Vind antwoorden op veelgestelde vragen over Hubtiger

Is het contract maandelijks opzegbaar?

Ja, uw winkel heeft geen verplichtingen en kan op elk moment opzeggen.

 

Krijg ik een gratis proefperiode?

Absoluut! Je krijgt volledige toegang tot al onze functies gedurende je proefperiode. Start hier met een gratis proefperiode.

Als u Hubtiger waardevol vindt en speciale prijzen wenst, neem dan contact met ons op, dan kunnen we een eerlijke regeling treffen.

 

Kan ik met één abonnement beginnen en later upgraden?

Ja, u kunt upgraden wanneer u maar wilt.

 

Moet ik mijn creditcard invoeren?

Ideaal. We kunnen u factureren, maar door maandelijks een afschrijving te doen voor uw Hubtiger-abonnement bespaart u en ons bedrijf kostbare tijd.

 

Is alles inbegrepen of moet ik extra betalen?

Het hangt af van het pakket dat u neemt, maar de enige extra kosten zijn mogelijk sms-tegoed en WhatsApp-integratie.

 

Ik heb meerdere winkels en ze hebben allemaal hun eigen abonnementen nodig, maar ik wil maar één betaling doen. Kunt u dit regelen?
Ja, dat kunnen we. We maken één product op Stripe en u betaalt één keer voor al uw winkels/abonnementen. Neem contact op met ons team om dit in te stellen.

Met welke point-of-sale-oplossingen integreert Hubtiger?

Hubtiger integreert momenteel in Lightspeed, Xero, Square, Vend, Shopify, Epos Now, Retail Express, Sage, Netsuite en meer. Kunt u uw POS-provider niet vinden? Bekijk onze up-to-date integratiepagina of start een chat met een supportmedewerker om een integratiepartner voor te stellen.

 

Hoe houdt u de producten en prijzen up-to-date?

Zodra Hubtiger is geïntegreerd met uw POS, synchroniseert het automatisch producten, prijzen en klantgegevens. Hubtiger synchroniseert incrementeel, wat betekent dat het altijd up-to-date is.

 

Haalt Hubtiger de productgegevens van het POS op?

Ja, Hubtiger synchroniseert de productinformatie, SKU en prijzen van uw POS.

 

Hoe eenvoudig is het om te synchroniseren met Vend of Lightspeed?

Het is heel makkelijk. Het kost een paar minuten om je klanten en producten te trekken.

 

Hoe stuur ik een offerte naar Lightspeed, Vend of Xero?

Selecteer de relevante boeking en de jobkaart wordt geopend. Onder het tabblad "Quotes" ziet u de in behandeling zijnde offerte. Zorg ervoor dat u alle items aan de offerte hebt toegevoegd en druk vervolgens op "send to POS". Ga naar uw kassasysteem en het staat onder een in behandeling zijnde verkoop/geparkeerde verkoop, afhankelijk van welk kassapakket u gebruikt. 

 

Biedt Hubtiger speciale bestellingen in Lightspeed?

Ja, dat klopt.

 

Kan ik met Hubtiger in Lightspeed werken?

Ja.

 

Ik heb geen POS. Kan ik Hubtiger toch gebruiken?

Ja, we hebben vaak winkels die hun SKU's en servicetypen uploaden vanuit een Excel-sjabloon.

Hebben klanten de mogelijkheid om voorafgaand aan hun bezoek via het portaal te betalen (zowel voor huur als voor diensten)?

Ja, ze kunnen betalen via de app of sms-berichten met Stripe. Zodra betaald, wordt de status van de klus of huur automatisch bijgewerkt naar 'betaald' op de kluskaart. Meer info hier.

Verzorgen jullie ook trainingen?

Absoluut. We hebben live klantenservice, training en setup support, plus een hele hulpbronnencentrum zodat u deze op uw gemak kunt doornemen.

 

Hoe kan ik contact opnemen met een adviseur?

Start een chatgesprek met een van onze teamleden via de onderstaande chatballon.

 

Hoe krijg ik toegang tot de Hubtiger-kennisbank?

