens in:

• Winkelnaam: Voer de naam van uw winkel in.
• Voeg een etalage-afbeelding toe: Vereist voor multi-store-opstellingen om correct te worden weergegeven in de multi-store-widget.
• Beschrijving: Geef een kort overzicht van uw winkel.
• Contactgegevens: Voeg het e-mailadres, telefoonnummer en de URL van uw website toe.
• Fysiek adres: Voer het adres van uw winkel in, zodat klanten u kunnen vinden.
• Minimaal taakkaart-/werkordernummer: Als u genummerde taakkaarten/werkorders gebruikt en wilt doorgaan vanaf een specifiek nummer, voert u dat hier in.
• Online boekingen inschakelen: Schakel dit in om klanten online te laten boeken.

• Fittingen inschakelen: Schakel dit in als u montage als onderdeel van uw diensten aanbiedt (optioneel).
• Land-, valuta- en belastinginformatie: Stel uw land, maateenheid, valutasymbool, belastinginstellingen en belastingtarief in.
• Korting toestaan: Schakel dit in als u kortingen wilt toestaan (voor integraties zoals Shopify, Vend, Xero en Lightspeed).
• Twee-factor-authenticatie (TFA) inschakelen: Schakel dit in voor extra beveiliging, waarbij gebruikers zich moeten registreren met de Google Authenticator-app.
• Vrije tekst samenvoegingstag: Maak een gratis tekstmergetag om geautomatiseerde berichten te personaliseren. Als u hulp nodig hebt bij het maken ervan, klikt u op hier.
• AVG-marketingtoestemming: Activeer dit om marketingtoestemming van klanten te verzamelen wanneer ze online boeken. U kunt ook aangepaste GDPR-toestemmingstekst toevoegen.
• Trustpilot & Google-recensies: Voer de URL's in voor uw Trustpilot En Google Bedrijfsprofiel pagina's om slimme beoordelingen mogelijk te maken en het voor klanten gemakkelijker te maken om feedback achter te laten.

Zodra alle gegevens zijn ingevoerd, klikt u op 'Profiel bijwerken' om uw wijzigingen op te slaan.

Toptip: Zorg ervoor dat uw land en adres correct zijn ingevoerd in uw winkelprofiel. Nauwkeurige locatiegegevens zijn essentieel voor het inschakelen van belangrijke functies in de reparatiesoftware van Hubtiger, waaronder locatiedeling via WhatsApp, integraties en in-app-betalingen.

Voor meer geavanceerde aanpassingen en operationele instellingen, navigeer naar:

Instellingen > Algemeen > Overige instellingen

Hier kunt u extra functies configureren om de reparatiesoftware van Hubtiger aan te passen aan uw behoeften, zoals workflowvoorkeuren, meldingen en automatiseringsinstellingen. Bekijk deze sectie om uw installatie te optimaliseren en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

In deze fase hangt uw volgende stap af van of u een POS-systeem hebt. Als dat zo is, koppelt u het aan Hubtiger voor automatische synchronisatie. Als dat niet zo is, kunt u handmatig producten en services toevoegen of ze importeren met behulp van een Excel-sheet. Beide opties zijn ontworpen om het proces soepel en efficiënt te maken. Laten we beide opties verkennen.

Een van de meest waardevolle functies van Hubtiger's reparatiesoftware is de mogelijkheid om deze te integreren met uw bestaande POS-systeem, waardoor naadloos voorraadbeheer en moeiteloze transactieverwerking mogelijk worden.

Navigeer naar Instellingen > Algemeen > POS-integratie

Proces:

• Selecteer het POS-platform uit de lijst dat u wilt integreren met Hubtiger.
• Volg de aanwijzingen in de installatiewizard en voer de vereiste inloggegevens voor uw POS-systeem in. De video demonstreert het proces voor Lightspeed X, maar de stappen kunnen variëren afhankelijk van uw POS.
• Laat Hubtiger gegevens synchroniseren met uw POS. Dit kan even duren, dus wees geduldig terwijl de synchronisatie wordt voltooid.

Toptip: Zorg ervoor dat uw POS volledig is gesynchroniseerd om verschillen tussen uw inventaris en de onderdelen of services die nodig zijn voor reparaties te voorkomen.

Als u geen POS-systeem hebt, moet u uw servicetypen en POS-producten handmatig instellen in Hubtiger. Dit zorgt ervoor dat al uw services en producten beschikbaar zijn bij het maken van jobkaarten en het beheren van transacties.

Met de reparatiesoftware van Hubtiger kunt u op elk servicetype klikken en het configureren op basis van uw behoeften. U kunt het volgende bewerken:

• Categorie: Wijs een categorie toe om uw diensten te organiseren.
• Online boekingen inschakelen: Schakel 'Boekingen via widget toestaan' in om klanten toe te staan deze service online te boeken via uw boekingswidget.
• Voeg een servicebeschrijving toe: Geef gedetailleerde informatie over wat de service inhoudt.
• Personeel toewijzen: Schakel de knop naast de naam van elk personeelslid in of uit om te selecteren wie deze service kan uitvoeren.
• Opslaan en herhalen: Klik op 'opslaan' en categoriseer al uw servicetypen.

