Verstopt in Appleby-in-Westmorland, in het noorden van Engeland, De Fietsherberg is een drukke en vertrouwde fietsenwinkel die zich toelegt op het helpen van fietsers om slimmer en verder te fietsen door middel van de verkoop van e-bikes en eersteklas onderhoud. Met meer dan drie decennia ervaring verzorgt het team alles van dagelijkse reparaties tot specialistisch veringwerk en hoogwaardig e-bike onderhoud, voor zowel lokale fietsers als bezoekers die naar het Lake District gaan.
De Bike Inn is meer dan alleen een fietsenwinkel; ze zijn ook gepassioneerde docenten. Het team is net zo gepassioneerd over het doorgeven van hun kennis via erkende monteurstrainingen voor mensen die al in de fietsenbranche werken, veteranen en ambitieuze professionals in het Verenigd Koninkrijk en daarbuiten. Of iemand nu een eigen bedrijf wil starten of de basisbeginselen wil leren, het team staat klaar om hen op weg te helpen.
“Bike Inn is in principe een one-stop-shop voor alles wat met fietsen te maken heeft,” zegt Gavin Kipling. “Wij leiden mensen op die professioneel fietsenmaker willen worden, ex-militairen, mensen die van baan willen veranderen en mensen die al in de fietsenbranche werken en die de kwalificatie voor meestermonteur willen behalen.”
Naarmate The Bike Inn bleef groeien, nam ook de complexiteit van het beheer van verschillende onderdelen van het bedrijf toe, van reparaties tot training en financiën. Ze zagen een kans om hun activiteiten te stroomlijnen door hun systemen te koppelen en alles soepel te laten verlopen. Ze hadden een systeem nodig dat hun doelen kon ondersteunen door de werkplaats- en boekhoudsystemen samen te voegen, zodat het team zich kon concentreren op wat het belangrijkst is: het leveren van goede service en het opleiden van nieuwe monteurs.
Doelstellingen
De Bike Inn ging op zoek naar een systeem dat hun dagelijkse werkzaamheden beter zou ondersteunen. Hun prioriteiten waren duidelijk:
- Tijd terugwinnen via verbonden systemen: Integratie met hun bestaande boekhoudsoftware om dubbele invoer te voorkomen en de tijd die aan administratie wordt besteed te verminderen.
- Reparaties stroomlijnen met beter toezicht: Krijg beter inzicht in de workshopactiviteiten en resourceplanning.
- Duidelijkere communicatie, tevreden klanten: Door taakdetails, notities en klantupdates op één plek te bewaren, verbetert u de communicatie en schept u betere verwachtingen.
Met deze doelstellingen in gedachten ging het team van Bike Inn op zoek naar een werkplaatsbeheersysteem dat alles samen zou brengen en de werkzaamheden op alle fronten zou stroomlijnen.
Tijd terugwinnen door naadloze systeemintegratie
Destijds gebruikte The Bike Inn een ander service- en reparatiesysteem om hun werkzaamheden te beheren. Maar naarmate het drukker werd, werd het steeds moeilijker om alles synchroon te houden, vooral wat betreft de boekhouding. Ze hadden behoefte aan een platform dat geïntegreerd kon worden met hun boekhoudsoftware, zodat ze voltooide taken eenvoudiger konden koppelen aan opgemaakte facturen en ontvangen betalingen.
Het kwam neer op de boekhouding. Toen we probeerden alles te koppelen aan de uitgevoerde werkzaamheden en de facturen opmaakten met wat er in de boekhouding stond... werkte dat niet. Dus moesten we teruggaan en alles dubbel controleren. Het handmatige proces was gewoon te tijdrovend.
Integratie werd al snel een van de grootste prioriteiten in hun zoektocht naar een beter systeem. Eén platform sprong er in het bijzonder uit, en dat was HubtijgerHet bood niet alleen de mogelijkheid om te synchroniseren met hun boekhoudsoftware, maar was ook intuïtief en gemakkelijk te gebruiken.
"Het was het gebruiksgemak en de integratie van accounts. Het belangrijkste waren de accounts, want dat was een enorme ergernis met onze vorige reparatiesoftware."
Nu de kernproblemen waren aangepakt en het systeem eenvoudig te implementeren bleek, had het team er vertrouwen in dat ze een oplossing hadden gevonden. service- en reparatiesoftware dat hen kon helpen de werkplaats te beheren en kostbare tijd te besparen.
Reparaties stroomlijnen met beter toezicht
Sinds de implementatie van Hubtiger heeft The Bike Inn een opmerkelijke verbetering in haar dagelijkse werkzaamheden ervaren. De gecentraliseerde agenda is een onmisbaar hulpmiddel geworden en biedt een compleet overzicht van alle lopende werkzaamheden. Dit heeft het team geholpen hun werklast effectiever te beheren en resources waar nodig in te zetten.
Dankzij de centrale kalender kunnen we in één oogopslag zien wat er in de werkplaats is, wat er wacht, wat er gerepareerd is, waar we op onderdelen wachten en of we meer mankracht moeten inzetten om meer fietsen te repareren.