Rechtsboven in de Hubtiger-portal staat een vraagteken. Klik daarop en je kunt verschillende video's bekijken die je door Hubtiger leiden.

 

Is de boekingswidget gratis?

Ja, de verhuur- of reparatiesoftware van Hubtiger wordt geleverd met een gratis boekingswidget die u in uw website kunt integreren.

 

Hoe plaats ik de online boekingswidget op mijn website?

Hubtiger biedt u een iFrame (maakt een stukje code) die u in uw website kunt inbedden. Navigeer naar de instellingenpagina op Hubtiger, maak uw boekingswidget en genereer de iFrame onderaan de pagina. Kopieer de iFrame en inbed deze op elke pagina op uw website. Voor een uitgebreide handleiding leest u deze blog op boekingswidgets.

 

Is de widget aanpasbaar?

Ja. U kunt de boekingswidget aanpassen aan uw voorkeuren.

Kan de winkel de servicetypen, gebruikersgegevens, werkuren of andere winkelgegevens wijzigen?

Ja, de meeste elementen in Hubtiger kunnen via de winkel worden geconfigureerd onder “Instellingen”.

 

In welke landen is Hubtiger beschikbaar?

Hubtiger is beschikbaar in meer dan 24 landen. Wilt u weten of Hubtiger ook in uw regio beschikbaar is? Neem dan contact met ons op via de chatfunctie op onze website.

 

Waar worden de gegevens opgeslagen?

Alle gegevens worden veilig opgeslagen in wereldwijd gerepliceerde databases en opslagaccounts.

 

Welke cloudservice gebruikt Hubtiger?

Hubtiger gebruikt Microsoft Azure als voorkeursprovider voor clouddiensten.

 

Hoe verander ik de meeteenheden op Hubtiger?

Selecteer uw profiel in de rechterbovenhoek van de pagina. Daar ziet u een categorie Eenheid van maateenheid waar u kunt wisselen tussen imperiale en metrische eenheden.

 

Hoe open ik Hubtiger op verschillende computers?

U kunt dezelfde inloggegevens gebruiken om op zoveel apparaten in te loggen als u wilt, met uw e-mailadres en wachtwoord.

 

Kunnen meerdere gebruikers het systeem tegelijkertijd gebruiken?

Ja, Hubtiger is webgebaseerd en meerdere gebruikers kunnen op verschillende tijdstippen verschillende dingen doen.

 

Mijn klanten zijn niet up-to-date. Wat moet ik doen?

Klik op de menubalk aan de linkerkant van het scherm op "Klanten". In de rechterbovenhoek staat een pictogram van twee pijlen die in een cirkelvormige beweging gaan. Klik erop en het zal alle klanten in Hubtiger updaten die zich in uw POS bevinden.

Integreert Hubtiger met WhatsApp?

Ja, Hubtiger integreert naadloos met WhatsApp voor zakelijke berichten.

 

Hoe stel ik WhatsApp in op Hubtiger?

WhatsApp integreren met Hubtiger is eenvoudig. Volg deze stappen voor een snelle en soepele installatie:

• Gebruik een bestaand nummer of koop een nieuwe simkaart.
• Plaats de simkaart in een telefoon om de authenticatiecode te ontvangen.
• Upgrade uw abonnement om WhatsApp toe te voegen voor $10/maand.
• Ga naar de integratiepagina via Instellingen > Berichten > WhatsApp-integratie.
• Meld u aan bij Facebook met een account met beheerdersrechten voor uw Facebook Business-account.
• Keur de verbinding goed.
• Bevestig de bedrijfsgegevens.
• Voer uw nummer in en meld u aan met een 6-cijferige code.
• Voltooi de integratie door de machtigingen goed te keuren.
• Voeg een betaalmethode toe aan uw Facebook Business-account.
• Pas uw berichtsjablonen aan en WhatsApp keurt ze goed.

Voor een gedetailleerde gids, lees dit blog over onze WhatsApp-integratie.

 

Kan ik mijn bestaande WhatsApp Business-nummer gebruiken?

Ja, zolang het nog niet geïntegreerd is met een ander systeem of integratie.