Opmerking: U kunt de tabbladen Checklists en Berichtsjablonen voor nu negeren. Deze worden later in het proces ingesteld, maar u kunt altijd terugkeren naar deze sectie voor een overzicht en aanpassingen in de toekomst.

Wanneer u een nieuwe service toevoegt, zorg er dan voor dat elke service duidelijk is gedefinieerd, zodat klanten en personeel gemakkelijk kunnen begrijpen wat er wordt aangeboden. Wijs elke service toe aan de juiste categorie om uw lijst georganiseerd te houden en soepel boekingsbeheer te garanderen.

Navigeer naar Instellingen > Services > Servicetypen

Proces: 

• Klik op de knop 'Nieuwe toevoegen' rechtsboven in uw scherm.
• Kies of u een nieuwe categorie of een nieuwe service wilt maken.
• Selecteer 'nieuwe service'
• Selecteer de juiste categorie.
• Voer de SKU of productnaam in om deze automatisch aan taakkaarten toe te voegen.
• Voer een duidelijke servicenaam in.
• Voer de serviceprijs in.
• Selecteer de geschatte benodigde tijd.
• Schakel 'Boekingen via widget/app toestaan' in of uit.
• Voeg beschrijvingen toe om de service uit te leggen aan klanten die online boeken.

Klik ten slotte op 'Opslaan'.

Als u geen POS-systeem hebt om mee te integreren, is de volgende stap het handmatig toevoegen van POS-producten. U kunt meerdere producten tegelijk importeren of ze afzonderlijk toevoegen.

Navigeer naar Instellingen > Producten > POS-producten

Proces:

• Klik op het wolkpictogram in de rechterbovenhoek.
• Selecteer 'Download sjabloon' (niet hetzelfde als het sjabloon voor servicetypen).
• Vul voor elk product alle vereiste informatie in en zorg ervoor dat de verplichte velden zijn ingevuld.
• Sla het bestand op als een Excel-bestand
• Ga terug naar Hubtiger en klik op 'Selecteer bestand om te importeren'.
• Klik op 'Begin met importeren' om het importeren af te ronden.
• Ga terug naar het POS-productenscherm. U kunt op elk product klikken om de details te bewerken wanneer dat nodig is, zowel nu als in de toekomst.

Toptip: Zorg ervoor dat alle verplichte velden van elk product zijn ingevuld om een soepel en succesvol uploadproces te garanderen.

Voeg vervolgens uw POS-producten toe door ze in bulk te importeren of ze individueel toe te voegen. Hiermee kunt u voorraad, prijzen en beschikbaarheid rechtstreeks in Hubtiger beheren. Door nu de tijd te nemen om deze details in te stellen, stroomlijnt u toekomstige activiteiten en zorgt u voor een soepelere workflow.

Navigeer naar Instellingen > Producten > POS-producten

Proces:

Klik op het plusteken rechtsboven in het scherm, naast het kleine wolkje, om een nieuw product toe te voegen.

• Voer productgegevens in: Voeg een naam, SKU (of laat leeg om automatisch te genereren), merk en producttype toe.
• Optionele velden: Vermeld indien nodig de SKU, EAN en UPC van de fabrikant.
• Vaste prijs: Vul de kostprijs en de standaardprijs in, beide inclusief BTW.
• Belasting inschakelen (indien van toepassing): Schakel 'Belastbaar' in of uit.

Klik op 'Opslaan' om het product toe te voegen.

U kunt productdetails op elk gewenst moment bewerken door op een product te klikken in het POS-productenscherm.

Verbind uw Stripe- of Paystack-account met de reparatiesoftware van Hubtiger om naadloos te accepteren online betalingen en stortingen voor uw diensten, waardoor transacties soepeler verlopen voor zowel uw winkel als uw klanten.

Ga naar Instellingen > Betaling > Online betalingen

Proces:

• Klik op “Verbinden met Stripe” en volg de instructies om in te loggen en uw account te koppelen.
• Voor winkels in Zuid-Afrika ondersteunt Hubtiger Paystack, dat verschijnt wanneer Zuid-Afrika is ingesteld als uw winkellocatie.
• Als Paystack niet zichtbaar is, ga dan naar uw winkelprofiel en stel uw locatie in op Zuid-Afrika.
• Zodra dit is voltooid, kunnen klanten rechtstreeks via Hubtiger betalen.

Zodra u uw Stripe-account hebt gekoppeld, kunt u servicestortingen instellen om boekingen vooraf veilig te stellen. Met de reparatiesoftware van Hubtiger kunt u stortingen configureren op basis van uw voorkeuren, waarbij u kunt kiezen tussen volledige betaling, een storting op basis van een percentage of een vast minimumbedrag.