Het team legt vervolgens uit hoe dit uitgebreide overzicht ook helpt bij het managen van de verwachtingen van klanten:
Als iemand met een fiets binnenkomt, geeft de kalender ons een veel beter beeld van onze huidige werklast. We kunnen van tevoren aangeven dat het twee weken kan duren, in plaats van te zeggen 'ja, het is volgende week klaar', om er later achter te komen dat we al 30 fietsen moeten verwerken. Dat overzicht op hoog niveau helpt ons echt om verwachtingen te managen en goed te plannen.
Door beter inzicht in alle actieve taken kan het team medewerkers effectiever inzetten, knelpunten verminderen en de werklast beter beheren. Zo kunnen ze beter voldoen aan de vraag zonder te veel te beloven.
Duidelijkere communicatie, tevredenere klanten
Klantcommunicatie was vanaf het begin een topprioriteit en sinds de implementatie van Hubtiger heeft The Bike Inn een merkbare verbetering gezien. Dankzij sms-updates en een beter inzicht in de werklast kan het team klanten nu gedurende het hele reparatieproces op de hoogte houden. Dit heeft geholpen om misverstanden te verminderen en sterkere klantrelaties op te bouwen.
Het team legde uit dat het beheren van de klantcommunicatie nu veel eenvoudiger is dankzij Hubtiger:
Ze krijgen een sms'je wanneer ze de auto afleveren, nog een nadat we hem hebben geïnspecteerd en de offerte ter goedkeuring hebben verzonden, en nog een laatste wanneer hij klaar is om opgehaald te worden. Zo voorkom je dat de klant een nare verrassing krijgt als de reparatie toch omvangrijker blijkt te zijn dan hij dacht. Het helpt echt om verwachtingen te scheppen, en dat is heel fijn.
Duidelijke, consistente communicatie is een belangrijk onderscheidend kenmerk geworden, waardoor The Bike Inn niet alleen aan de verwachtingen van klanten kan voldoen, maar deze zelfs kan overtreffen.
Implementatie en aan de slag
Aan de slag gaan met nieuwe software kan een uitdaging zijn, maar voor The Bike Inn verliep de overstap naar Hubtiger verrassend eenvoudig. Het systeem was vanaf het begin intuïtief, waardoor het team er moeiteloos mee aan de slag kon zonder de workflow te verstoren.
Alles is goed geregeld. Goede communicatie, de verwachtingen waren duidelijk, we wisten wat we konden verwachten en het systeem is direct gebruiksvriendelijk.
De begeleiding en ondersteuning van het Hubtiger-team maakten het proces nog eenvoudiger. Met minimale training kon de werkplaats zich snel aanpassen en weer verder met waar ze goed in zijn.
Resultaten
De operationele verbeteringen sinds de implementatie van Hubtiger zijn praktisch en verreikend:
- Tijdbesparing op repetitieve administratieve en handmatige invoer
- Verbeterde resourceplanning met beter inzicht in de werklast en onderdelen
- Nauwkeurigere communicatie en verwachtingsopbouw met klanten
- Soepeler dagelijkse werkzaamheden dankzij geïntegreerde systemen
Dankzij deze verbeteringen kan The Bike Inn efficiënter functioneren, waardoor het team meer tijd heeft om zich te concentreren op wat het belangrijkst is: fietsen repareren en hun klanten ondersteunen.
Toen het team werd gevraagd wat ze zouden zeggen tegen andere bedrijven die nog steeds afhankelijk zijn van handmatige processen, gaven ze het volgende eenvoudige maar krachtige advies:
"Het geeft je elke dag meer tijd om het werk in de winkel daadwerkelijk uit te voeren. Het betaalt zichzelf terug, want de tijd die verloren gaat aan het handmatig invoeren van gegevens, kun je besteden aan het werken aan de fietsen van klanten en het factureren ervan."
Vooruitblik: wat staat The Bike Inn te wachten?
De Bike Inn is altijd meer geweest dan alleen een fietsenwinkel. Hoewel ze lokale fietsers blijven bedienen met deskundige reparaties en onderhoud, zijn ze net zo gepassioneerd over het opleiden en bijscholen van de volgende generatie monteurs.
Naarmate hun bedrijf zich verder ontwikkelt, zorgt de juiste tooling ervoor dat The Bike Inn uitzonderlijke service kan blijven leveren en tegelijkertijd hun trainingsprogramma's kan uitbreiden om nog meer ambitieuze monteurs te bereiken. Naast de praktijkgerichte trainingen die intern worden gegeven, werkt het team nu aan online cursussen. Dit houdt onder meer in dat modules toegankelijker worden gemaakt voor ambitieuze monteurs in India en Sri Lanka.
"We zijn op zoek naar iemand uit Sri Lanka die zes weken lang kan komen helpen met de vertalingen naar het Hindi, terwijl we de volgende fase van onze training ontwikkelen, die we online aanbieden", vertelt het team.
The Bike Inn zet zich in om professioneel onderwijs voor meer mensen wereldwijd toegankelijk te maken. Met de juiste digitale tools zijn ze nu beter toegerust om beide kanten van het bedrijf te beheren en een breder netwerk van leerlingen en fietsers te ondersteunen. Hubtiger is er trots op The Bike Inn te steunen op hun reis en we kijken ernaar uit om hun blijvende impact te zien, zowel in de lokale gemeenschap als daarbuiten.
Meer mensen helpen slimmer te rijden en verder te komen
Ontdek hoe The Bike Inn reparaties, verhuur en training combineert om de gemeenschap te ondersteunen.