 

Hoeveel kost de WhatsApp-integratie?

De integratie kost $10 per maand, per nummer.

 

Moet ik één nummer per winkel hebben?

Ja, door voor elke winkel een speciaal nummer te hebben, zorgen we voor duidelijke communicatie en voorkomen we verwarring tussen verschillende locaties.

 

Hoe werkt het berichtenbeleid van Meta?

Meta hanteert specifieke regels om spam te voorkomen. U kunt binnen een tijdsbestek van 24 uur transactionele berichten naar klanten sturen. Zodra een klant reageert, kan het gesprek tot 24 uur doorgaan.

 

Wat moet ik doen als ik meer dan twee nummers aan mijn Facebook Business-account wil toevoegen?

U moet uw Facebook Business-account verifiëren. Meld u aan bij Facebook Business Manager, ga naar Bedrijfsinstellingen > Beveiligingscentrum en start het verificatieproces.

 

Zijn er berichtensjablonen voor WhatsApp?

Ja, berichtensjablonen zijn beschikbaar voor WhatsApp, net zoals er voor e-mail en sms zijn. WhatsApp-sjablonen kunnen worden aangepast met uw locatie, headers, footers en CTA's. Meta moet WhatsApp-sjablonen goedkeuren om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan hun communityrichtlijnen.

 

Waarom moet Meta sjablonen goedkeuren?

Dankzij het goedkeuringsproces van Meta worden uw klanten beschermd tegen ongepaste of spamberichten.

 

Kan ik de locatie van mijn winkel in WhatsApp-sjablonen verzenden?

Ja, u kunt de locatie van uw winkel in sjablonen verzenden. Zorg ervoor dat uw adres correct is ingesteld in uw winkelprofiel.

 

Kan ik afbeeldingen versturen via de WhatsApp-integratie met Hubtiger?

Momenteel is het niet mogelijk om afbeeldingen via WhatsApp te versturen, maar u kunt ze wel delen via het klantenportaal.

 

Hoeveel kost WhatsApp voor zakelijke berichten?

WhatsApp brengt kosten in rekening op basis van het type conversatie en het land waarin de berichten worden verzonden. De prijzen zijn per 24-uursvenster, wat betekent dat u meerdere berichten binnen die periode kunt verzenden zonder extra kosten. U vindt meer informatie op de WhatsApp-website hier.

Hoe koop ik SMS-tegoed?

Klik op het zijmenu en selecteer het tabblad instellingen. Selecteer "Berichtbundels" en kies het pakket dat u wilt kopen door te klikken op "Buy bundle". Voer uw creditcardgegevens in de betalingsgateway in en u bent klaar.

 

Hoe verstuur ik een sms?

Klik op de boeking en de jobkaart wordt geopend. Klik op het tabblad 'berichten'. Typ uw bericht naar de klant en druk op verzenden.

 

Waarom krijg ik een foutmelding als ik een sms-bericht probeer te versturen?

De fout kan om 3 redenen optreden:

• Je hebt je beschikbare sms-limiet overschreden
• U beschikt niet over het telefoonnummer van de klant
• Het telefoonnummer van de klant is niet in internationaal formaat

 

Als mijn sms-tegoed binnen een maand op is, kan ik dan opwaarderen?

Ja, we bieden een verscheidenheid aan berichtenbundels tegen verschillende tarieven. Om deze bundels te bekijken, logt u in op uw Hubtiger-profiel, klikt u op 'Instellingen' en selecteert u 'Berichtenbundels'. U kunt uw beschikbare berichtencredits bekijken en meer credits kopen.

 

If I don’t use all my allocated messages in a month, do they roll over?

Ja.

 

Is messaging via Hubtiger free?

In-app notifications and emails are free with Hubtiger. SMS messages have a cost per SMS and WhatsApp has an monthly integration fee plus the fee WhatsApp charges you to send the message.

 

Can I only send mobile in-app messages with Hubtiger? 

No, Hubtiger can send messages via WhatsApp, SMS, email and in-app notifications.

 

Can my shop change the wording and design of the notifications and emails that go out to customers?

Yes, you can customise all automated communication messages sent from Hubtiger using message templates.