Navigeer naar Instellingen > Betalingen > Servicestortingen

Proces:

• Stortingen inschakelen: Zet de schakelaar aan om aanbetalingen voor online boekingen in te schakelen.
• Kies betaalmethode: Selecteer of u het volledige bedrag of een aanbetaling wilt ontvangen.
• Stel stortingsbedrag in: Kies tussen een percentage van de totale kosten of een vast minimumbedrag en voer het gewenste percentage of bedrag in.
• Van toepassing op alle servicetypen: Schakel deze optie in als u wilt dat de stortingsinstelling op alle services wordt toegepast.
• Betalingsvoorwaarden toevoegen: Gebruik het tekstvak om eventuele voorwaarden met betrekking tot terugbetalingen van aanbetalingen of annuleringen op te geven.
• Sla uw instellingen op: Klik op Configuratie bijwerken om uw stortingsinstellingen te voltooien.

Toptip: Door een aanbetaling te vragen, kunt u het aantal no-shows verminderen en boekingen van tevoren vastleggen. Zorg ervoor dat uw aanbetalingsvoorwaarden duidelijk zijn voor klanten om verwarring te voorkomen.

Nu uw winkel is opgezet, wordt de kalender uw go-to tool voor het beheren van taken, het toewijzen van technici en het soepel laten verlopen van de werkzaamheden. Als u het onder de knie krijgt, kunt u boekingen stroomlijnen, administratief werk verminderen en ervoor zorgen dat elke taak efficiënt wordt gepland en voltooid. Zo benut u de kalender optimaal:

Klik op 'Agenda' in de zijbalk aan de linkerkant van uw scherm.

Het efficiënt beheren van uw werkplaatsschema begint met het nauwkeurig aanmaken van jobs. Om een nieuwe job aan te maken:

• Om een nieuwe taak aan te maken, selecteert u de gewenste datum en de rij van de technicus door op de knop te klikken. witte ruimte in de kalender.

Dit intuïtieve systeem zorgt ervoor dat elke taak correct wordt toegewezen, waardoor uw workflow wordt gestroomlijnd.

De reparatiesoftware van Hubtiger biedt een veelzijdige kalender met meerdere weergaveopties, zodat u uw werkplaatsactiviteiten efficiënt kunt plannen en beheren.

• Weekweergave (standaard): Geeft een duidelijk overzicht van alle geplande taken voor de huidige week, waardoor u eenvoudig lopende taken en naderende deadlines kunt bijhouden.
• Dagweergave: Biedt een duidelijk overzicht van de taken die aan elke technicus op een specifieke dag zijn toegewezen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
• 2-wekenoverzicht: Ideaal voor het plannen van de toekomst. In dit overzicht ziet u alle opdrachten die voor de komende twee weken zijn geboekt.
• Maandweergave: Een uitgebreid overzicht van alle boekingen voor de huidige maand, ideaal voor langetermijnplanning en toewijzing van middelen.

Met de pijltjesknoppen kunt u door de verschillende data bladeren, zodat u eerdere activiteiten kunt bekijken of toekomstige boekingen kunt plannen.

Beheer uw team efficiënt met de volgende hulpmiddelen:

• Deel iCal-link: Deel de agenda's van individuele technici met specifieke klanten of VIP's voor meer transparantie en coördinatie.
• Configureren: Pas techniciprofielen aan op uw zakelijke behoeften. U kunt:
  • Update gebruikersgegevens zoals namen en contactgegevens.
  • Definiëren rollen en ingesteld beschikbaarheid.
  • Geef de servicetypen Elke technicus is gekwalificeerd om de taak uit te voeren.
  • Aanpassen standaard werkuren of fijn afstemmen individuele werkuren om de productiviteit te maximaliseren.
• Verlaat knop: Vereenvoudig het verlofbeheer door snel geplande of ongeplande afwezigheden toe te voegen en sluitingsdagen voor technici in te stellen.

Vind snel specifieke taken of concentreer u op bepaalde workflows met de filteropties aan de rechterkant:

• Kleurgecodeerde toetsen: Markeert taken met specifieke kleuren op basis van hun status, zoals 'ingeboekt', 'wachtend op werk' of 'artikel gereed'.
• Technisch filter: Beperk uw overzicht tot taken die aan specifieke technici zijn toegewezen, zodat u uw middelen efficiënt kunt toewijzen.

Met visuele signalen kunt u in één oogopslag de status van elke taak zien:

• Gerande taakkaarten: Geef aan welke taken gekoppeld zijn aan andere taken.
• Dikke bovenrand: Geeft aan dat de baan betaald is.
• Taakkaart met regels: Geeft aan dat het te repareren artikel nog niet in de winkel is aangekomen.

Blijf op de hoogte van de prestaties van uw werkplaats met de beschikbaarheids- en dagelijkse doelenmeter onder aan het scherm:

• Omzet werkplaats: Bekijk realtime updates over uw totale omzet.
• Arbeidsinkomsten: Houd bij welke inkomsten specifiek gegenereerd worden uit arbeidsdiensten.
• Doel van de Arbeid: Controleer de voortgang ten aanzien van het behalen van de wekelijkse doelstellingen voor arbeidsinkomsten.
• Beschikbare uren voor de week: Bekijk hoeveel uren uw team in totaal beschikbaar heeft, zodat u de planning en werklast optimaal kunt verdelen.

Het vinden van een specifieke jobcard is eenvoudig met de robuuste zoekfunctionaliteit van Hubtiger. Gebruik een van de volgende criteria om een jobcard te vinden:

• Jobkaartnummer
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Voornaam of Achternaam
• Fietsmodel
• Serienummer

Zodra de opdrachtkaart verschijnt, kunt u er direct naartoe navigeren voor gedetailleerde informatie. Zo garanderen we een soepele communicatie en dienstverlening.

Door alle mogelijkheden van de reparatiesoftware van Hubtiger te benutten, inclusief de servicekalender, kunt u de efficiëntie van uw werkplaats optimaliseren, de klanttevredenheid vergroten en uw werkzaamheden stroomlijnen.

Zodra uw essentiële installatie is voltooid, kunt u de reparatiesoftware van Hubtiger aanpassen aan de behoeften van uw winkel. Deze optionele functies helpen u taken te automatiseren, de communicatie met klanten te verbeteren en de efficiëntie te vergroten.

Duidelijke en effectieve communicatie met uw klanten is essentieel en Hubtiger biedt meerdere berichtopties, waaronder e-mail, sms en WhatsApp. Door berichtsjablonen in te stellen, kunt u geautomatiseerde meldingen en updates verzenden, zodat klanten op de hoogte blijven van de voortgang van de service.

Ga naar Instellingen > Berichten > Berichtsjablonen

U vindt drie berichtopties: e-mail, sms en WhatsApp. U kunt sjablonen aanpassen voor elk type communicatie.

• E-mailmeldingen in- of uitschakelen.
• Pas e-mailsjablonen aan door tekst, knoppen, koppen, scheidingslijnen en afbeeldingen toe te voegen.
• Pas de lay-out, kleuren en lettertypen aan zodat ze bij de stijl van uw merk passen.
• Voeg links of menu's toe waarmee klanten rechtstreeks naar boekingen of beoordelingen kunnen navigeren.

• Schakel SMS-meldingen in of uit. Let op: voor SMS-berichten moet u SMS-bundels kopen.
• Om bundels te kopen, navigeer naar instellingen > berichten > berichtenbundels en koop het aantal sms'jes dat u denkt nodig te hebben. U kunt er op elk gewenst moment meer toevoegen.
• De template is beperkt tot 160 tekens, dus houd berichten beknopt. Gebruik merge tags om berichten te personaliseren (bijvoorbeeld door klantnamen of boekingsgegevens toe te voegen).

Voor de integratie van WhatsApp geldt een extra tarief van $10 per maand per werkplaats, met aparte kosten vanaf WhatsApp.

Om te activeren, moet u uw Hubtiger-abonnement bijwerken door WhatsApp toe te voegen. Navigeer naar Instellingen > Algemeen > Abonnement beheren en schakel WhatsApp in.

Ga naar Instellingen > WhatsApp-integratie, log in via Facebook en volg de stappen om uw WhatsApp Business-account te koppelen.

Pas WhatsApp-berichten aan zonder tekenlimiet, inclusief samenvoegtags, optionele headers en CTA's (Call-To-Actions).

Toptip: Geautomatiseerde berichten verbeteren de communicatie met klanten en minimaliseren handmatig administratief werk, zodat klanten tijdens de service op de hoogte blijven. Raadpleeg voor gedetailleerde WhatsApp-installatie-instructies onze Stapsgewijze handleiding voor WhatsApp-integratie.

Checklists helpen bij het standaardiseren van werkplaatsprocessen door ervoor te zorgen dat technici de nodige controles uitvoeren tijdens elke service. Ze verbeteren de efficiëntie, verminderen fouten en bieden een duidelijk overzicht van het uitgevoerde werk, wat zowel de klantervaring als het interne workflowbeheer verbetert.

Navigeer naar Instellingen > Workflow > Controlelijstconfiguratie

• Klik op 'Nieuwe toevoegen' om een nieuw controlelijstitem te maken.
• Voer een naam in voor de checklist om duidelijk te definiëren waar het checklistitem voor bedoeld is.
• Selecteer het type bediening. U kunt kiezen uit een selectievakje voor eenvoudige ja/nee-controles of een tekstvak voor het invoeren van specifieke waarden, zoals de zithoogte.
• Schakel indien nodig extra opties in:
  • Met Pre-Service Check wordt de checklist weergegeven die u moet volgen bij het boeken van een fiets.
  • Checklist voor alle services: hiermee past u de checklist toe op alle servicetaken.
  • Voor- en achtercontrole zorgt ervoor dat de checklist zowel de voor- als de achtercomponenten omvat.
• Wijs een labelkleur toe om specifieke checklistonderdelen op taakkaarten te laten opvallen.

Klik op 'Opslaan' om het controlepunt af te ronden.

Belangrijk: Nu de items in uw checklist zijn opgeslagen, kunt u ze eenvoudig koppelen aan specifieke servicetypen in het gedeelte Servicetypen voor services die niet op alle taken van toepassing zijn.

Met de reparatiesoftware van Hubtiger kunt u eerdere, huidige en toekomstige servicegegevens importeren, waardoor service-importen vooral handig zijn bij de overstap van een andere reparatiesoftware. Dit zorgt ervoor dat uw winkel een complete servicegeschiedenis heeft voor elk item, zodat u eenvoudig uitgevoerde en toekomstige taken kunt bijhouden.