 

Can I add my shop logo to the emails?

Yes, of course. Follow these easy steps:

1. Click on the message template tab
2. Choose the relevant emails you would like to place your logo on
3. Copy and paste the image into the area where you would like it to be displayed

 

How do I turn emails on or off?

Click on the sidebar and select “Settings”. Under ‘Messaging’ select ‘Message Templates’. Read through the list of email template and choose which ones you would like to turn off or on. Click into each email template you would like to change. Once the template pops up, you will see toggle called “Email Active”. Turn the Email Active toggle on or off, as you desire.

You can easily get an overview of which message template are active for email and sms by looking to see if the email icon or sms icon is green. If it is green it’s on and if it’s greyed out, it’s off.

Do all the automated communication messages have to go out during the service?

No, messages can be configured to be active or inactive. To do this, navigate to settings and click on message templates.

Can the customer reply to the shop?

Yes, the customer can communicate with the shop with our messaging solution on the customer portal or through WhatsApp if you chose to use it.

How do I make a booking on Hubtiger?

Click on the calendar tab and select an available time slot under the technician who will do your service. You can search for the client by inserting their surname, email address, or telephone number. Then simply fill in any necessary information to complete the booking.

 

How do I search for a previous job card?

Previous job cards are all located on the calendar. Click on the calendar tab on the left. In the top right-hand corner of the calendar, click on the search icon (magnifying glass). A pop-up will appear, and you can use job card number, email address, phone number, first name, last name, or item serial number to search.

 

How do I send a quote to the client if I don’t have their permission to add extra components to the job card?

Select the relevant job card. Within the job card, click on the quote tab. There is a button that says “send for approval”. Once the quote has been successfully sent for approval, the job card will turn orange. Once the customer has approved the quote, the job card will turn green.

 

How do I find an SKU on the job card?

Open the job card. Select “quote”. Click on the + sign on the right-hand side of the job card. A white box will appear in the bottom right-hand corner. Search for the name of the product or SKU number. Once you have finalised the quantity and other details, click on the green tick. You can repeat this process until you have added all the SKUs.

 

How do I print a job card?

When you open a job card, you will see that at the top right-hand corner, there is an icon that looks like a printer. Simply click on this icon, and it will create a printable version of the job card.

 

Can the workshop manager move the job cards to another mechanic or another day?

Yes, job cards can be moved to another mechanic or day. If the job requires more time than originally estimated, you can drag the job card across the calendar.

 

Does the customer get a notification if the job card is moved from one day to another or from one technician to another?

No, the customer only receives automated notifications for status changes which are active in settings, such as: Service has commenced, Waiting for parts, Waiting for the client, Service is complete, and Item has been collected.

 

What does “minimum job card number” mean?

It means what the next job card number will be. So if you set it to 100, the next job card number will be 101. This should allow you to continue your job card numbering, so you don’t have to start again.

 

How do I allow mobile bookings?

Click on the settings tab and select ‘Shop Profile’. You will be able to turn mobile bookings on and off by toggling the switch. Once you have finalised the quantity and other details, click on the green tick.

How does the software handle multiple jobs in progress at the same time?

Hubtiger allows you to track multiple jobs simultaneously, showing their status and time remaining.

 

Is there a way to monitor time spent on each job?

Yes, time-tracking tools allow you to log how long each technician spends on a job, improving efficiency and transparency.

 

Can I track the performance of my technicians?

Yes, Hubtiger provides detailed reporting on technician performance, allowing you to see efficiency, productivity, and job completion times.

 

What happens if not all the technicians can perform all of the services?

You can choose which technician can perform which services. To do this, click on the settings button, select the category that the service is under and then click on the service that you would like to change. You will see a heading labelled “technicians”. Select the technicians you would like to perform the service and deselect those who cannot perform it. Press “save” before you exit.

 

Can the workshop manager move the job cards to another mechanic or another day?

Yes, job cards can be moved to another mechanic or another day. If the job will take more than one day to complete in terms of estimated hours, you can simply drag the job card left and right to include days on either side.

 

What’s the difference between an external note and an internal note?