Navigeer naar Instellingen > Services > Service-importen

• Klik op 'Sjabloon downloaden' om het Excel-bestand voor service-import te downloaden.
• Voer alle vereiste gegevens, zoals klantgegevens, servicetype, artikelinformatie en servicenotities, in de Excel-sjabloon in.
• Sla het bestand op als Excel-document.
• Klik op 'Selecteer bestand om te importeren' en upload uw opgeslagen Excel-bestand.
• Selecteer of u klantcommunicatie wilt verzenden voor services die in uitvoering zijn of binnenkort worden uitgevoerd en die in de lijst staan.
• Klik op 'Begin met importeren' om het proces te voltooien.

Nadat u de items hebt geïmporteerd, kunt u de openstaande opdrachten, ophaal-/leveringsopdrachten en items die klaar zijn om te worden opgehaald, volgen door in het menu aan de linkerkant naar 'Diensten' te gaan.

Hubtiger stroomlijnt logistiek door u in staat te stellen leverings- en ophaalopties voor uw werkplaatsen te beheren. U kunt leveringszones instellen, kosten toepassen, voertuigen toewijzen en tijdslots aanpassen om de planning te optimaliseren.

Ga naar Instellingen > Workflow > Ophalen/Bezorgen instellen

• Leveringen en afhalingen inschakelen: Schakel deze opties in voor al uw werkplaatsen die een bezorg- of ophaalservice aanbieden.
• Definieer bezorg-/afhaalgebieden: Klik op het plusteken om nieuwe zones toe te voegen onder het ophaal-/aflevergebied en gebruik de kaarttool om de grootte en vorm van elk gebied aan te passen.
• Namen en tarieven instellen: Geef elk gebied een naam en SKU en koppel deze aan een specifieke bezorg- of ophaalvergoeding.
• Beheer bezorgvoertuigen: Voeg bezorgvoertuigen toe door op het plusteken te klikken. Geef elk voertuig een naam (bijv. 'Van 1'), specificeer de maximale capaciteit van het werkplaatsartikel en koppel het aan de bijbehorende bezorggebieden.
• Configureer bezorg-/afhaalmomenten: Stel beschikbare bezorg- en ophaalslots in door specifieke dagen en begin-/eindtijden te kiezen. Wijs voertuigen en gebieden toe aan elk slot voor naadloze planning.
• Bufferdagen toepassen: Stel een sluitingsperiode in voor het boeken van bestellingen (bijvoorbeeld: leveringen moeten minimaal één dag vóór 17:00 uur worden geboekt).
• Aangepaste slots: Pas het schema voor specifieke datums aan door aangepaste tijdvakken te maken die de standaardinstellingen overschrijven.
• Blokkeer niet-beschikbare data: Voorkom dat er op specifieke dagen, zoals feestdagen of onderhoudsperiodes, wordt geleverd en opgehaald.

Met de reparatiesoftware van Hubtiger kunt u aangepaste vragen toevoegen om specifieke gegevens van klanten te verzamelen, waardoor het boekingsproces wordt verbeterd en wordt verzekerd dat ze de meest geschikte service ontvangen. Deze vragen zijn vooral handig wanneer aanvullende informatie, zoals lengte, gewicht of ervaringsniveau, nodig is om werkplaatsartikelen correct voor te bereiden.

Navigeer naar Instellingen > Workflow > Aangepaste servicevragen

• Besturingselementen slepen en neerzetten: Maak aangepaste vragen door besturingselementen (bijvoorbeeld tekstinvoer, tekstgebieden of selectievakjes) te slepen vanuit het gedeelte 'Besturingselementensjablonen' aan de linkerkant.
• Configureer uw vragen: Nadat u een besturingselement hebt geselecteerd, kunt u de vraag aanpassen door de tekst in te voeren die u aan de klant wilt stellen (bijvoorbeeld: 'Wat is uw gewicht?' voor het aanpassen van de vering van de fiets).
• Voeg een hint toe: Geef klanten instructies, zoals: 'We hebben deze informatie nodig om de vering van de fiets correct in te stellen.'
• Verplichte vraag: Zet deze optie aan als de vraag beantwoord moet worden voordat de boeking voltooid wordt.
• Link naar categorieën: Koppel elke vraag aan specifieke productcategorieën (bijvoorbeeld door vragen over gewicht te koppelen aan mountainbikes of racefietsen).

Toptip: Aangepaste werkplaatsvragen verbeteren de klantervaring en zorgen ervoor dat services worden afgestemd op hun behoeften. Als u bijvoorbeeld het gewicht van een klant weet voor een fietsservice, kunt u de vering nauwkeurig afstemmen op de voorkeur van de klant.

Digitale ontheffingen zijn essentieel voor werkplaats- en reparatiebedrijven, en helpen bij het stellen van duidelijke verwachtingen, het verminderen van aansprakelijkheid en het stroomlijnen van klantinteracties. Met Hubtiger kunt u verschillende soorten ontheffingen maken en beheren, wat zorgt voor transparantie en efficiëntie in het hele serviceproces.

Navigeer naar Instellingen > Workflow > Workshop & Fitting Waivers

U kunt verschillende digitale waiverformulieren instellen en aanpassen op basis van de vereisten van uw werkplaats met behulp van de reparatiesoftware van Hubtiger. De drie meest gebruikte waivers zijn:

• Met deze verklaring garandeert u dat klanten de bestaande schade erkennen, akkoord gaan met de service en eventuele speciale instructies opgeven voordat de werkzaamheden beginnen.
• Klanten kunnen bestaande omstandigheden met afbeeldingen documenteren en deze opslaan in het werkplaatsbeheersysteem.
• Het helpt misverstanden te voorkomen en zorgt voor een persoonlijke service-ervaring.

• Wordt gebruikt bij het overdragen van de voltooide reparatie of service, om zowel de technicus als de klant te laten bevestigen dat het werk aan de verwachtingen voldoet.
• U kunt het zo configureren dat er handtekeningen van de technicus, werkplaatsmanager of klant nodig zijn.
• Met QR-codes kunnen klanten digitaal ondertekenen op hun eigen apparaat. Hierdoor worden wachttijden geminimaliseerd en de efficiëntie verbeterd.

• Ideaal voor bedrijven die maatwerkoplossingen aanbieden, omdat alle metingen en aanpassingen correct worden vastgelegd.
• Het kan details vastleggen zoals lengte, gewicht en specifieke componentaanpassingen om een perfecte pasvorm te garanderen.
• Het beschermt het bedrijf tegen geschillen en verbetert tegelijkertijd de klanttevredenheid.

Toptip: Een goed gestructureerde digitale waiver beschermt uw bedrijf en stroomlijnt de bedrijfsvoering. Ontdek wat u moet opnemen, waarom waivers essentieel zijn en hoe u ze effectief kunt integreren in onze blog: Het digitale vrijstellingsformulier: soorten, voordelen, voorbeelden, kader en meer.

Met Hubtiger kunt u naadloze online serviceboekingen aanbieden met een reeks gratis, aanpasbare widgets die rechtstreeks op uw website kunnen worden ingesloten. Kies uit een boekingswidget, fittingswidget, collectiewidget, multistorewidget of multistore fittingswidget, allemaal ontworpen om klantboekingen te stroomlijnen, administratief werk te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

Navigeer naar Instellingen > Plugins > Serviceboekingswidget

• Pas de primaire en secundaire kleuren aan zodat ze bij uw merk passen.
• Stel de achtergrond van de kaart zo in dat het ontwerp samenhangend blijft.
• Wijzig de randradius om te bepalen hoe afgerond de boekingskaarten worden weergegeven.
• Selecteer aangepaste lettertypen die aansluiten bij de typografie van uw website.
• Voer uw GTM-ID in om de interacties van klanten met de widget te volgen en boekingstrends te bewaken.
• Kopieer de URL-link om een zelfstandige boekingspagina te maken.
• Kopieer de iFrame-code om de widget rechtstreeks op uw website in te sluiten.
• Als uw winkel afhalen en bezorgen aanbiedt, is deze functie standaard in de widget opgenomen.
• Schakel deze instelling uit als u de bezorging bij onlineboekingen wilt uitsluiten.

Toptip: Door een boekingswidget aan uw website toe te voegen, wordt het voor klanten gemakkelijker om reparaties te plannen, waardoor online boekingen toenemen en de klantervaring verbetert. Als u meer wilt weten over hoe een boekingswidget uw bedrijf ten goede kan komen, bekijk dan onze blog: “Groei stimuleren: hoe een boekingswidget uw bedrijf ten goede kan komen.”

Door externe verzekeringsaanbieders toe te voegen, kan uw winkel rechtstreeks met verzekeraars communiceren wanneer klanten reparaties via de verzekering claimen. Dit vereenvoudigt het proces, zodat u eenvoudig offertes en updates kunt versturen en kunt kiezen of de klant dezelfde informatie ontvangt.

Navigeer naar Instellingen > Workflow > Derden

• Klik op 'Nieuwe derde partij' om het formulier te openen.
• Vul de naam van de verzekeringsmaatschappij en de gegevens van de contactpersoon in.
• Voeg een telefoonnummer en fysiek adres toe ter referentie.
• Klik op 'Afbeelding uploaden' als u een logo of relevante afbeelding wilt toevoegen.
• Voer onder Notify de e-mailadressen van verzekeringscontacten in. Scheid meerdere e-mailadressen met komma's.
• Selecteer welke statusupdates de verzekeringsmaatschappij/klant moet ontvangen (bijv. Ophalen, Ingeboekt, Wachten op onderdelen, Leveringen).
• Geef aan of de klant ook updates moet ontvangen door het selectievakje Klant aangevinkt te houden voor relevante statussen.
• Klik op 'Opslaan' om de derde-partijverzekeraar toe te voegen.

Nadat u de gegevens hebt opgeslagen, kunt u met de reparatiesoftware van Hubtiger rechtstreeks offertes en updates naar de verzekeringsmaatschappij sturen. U hebt daarbij de mogelijkheid om de klant gedurende het hele proces op de hoogte te houden.

Toptip: U kunt jobkaarten koppelen aan betalingen van derden door een externe leverancier te selecteren in het dropdownmenu op een jobkaart. Dit zorgt voor een naadloze communicatie met verzekeraars en vereenvoudigt het betalingsproces.