An external note will appear on the client’s invoice in the customer portal. Internal notes allow your team to communicate with one another and are for shop use only. Internal notes are not visible to your customers.

 

Where will I find an items service history?

Open the client’s job card and click on the tab at the top that describes the item. Depending on what types of items you service, this could say ‘bike/boat/motorcycle/item’. At the bottom, you will see the service history relating to that item. If you want a more in-depth view, search for the client’s surname on the top right of the calendar and you will be able to see all their previous job cards.

 

How do I see the kilometres or miles of an item on Hubtiger?

When customer’s item is in for a service, open the job card and find the details of your client’s item. You will be able to see the total km or miles that the item has done as well as the mileage on the components.

How do I add a new service?

Select the settings button and select the category you would like to add the service to. Click on the 3 dots and select “add service”. Enter the details of the service and then press “save”.

 

What happens if not all technicians can perform all of the services?

You can choose which technician can perform which services. Click on the settings button, select the category, and then click on the service you want to adjust. Under ‘Technicians’, select the relevant technicians and press ‘save’ before exiting.

 

What’s the difference between a service category and a service type?

A service type is a specific service within a broader category. For example, ‘front shock service’ is a service type under the ‘suspension’ category.

 

Can the shop configure the default time per service type for the job card?

Yes, each service type has an estimated service time. You can customise this time in the settings.

 

Can I generate quotes and invoices directly from the job card?

Yes, Hubtiger allows you to create quotes and invoices based on the job card, including parts and labour. This information is pulled from your POS system.

 

How does the software handle warranty repairs?

You can tag specific repairs as warranty jobs and track them separately for reporting and billing purposes.

 

Can I integrate the workshop software with other systems like accounting or CRM tools?

Yes, Hubtiger integrates with accounting systems like Xero or QuickBooks and CRM tools for a seamless workflow.

 

Does Hubtiger offer reporting for the workshop?

Yes, we have numerous reports looking at technicians, services, revenue and breakdown of all aspects your workshop.

How do I see when a customer is due for a service?

Click on the Dashboard tab, and on the right-hand side of the page, you will see a box titled “Due for Service”. You can filter by hours, distance, or month intervals. This will show all items that are due for service.

 

Can you delete a customer?

No, you cannot delete a customer as it is legally their information. However, you can email the Hubtiger team to de-link that customer from your shop.

Can I offer discounts for long-term rentals?

Yes, Hubtiger allows you to set custom pricing rules for long-term rentals, including discounts or promotional rates. You can even offer different payment terms to your customers.

 

Can I manage multiple rental locations from one account?

We recommend having one a subscription for each rental store to help simplify operations for your employees. You can however move inventory easily between locations within the portal.

 

How does the system handle rental returns and damages?

With Hubtiger, you can set up refundable deposits and use rental waivers to clearly outline customer rights and responsibilities. Additionally, the software allows you to send images of any damage directly to customers and coordinate payments with third-party insurance providers, making the process more transparent and efficient.

 

Can I track the availability of rental items in real-time?

Yes, Hubtiger shows real-time availability through the calendar view, helping prevent double bookings and manage your inventory effectively. Customers can also see availability when making a reservation through our free booking widget.

 

How do I manage deposits for rentals?

You can set up deposit rules in Hubtiger, which can be taken online or in-store, and automatically refunded upon return if no damages are found. Stripe manages this all seamlessly within the Hubtiger portal.

 

Can I offer add-ons or accessories with rentals?

Yes, with Hubtiger, you can offer both mandatory and optional add-ons, such as safety equipment, accessories, or extra services, during the booking process. Customers can select these additional items when they book a rental, giving them more options and increasing your revenue opportunities.

 

How do I track overdue rentals?

Hubtiger notifies you when items are overdue, and you can charge late fees or penalties according to the terms and conditions you set out in your digital waivers.

 

Can customers extend their rentals?

Yes, Hubtiger allows customers to request an extension, subject to availability, with additional charges automatically calculated.

 

Does the software track the rental history of items?

Yes, you can view the full rental history of any item, including past renters, dates, and any damages or maintenance performed.