De reparatiesoftware van Hubtiger biedt een uitgebreide reeks rapporten die zijn ontworpen om eigenaren van werkplaatsen en reparatiewerkplaatsen te helpen prestaties bij te houden, trends te identificeren en weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen. Door deze inzichten te gebruiken, kunt u de bedrijfsvoering stroomlijnen, de efficiëntie verbeteren en uiteindelijk de winstgevendheid vergroten.

Om uw rapporten te bekijken, navigeert u naar het menu aan de linkerkant van uw scherm en klikt u op 'Rapporten'. Vanaf hier kunt u het type rapport selecteren dat u nodig hebt en een datumbereik instellen om historische gegevens te analyseren, huidige trends te bewaken en vooruit te plannen.

Hier volgen enkele voorbeelden van hoe u deze rapporten optimaal kunt benutten:

• Verbeter de prestaties van technici: Houd de beoordelingen van technici, gedetailleerde prestaties en de gegenereerde omzet per technicus bij.
• Optimaliseer de workflow: Houd de doorlooptijden van taken, reparaties in de werkplaats en de servicestatus bij om knelpunten te identificeren.
• Verbeter uw financieel beheer: Bekijk de specificaties van de taakkaarten, de omzet van onderdelen, de omzet van arbeid en de totale omzet.
• Inventaris en artikelen bijhouden: Houd de voorraad bij van onvoltooide taken en analyseer de splitsingen per fabrikant.
• Maak gebruik van klantinzichten: Gebruik verwijzingsrapporten, verplaatste boekingen en cadeaubongegevens om de betrokkenheid van klanten te vergroten.

In dit gedeelte worden acht veelgestelde vragen behandeld om u te helpen snel installatieproblemen op te lossen en optimaal gebruik te maken van de reparatiesoftware van Hubtiger. Van het beheren van technici tot het configureren van betalingen en berichten, u vindt oplossingen om een soepel installatieproces te garanderen.

Om online betalingen te accepteren via de reparatiesoftware van Hubtiger, moet u verbinding maken met Stripe of Paystack, afhankelijk van uw locatie.

Voor Stripe-gebruikers

• Zorg ervoor dat je een Stripe-account hebt. Zo niet, dan kun je Meld je hier aan.
• Ga naar Instellingen > Algemeen > In-app-betalingen.
• Klik op “Connect Stripe”, log in met uw inloggegevens en koppel uw Stripe-account aan Hubtiger.

Voor Zuid-Afrikaanse gebruikers (Paystack)

• Als u geen Paystack-account hebt, kunt u: Meld je hier aan.
• Ga naar Instellingen > Algemeen > In-app-betalingen.
• Klik op “Connect Paystack” om de installatie te voltooien.

Als Paystack niet verschijnt

• Controleer of de locatie van uw winkel is ingesteld op Zuid-Afrika:
• Ga naar Instellingen > Algemeen > Winkelprofiel.
• Stel uw land in op Zuid-Afrika en klik op Opslaan.
• Ga terug naar In-App Betalingen, vernieuw uw browser en Paystack zou nu moeten verschijnen.

Toptip: Als u nog steeds problemen ondervindt bij het verbinden met uw betalingsaanbieder, vernieuw dan uw browser of neem contact op met de ondersteuning voor hulp.

Door uw Google Reviews URL toe te voegen aan het reparatiesoftwareprofiel van uw Hubtiger, bouwt u vertrouwen op en toont u echte klantervaringen. Het weergeven van reviews kan uw geloofwaardigheid verbeteren en potentiële klanten aanmoedigen om met vertrouwen services te boeken.

Waar u uw Google Reviews-URL kunt toevoegen

• Ga naar Instellingen > Algemeen > Winkelprofiel.
• Scroll naar beneden en voeg uw Google Reviews-URL en Trustpilot-URL toe.

Hoe krijg je een Google Reviews URL?

Om een Google Reviews-link te genereren, hebt u eerst een Google Business Profile nodig. Als u die niet hebt, volgt u deze stappen:

1. Bezoek de Google Bedrijfsprofiel pagina.
2. Meld u aan met uw Google-account en klik op 'Nu beheren'.
3. Volg de instructies om uw bedrijfsgegevens in te voeren, uw locatie te verifiëren en uw profiel te claimen.
4. Vind uw Google Reviews-link
5. Nadat u uw identiteit heeft geverifieerd, gaat u naar het dashboard van uw Google Bedrijfsprofiel.
6. Klik op Home of Info, afhankelijk van de lay-out.
7. Scroll naar beneden naar het gedeelte Meer beoordelingen ophalen en klik op 'Beoordelingsformulier delen'.
8. Kopieer de URL en plak deze in het veld Google Reviews URL in de winkelprofielinstellingen van Hubtiger.

Toptip: Als u deze link deelt, kunnen klanten gemakkelijker beoordelingen achterlaten, wat uw reputatie ten goede komt.

Hoe maak ik een Trustpilot-account aan?

Als u Trustpilot gebruikt voor feedback van klanten (of beide platforms wilt gebruiken), kunt u snel en eenvoudig een account aanmaken.

1. Bezoek Trustpilot.
2. Klik op “Maak een gratis account aan” of “Aan de slag”.
3. Voer uw bedrijfsnaam, website en contactgegevens in.
4. Volg de installatie-instructies om uw profiel te voltooien.
5. Vind uw Trustpilot-beoordelingslink
6. Zodra uw account is ingesteld, gaat u naar uw Trustpilot Business Dashboard.
7. Kopieer de reviewlink en plak deze in het Trustpilot URL-veld in de winkelprofielinstellingen van Hubtiger.

Toptip: Door Google Reviews en Trustpilot te koppelen, krijgen klanten meerdere manieren om feedback achter te laten. Zo vergroot u uw online aanwezigheid en geloofwaardigheid.

Als er geen nieuwe technici in uw account worden weergegeven, komt dat waarschijnlijk doordat de limiet voor technici in uw abonnementspakket is bereikt.

Ga naar Instellingen > Algemeen > Abonnement beheren

• Kijk naar de Tech Limit in uw huidige pakket.
• Als u het maximale aantal toegestane technici hebt bereikt, moet u uw abonnement upgraden om er meer toe te kunnen voegen.
• Neem contact op met de ondersteuning als u hulp nodig hebt bij het aanpassen van uw pakket.

De reparatiesoftware van Hubtiger ondersteunt meerdere talen, waardoor u en uw team gemakkelijker door het platform kunnen navigeren.

• Klik op uw profielnaam in de rechterbovenhoek.
• Selecteer Mijn profiel.
• Selecteer uw voorkeurstaal in het keuzemenu.
• Klik op Profiel bijwerken. Het platform wordt dan automatisch aangepast.

Ondersteunde talen: Nederlands, Engels (VK en VS), Fins, Frans, Duits, Italiaans, Noors, Portugees, Pools, Sloveens, Spaans, Zweeds, Turks.

Met vrije tekstsamenvoegtags kunt u de communicatie met klanten automatisch personaliseren.

Ga naar Instellingen > Algemeen > Winkelprofiel

• Voer een aangepast bericht in (maximaal 50 tekens) in het gedeelte Vrije tekst samenvoegtag.
• Voorbeeld: Voeg een afsluiting toe zoals “Bedankt, Hubtiger Cycles.”
• U kunt de tekst aanpassen door de grootte aan te passen, links toe te voegen of afbeeldingen in te voegen.

Vrije tekstsamenvoegingstags gebruiken in berichten:

Ga naar Instellingen > Berichten > Berichtsjablonen

• Wanneer u een berichtensjabloon (SMS, e-mail of WhatsApp) bewerkt, voegt u $Partner.FreeText$ in.
• Wanneer u berichten verzendt, vervangt het systeem de tag door uw aangepaste tekst.

Toptip: Voeg tags samen om de communicatie met klanten persoonlijker en professioneler te maken, zonder dat u handmatige bewerkingen hoeft uit te voeren.

Als u een foutmelding ziet, controleer dan of uw Meta-account een geldige betaalmethode heeft. Zonder deze methode worden er geen WhatsApp-berichten verzonden en wordt het systeem standaard ingesteld op SMS.

Hoe u een betaalmethode toevoegt:

• Open het gedeelte Facturering en betalingen van uw Facebook Business-account (Meta).
• Voeg uw betaalmethode toe of verifieer deze.
• Als er al een kaart is gekoppeld, controleer dan of de gegevens actueel zijn.
• Vul uw land/regio, valuta en tijdzone in en klik op Volgende.
• Selecteer uw betalingsoptie, voer uw kaartgegevens in en klik op Opslaan.

Door betalingsgegevens up-to-date te houden, zorgen we voor een soepele WhatsApp-integratie en betrouwbare communicatie met de klant.

Om WhatsApp-berichten rechtstreeks vanuit Hubtiger te versturen, moet u een apart WhatsApp Business-account instellen. Dit komt omdat de integratie van WhatsApp een speciaal nummer vereist om geautomatiseerde berichten en klantinteracties te verwerken, waardoor uw persoonlijke of primaire zakelijke account onaangetast blijft.

Als u uw WhatsApp al hebt gesynchroniseerd, maar geen berichten kunt verzenden, controleer dan het volgende:

• Uw WhatsApp Business-account is correct gekoppeld aan Hubtiger.
• Het nummer dat u hebt gekoppeld, wordt niet gebruikt bij een andere software-integratie.
• Uw Meta Business-account heeft een actieve betaalmethode (vereist voor WhatsApp-berichten).

Als de problemen aanhouden, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp.

Voor gebruik van WhatsApp-sjablonen is goedkeuring van Facebook Meta vereist.

• Sjablonen die in behandeling zijn, worden aangegeven met een rood pictogram. Het duurt meestal enkele minuten voordat ze worden goedgekeurd.
• Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt het pictogram groen. Dit betekent dat de sjabloon klaar is voor gebruik.

Om de sjabloonstatus te controleren:

Ga naar Instellingen > Berichten > WhatsApp-integratie

• Controleer goedgekeurde en in behandeling zijnde sjablonen.
• Vernieuw de pagina na een paar minuten om de updates te zien.